Verimli Toplantı Yönetimi

1. Verimli Toplantı Yönetimi. Verimli Toplantı Teknikleri.

Çalışma hayatında olan kişilerin sıklıkla duyduğu toplantı yönetimi; spesifik bir konuyu açıklığa kavuşturmak amacıyla katılımcıların doğru bir şekilde yönlendirilmesi olarak tanımlanabilir. Toplantı yönetimi hem toplantı öncesi, hem toplantı sırası, hem de toplantı sonrası süreci kapsamaktadır. Bu yüzden toplantı yönetiminin iyi yapılması, toplantıdan alınan verimi büyük ölçüde etkileyecektir..

Verimli Toplantı Teknikleri. Verimli bir toplantı geçirmek adına toplantı öncesinden toplantı sonuna kadar üzerine eğilmesi gereken birçok husus bulunmaktadır. Bunlardan başlıcaları aşağıdaki gibi sıralanabilir; Toplantı amacının çerçevesi iyi belirlenmiş olmalı Her işte olduğu gibi toplantıda da amaçlar iyi belirlenmelidir. Toplantının neden yapılması gerektiği, amacının ne olduğu, toplantıya kimlerin davet edileceği kesin çizgilerle belirlenmelidir. Böylelikle toplantıya katılım sağlayacak herkes ortak hedefler doğrultusunda ön hazırlık yapabilir ve toplantının daha verimli bir şekilde ilerlemesine katkı sağlayabilir. Toplantı hakkında ön bilgilendirmenin doğru ve eksiksiz yapılması Toplantı hakkındaki önemli detaylar önceden katılımcılarla paylaşılmalıdır. İstisnalar haricinde toplantı zamanı en az 24-48 saat önceden bildirilmelidir. Aksi takdirde katılımcılarda halihazırdaki işi yarım bırakma, işi yetiştirememe gibi düşünceler oluşabileceğinden dolayı toplantıya konsantrasyon konusunda problem yaşanabilir. Bunun dışında toplantının nerede olacağı önceden bildirilmeli, toplantı konusu katılımcılara net bir şekilde aktarılmalıdır. Toplantı konusu anlaşılır olmalı Toplantı detay bilgisinde konu başlığında adı geçen önerinin özeti/kısa bir anlatımı bulunmalıdır. Bu sayede toplantıya gelen kişiler daha iyi hazırlanabilir, önden bir inceleme yapabilir ve toplantıya konu üzerine düşünüp gelebilir..

Verimli Toplantı Teknikleri. Katılımcılar toplantıya neden çağırıldığını, kendisinden ne beklendiğini bilmeli Belki sadece bir şey duyurulacak, belki bir onay alınacak, belki bir fikir paylaşımı yapılacak ve değerlendirme istenecek, belki bilinmeyen bir durumu netleştirmek için bilgi alınacak; olası o kadar çok senaryo var. Katılımcının neden orda olması gerektiğini bilmesi, özellikle toplantıyı organize eden kişi açısından inanılmaz önemli. Verimli bir toplantı için ön hazırlık çok önemlidir. Toplantı öncesinde katılımcıların toplantı konusuyla ilgili sorularını önceden hazırlanmasında fayda vardır. Konuyla alakası olmayan kişiler toplantıya çağrılmamalıdır. Toplantıda zaman yönetimi iyi yapılmalı Toplantının önceden planlanması, toplantının zaman yönetimi konusunda da fayda sağlayacaktır. Gelişigüzel bir şekilde ilerlemekten ziyade, belirli bir toplantı çizelgesi hazırlanması ve bu çizelgede hangi konulara ne kadar zaman ayrılacağının belli hatlarla belirlenmesi toplantıda zaman yönetimi konusunda herkese avantaj sağlayacaktır. Bu da daha kısa bir sürede daha verimli bir toplantı geçirmenize yardımcı olacaktır. Başlarken toplantının amacından, nasıl ilerleneceğinden kısaca bahsedilmeli Toplantının önceden hazırlanmış bir ajandası olmalı. Katılımcılara kısaca hangi konulardan bahsedileceği ve ne tip bir sonuç elde edileceği hakkında bilgi verilmeli. Örnek: X Projesindeki Y sorunu için düşünülen çözümü sunacağız, ardından yeni çözüm önerilerini dinleyeceğiz ve toplantıdan hangi çözüm önerisini uygulayacağımıza karar vererek ayrılacağız..

