"2025 First Half Compliance Training Material" Accuracy of Reporting and Compliance ~ Building Trust and a Safe Workplace 　 　　　　　　　　　through Hō-Ren-Sō ~ 「報告の正確性とコンプライアンス」 ～ 報連相を通じた信頼と安全な

“2025 First Half Compliance Training Material” Accuracy of Reporting and Compliance ~ Building Trust and a Safe Workplace through Hō-Ren-Sō ~ 「報告の正確性とコンプライアンス」 ～ 報連相を通じた信頼と安全な現場づくり～.

[Audio] Trong buổi đào tạo hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về việc tuân thủ quy định tại nơi làm việc và thực hành "HO-REN-SO" để hỗ trợ điều đó. Video này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về 8 nội dung chính liên quan..

[Audio] "HO-REN-SO" là một trong những kỹ năng cơ bản trong kinh doanh. Đặc biệt tại môi trường làm việc đa quốc tịch, việc truyền đạt thông tin không chính xác có thể trở thành rủi ro lớn, vì vậy cần có sự giao tiếp chính xác và kịp thời. HO-REN-SO không chỉ là một thủ tục hình thức mà còn là hành vi cơ bản như báo cáo, liên lạc và tham khảo ý kiến để chia sẻ tình hình tại hiện trường với cấp trên và đồng nghiệp, từ đó giúp phát hiện và xử lý rủi ro sớm. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành như thi công nội thất văn phòng, nơi yêu cầu cao về thời gian, chất lượng và an toàn. Ở trang này, chúng ta đã xem xét vai trò cơ bản của HO-REN-SO trong việc tuân thủ quy định. Ở những trang tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào từng yếu tố một cách cụ thể hơn..

[Audio] "Báo cáo" không chỉ đơn thuần là tạo ra văn bản, mà là hành động chia sẻ chính xác tình hình thực tế tại hiện trường với quản lý và nhóm làm việc. Đặc biệt trong lĩnh vực thi công nội thất, việc kiểm tra tiến độ và ứng phó nhanh khi có sự cố là điều không thể thiếu. Lý tưởng nhất là báo cáo được thực hiện tại 4 thời điểm: "trước khi bắt đầu", "trong quá trình", "khi hoàn thành" và "khi xảy ra sự cố". Việc này giúp ban quản lý nắm bắt được tình hình, điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ hiệu quả. Nếu không có báo cáo, rất dễ xảy ra sai sót trong chỉ đạo hoặc thiếu xác nhận, dẫn đến các rắc rối nghiêm trọng. Ví dụ, nếu không báo cáo kịp thời lỗi đấu dây hoặc thiếu vật tư, sẽ ảnh hưởng đến công đoạn tiếp theo, gây chậm tiến độ và phát sinh chi phí. Trong trang tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ý nghĩa và vai trò của "Liên lạc"..

[Audio] "Liên lạc" là hành động truyền đạt thông tin cần thiết một cách chính xác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, và điều này đặc biệt quan trọng trong công việc hiện trường. Việc liên lạc không đầy đủ có thể dẫn đến trùng lặp công việc, bỏ sót nhiệm vụ, thậm chí gây ra tai nạn. Cần xác định rõ: liên lạc với ai, về nội dung gì và bằng cách nào. Đặc biệt trong môi trường đa quốc tịch, cần chú ý đến khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa. Không chỉ đồng nghiệp mà việc báo cáo và xác nhận với các nhà thầu phụ và khách hàng cũng là một phần quan trọng của công việc. Hiện nay có nhiều phương tiện liên lạc, vì vậy cần linh hoạt sử dụng như nói trực tiếp, ghi chú, LINE, Google Chat,... tùy theo tình huống. Trang tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về "Tham khảo ý kiến"..

[Audio] "Tham khảo ý kiến" là hành động quan trọng để ngăn ngừa vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn hơn. Ai cũng có lúc phân vân hoặc cảm thấy có dấu hiệu của sự cố. Trong những trường hợp đó, đừng giữ trong lòng mà hãy trao đổi với cấp trên hoặc đồng nghiệp để làm rõ tình hình và đưa ra biện pháp phù hợp. Nguyên tắc là "càng sớm càng tốt". Việc lên tiếng trước khi quá muộn sẽ giúp ngăn chặn tổn thất và rối loạn lan rộng. Ví dụ, nếu bạn nhận ra lỗi trong sắp xếp thi công, hãy xác nhận ngay với cấp trên để tránh phải làm lại công đoạn. Ngoài ra, để tạo môi trường dễ tham khảo ý kiến, cần có giao tiếp thường xuyên và thái độ tiếp nhận tích cực từ cấp trên. Một nơi mà nhân viên có thể dễ dàng đặt câu hỏi hoặc chia sẻ lo lắng sẽ là nền tảng vững chắc cho việc thực hiện "HO-REN-SO"..

