SOP Administrasi Transaksi

SOP Administrasi Transaksi. Nama Kelompok Hengky Helin Valery Li Sak Kian.

Apa itu Administrasi Transaksi. Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan perusahaan pada setiap terjadinya perubahan posisi keuangan ( transaksi ) yang dilakukan secara terstruktur dengan metode tertentu . Perubahan posisi keuangan ( transaksi ) yang dimaksud bisa berupa pengurangan atau penambahan . Seperti penjualan , pembelian , membayar gaji karyawan , dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan ..

Apa itu SOP. 3. Standard Operational Procedure (SOP) merupakan aturan yang ditetapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi diperusahaan . Dengan demikian , setiap kegiatan perushaan akan menjadi standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian Administrasi. Administrasi adalah pencatatan segala sesuatu tentang kejadian yang dilakukan secara kronologis dan teratus . Dalam hal ini persepsi administrasi dapat di pandang sebagai berikut : Administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti luas Administrasi ditinjau dari segi prosesnya.

5. Administasi dalam arti sempit. Administrasi berasal dari istilah administrtie yang memiliki arti setiap penyusunan keterangan secarah sistematis dan pencatatannya secara terrulis . Secara singkat dapat diartikan kegiatan mencatat , proses penyelesaian surat , pembukuan keuangan , dan sebagainya yang biasa disebut dengan ketatausahaan atau tata usaha . Kegiatan yang dikerjakan meliputi : Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja Menyediakan berbagai informasi /data yang di perlukan untuk pengambilan keputusan atau kebijaksanaan Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unit kerja.

Administrasi dalam arti luas berasal dari istilah administration antara lain menurut: Buku pedoman Administrasi dan supervisi pendidikan Depdikbud, “Suatu usaha bersama mendayagunakan semua sumber yang ada ( manusia, barang, uang, dan metode kerja) secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan pendidikan” . Herbart A. Simon, dkk. Dalam buku public Administration,”Adminitration as the activies of group cooperating to accomplish common goals”. Hendyat soetopo dan waty soemanto dalam buku Pengantar Operasional Administrasi Pendidikan,” Segala pengaturan atau penataan seluruh sumber daya ( manusia atau non manusia ) dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan Bersama”..

7. Administrasi Ditinjau dari segi prosesnya. Administrasi dapat dialami dengan melihat , membahas , dan memahami prosesnya . Dengan demikian , Langkah-Langkah menganalisa yang harus diambil dalam proses administrasi pada dasarnya terdiri dari , sebagai berikut : Perumusan dan penentuan tujuan akhir Penyusunan , perumusan dan penentuan strategi dasar yang akan di tempuh Penyusunan dan penetapan rencana sebagai rincian strategi Penyusunan dan penentuan program kerja sebagai penjabaran rencana Pemilihan struktur dan tipe organisasi yang di anggap paling tapat Penggerakan para anggota organisasi Penyelenggaaan kegiatan-kegiatan operasianal Pengawasan Penilaian hasil yang di capai Penciptaan dan penggunaan system umpan balik yang handal.

Unsur-unsur administrasi transaksi. 8. Material/ Harta Kekayaan.

9. Manfaat Administrasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi , baik itu rekan , konsumen , instansi pemerintah , maupun supplier.

Dapat di pantau aktfitas administrasi perusahaan Dapat menilai kinerja dalam kegiata - kegiatan pengorganisasian dalam perushaan Dapat menusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaan Dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

11. Organizing ( Pengorganisasian ). Fungsi Administrasi.

12. Kegiatan Administrasi. NO Macam Catatan Materi atau kegiatan yang di catat 1 Catatn pemesanan dan pengiriman Nama, alamat , jumlah pemesanan / kiriman , waktu pengiriman , dan keterangan lain yang perlu 2 Catatan pemesanan Nama- nama distributor/ agen . Identitas , pemberi barang komisi , jadwal pengiriman barang , dan keterangan yang perlu 3 Catatan proses produksi Semua hal yang berkaitan dengan kelancaran proses produksi 4 Catatan pembekalan / persediaan Jenis , jumlah , arus keluar masuk barang , kondisi , dan lain-lain 5 Catatan kepergawaian Data/ identitas pegawai , jumlah upah atau gaji , presentasi kerja , dan keterangan lain yang perlu 6 Catatan surat manyurat Mencatat semua keluar masuk surat dengan mancatat nomor surat , sifat , tanggal surat , tanggal proses surat , isi surat , dan keterangan lainnya yang penting.

Barang-barang (aset) milik perusahaan harus diadministrasikan dengan baik. Adapun cara yang dapat digunakan dalam mencatat barang-barang (aset) tersebut adalah sebagai berikut: Sistem Pencatatan Terus-menerus Pada sistem pencatatan terus-menerus, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara continously (terus-menerus). Kemudian, untuk setiap jenis barang dibuat perkiraan, rekening, kartu, buku administrasi tersendiri. 2. Sistem Pencatatan secara Periodik Pada setiap adanya transaksi penjualan hanya menerima uang atau piutang itulah yang diadministrasikan. Di dalam kasus ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan atau rekening perkiraan pembelian ..

14. Administrasi Transaksi yang dibutuhkan perusahaan.

15. Perusahaan Jasa. Perusahaan jasa merupakan suatu unit usaha yang kegiatannya memproduksi produk yang tidak berwujud ( jasa ) dengan tujuan untuk mendapatkan laba atau keuntungan . Dalam usaha jenis jasa , kegiatan layanan jasa kepada konsumen dilakukan sebagai berikut : Pelaksanaan penawaran secara langsung atau tidak langsung Penggunaan alat bantu (bila perlu) Konsolidasi tenaga abli yang akan mengerjakan / menghasilkan jasa Penjualan jasa kepada konsumen yang memerlukan jasa tertentu.