Verimli Toplantı Teknikleri. Uygun toplantı ortamı oluşturulmalı ve önceden kontrol edilmeli Verimli toplantı yönetimi için dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesi de uygun toplantı ortamının oluşturulmasıdır. Bu doğrultuda katılımcı sayısına uygun bir oda ve masa seçilmelidir. Ayrıca toplantı ortamı dikkat dağıtıcı nesnelerden ve benzeri unsurlardan arındırılmalıdır. Cep telefonları, iş harici bilgisayarlar, yiyecek ve içecekler toplantıda dikkat dağıtma potansiyeli olan unsurlara örnek olarak gösterilebilir. Yüksek etkileşimli toplantı ortamı oluşturulmalı Toplantı yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise yüksek etkileşimli bir ortam oluşturmaktır. Toplantıda konuşulan konuların yalnızca birkaç kişi etrafında dönmesi, diğer katılımcılardan alınabilecek potansiyel verimi düşürecektir. Bu yüzden toplantılarda herkese söz verilmeli, katılımcıların fikirlerini rahat bir şekilde ifade edebileceği bir ortam oluşturulmalıdır. Toplantılar kayıt altına alınmalı Bir toplantıda ifade edilen tüm fikirler önem arz edebilir. Bu yüzden ‘’söz uçar, yazı kalır.’’ sözünden de yola çıkarak toplantı notları kayıt altına alınmalıdır. Bunun için daha önceden belirlenen bir kişi, tüm katılımcıların görebileceği ortak bir sistemde/dokümanda konuşulanları özet geçebilir. Toplantıların kayıt altına alınması daha sonra toplantı ile ilgili rapor hazırlanması durumunda da avantaj sağlayacaktır..

Verimli Toplantı Teknikleri. Toplantı konularının dışına çıkılmasına izin verilmemeli Her toplantı belirli amaçlar doğrultusunda yapılır. Verimli toplantı kurallarından bir tanesi de belirlenen konuların dışına çok çıkmamaktır. Ancak toplantı akışı içerisinde bu amaçların dışındaki konulara kayma gibi durumlar meydana gelebilir. Bu gibi durumlarda toplantı moderatörü araya girmeli ve toplantının daha önceden belirlenen konular çerçevesinde ilerlemesine yardımcı olmalıdır. Toplantı öncesinde yapılan bilgilendirmede belirtilen tüm konulara toplantıda değinilmelidir. Toplantı sonuna doğru geribildirim için zaman ayrılmalı Daha sonraki toplantıların verimliliğini arttırmak adına “Bu toplantıda neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik?” sorularına cevap aranmalı ve katılımcılardan geribildirim alınmalı..

Verimli Sanal Toplantı Teknikleri. Teknik altyapı kontrol edilmeli İster ilk, ister milyonuncu çevrimiçi toplantınız olsun, teknolojinizin nasıl kullanıldığını bildiğinizden emin olun. Bağlanma işlemini ve hoparlörlerinizin çalıştığını onaylayın. Konferansınıza ya da (toplantıyla ilgili) e-posta veya notlarınıza erişmek için internet bağlantısını kontrol edin. Konferans odanıza erkenden girin..

Verimli Sanal Toplantı Teknikleri. Yüksek enerjili olunmalı Çevrimiçi, telefonla veya sanal toplantılar durgunlaşmaya başlayabilir; insanların nasıl karşılık verdiğini ve konuyu izleyip izlemediğini anlamak için vücut dilinden yararlanamazsınız. İnsanların odağını kaybetme olasılığını düşürmek için kişiliğinizi öne çıkarın. Yüz yüzeyken olduğunuz kadar veya toplantı öyle gerektiriyorsa, ondan daha fazla cana yakın davranın. Yüksek enerji göstermeniz izleyicilerinizi katılıma teşvik eder ve konuşulan konuya konsantre olmalarını sağlar..

Se n aryo. Toplantı İçeriği. Bilgilendirme Zamanı.

TEŞEKKÜRLER.