[Audio] Nếu "HO-REN-SO" không được thực hiện đúng cách, có thể xảy ra các sự cố nghiêm trọng tại hiện trường. Ví dụ thực tế cho thấy, do thiếu báo cáo, hệ thống dây điện đã được lắp sai vị trí, dẫn đến phải thi công lại sau khi tường đã hoàn thiện. Ngoài ra, do không chia sẻ thông tin liên quan đến an toàn, đã xảy ra tai nạn té ngã trong quá trình làm việc. Việc không thông báo kịp thời cũng dẫn đến tình trạng khách hàng không được biết về thay đổi trong công trình, gây chậm tiến độ và mất uy tín. Tất cả những vấn đề này đều có thể được ngăn chặn nếu "HO-REN-SO" được thực hiện đúng. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điểm quan trọng khi thực hành "HO-REN-SO" một cách chính xác..

[Audio] Để thực hiện "HO-REN-SO" đúng cách trong công việc hàng ngày, cần nắm vững một số điểm thực hành quan trọng. Trước hết, cần truyền đạt rõ ràng 5W1H, tức là: Khi nào – Ở đâu – Ai – Làm gì – Tại sao – Như thế nào. Điều này giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, cần nói "kết luận trước". Vì trong văn hóa Nhật, phần mở đầu thường dài dòng nên nên luyện tập nói theo thứ tự: Kết luận → Lý do → Chi tiết để người nghe dễ hiểu hơn. Cuối cùng, để "HO-REN-SO" trở thành thói quen tại nơi làm việc, việc thực hiện định kỳ là rất quan trọng. Ví dụ: Báo cáo tiến độ vào buổi sáng, viết nhật ký công việc hàng ngày, hay chia sẻ trước khi kết thúc công việc cũng là những cách giúp hình thành thói quen tự nhiên. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các tình huống thực tế áp dụng HO-REN-SO tại công trường..

[Audio] Dưới đây là một ví dụ thành công về việc thực hiện "HO-REN-SO" tại công trường thi công nội thất. Một ngày nọ, một phần vật liệu tường không được giao đúng hẹn, dẫn đến việc một phần công việc bị gián đoạn. Khi đó, người phụ trách đã ngay lập tức báo cáo với cấp trên, đồng thời xác nhận lại lịch giao hàng và ảnh hưởng đến tiến độ hiện trường, sau đó thảo luận phương án thay thế. Kết quả là, nhóm thi công đã điều chỉnh lại trình tự công việc để tiến hành thi công trần trước, qua đó giảm thiểu tối đa sự chậm trễ chung. Việc liên lạc với các nhóm liên quan cũng được thực hiện cẩn thận, giúp ngăn ngừa sự hỗn loạn tại hiện trường. Qua ví dụ này, có thể thấy rằng khi "HO-REN-SO" được thực hiện đúng cách, có thể xử lý linh hoạt và hiệu quả ngay cả trong những tình huống bất ngờ. Trong slide cuối cùng, chúng ta sẽ cùng tổng kết và nhấn mạnh lại tầm quan trọng của "HO-REN-SO"..

[Audio] Cuối buổi đào tạo này, chúng ta cùng điểm lại ý nghĩa của "HO-REN-SO". "HO-REN-SO" không chỉ là nghi thức hay hình thức, mà là một hành động cơ bản giúp xây dựng lòng tin trong tổ chức và duy trì an toàn, chất lượng trong công việc. Việc thực hành mỗi ngày sẽ góp phần nâng cao sự phối hợp và cảm giác yên tâm trong môi trường làm việc. Khi việc báo cáo, liên lạc, và tham khảo ý kiến trở thành thói quen, sự tin tưởng giữa các nhân viên sẽ ngày càng bền chặt, tạo ra một tập thể mạnh mẽ có thể đối mặt với khó khăn một cách đoàn kết. Đặc biệt, trong môi trường đa quốc gia, "HO-REN-SO" còn đóng vai trò như một ngôn ngữ chung giúp vượt qua sự khác biệt văn hoá. Cuối cùng, để "HO-REN-SO" thực sự trở thành một phần trong văn hoá tổ chức, vai trò của người lãnh đạo và việc thiết lập hệ thống là rất quan trọng. Hãy cùng nhau xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc thể chế hóa và tạo thói quen này. 📌 Sau khi xem xong video này, vui lòng làm bài kiểm tra ngắn..

Thank you.