16. Perusahaan Dagang. Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk tujuan menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti . Dalam usaha jenis dagang, kegiatan proses distribusi barang dagangan sampai dengan penjualan, sebagaimana digambarkan di atas terdiri dari kegiatan sebagai berikut: Pelaksanaan pembelian barang dagangan Barang dagangan disimpan , dipajang , atau dijajakan atau ditawarkan langsung Penjualan barang dagangan langsung kepada konsumen atau melalui perantara.

17. Perushaan Manufaktur. Perusahaan pengolahan / manufaktur adalah perusahaan yang mengolah bahan mentah ( bahan baku ) menjadi barang jadi . Perusahaan manufaktur yang lebih besar atau apabila proses produksinya lebih komplek , biasanya menggunakan sistem akuntansi yang didasarkan pada persediaan perpetual. Dalam jenis usaha manufaktur , kegiatan proses produksi sampai dengan penjualan , seperti yang digambarkan di atas terdiri dari kegiatan sebagai berikut : Pembelian bahan baku atau dasar . Bahan baku diolah menjadi barang jadi . Barang jadi disortir kemusian disimpan dalam gudang Barang jadi ditawarkan kepada berbagai saluran distribusi e) Barang jadi dijual melalui perantara penjualan seperti distributor, agen , grosir , dan pengecer atau langsung dijual kepada konsumen ..

18. Bentuk-bentuk perushaan dapat dibedkan sebagai berikut.

19. Formulir / Berkas-berkas Administrasi Transaksi.

Di dalam transaksi jual beli, syarat penyerahan barang berhubungan dengan berpindahnya hak milik atas barang yang diperjualbelikan. Dalam hal ini ditentukan siapa yang akan menanggung biaya pengangkutan. Syarat penyerahan merupakan suatu kesepakatan antara penjual dengan pembeli tentang pemindahan hak milik disertai biaya pengiriman barang dari gudang penjual sampai digudang pembeli. Syarat-syarat penyerahan barang yang umumnya terjadi dalam jual beli yaitu sebagai berikut : Free On Board (FOB) Free On Board Destination point.

21. Free On Board (FOP). Free On Board (FOB) shipping point merupakan syarat yang berlaku untuk pengiriman barang yang menggunakan kapal laut . Artinya , barang yang diperjualbelikan menjadi hak milik pembeli pada saat barang sudah sampai di atas kapal di pelabuhan penjual sehingga segala sesuatu risiko yang timbul didalam perjalanan sampai di gudang pembeli menjadi tanggung jawab pembeli . Syarat ini dalam transaksi biasa ditulis FOB shipping point..

22. Free On Board Destination Point. Free On Board (FOB) destination point merupakan syarat yang berlaku dalam pengiriman barang menggunakan kapal laut . Artinya , barang yang sudah diperjualbelikan menjadi hak milik pembeli saat barang tersebut sudah di atas kapal di pelabuhan pembeli , sehingga semua risiko yang timbul dalam perjalanan dari gudang penjual sampai di atas kapal ( dalam perjalanan ) menjadi tanggungan penjual . Sementara itu , risiko yang terjadi selama dari pelabuhan pembeli ke gudang pembeli menjadi tanggungan pembeli.

23. Cost Insurance and Freight (CIF). Cost Insurance and Freight (CIF) merupakanperjanjian jual beli yang disepakati , bahwa penjual menanggung semua biaya angkut serta premi asuransi barang dalam perjalanan . Terkadang syarat ini dilengkapi lagi dengan tanggungan biaya komisi oleh penjual , sehingga syarat ini ditulis menjadi CIFIC ( Cost Insurance and Freight Inclusive Comission )..

24. Franko Gudang Pembeli. Franko gudang pembeli merupakan barang yang diperjualbelikan akan menjadi hak milik pembeli , pada saat barang tersebut sampai di gudang pembeli . Dengan demikian , segala bentuk risiko yang timbul selama dalam perjalanan menjadi tanggung jawab penjual termasuk ongkos angkut barang tersebut ..

25. Franko Gudang Penjual. Franko gudang penjual merupakan barang yang sudah diperjualbelikan akan menjadi hak milik pembeli , pada saat barang sudah keluar dari gudang penjual . Dengan demikian , segala bentuk risikoyang timbul selama dalam perjalanan menjadi tanggung jawab pembeli termasuk ongkos angkut barang tersebut.

Standard Operational Procedure (SOP) merupakan aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Dengan demikian, setiap kegiatan perusahaan akan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya . Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi itu , yaitu : Standar Prosedur Operasional untuk Menangani Administrasi Pembelian Tunai Standar Prosedur Operasional untuk Menangani Administrasi Penjualan Tunai Standar Prosedur Operasional untuk Menangani Administrasi Penjualan Kredit Standar Prosedur Operasional untuk Menangani Administrasi Penerimaan Kas Standar Prosedur Operasional untuk Menangani Administrasi Uang Kas.

Prosedur Alur Transaksi. Setiap perusahaan pasti akan melakukan transaksi keuangan , baik itu perusahaan barang ataupun perusahaan jasa . Transaksi keuangan sebagai bentuk interaksi dengan pihak di luar perusahaan . Transaksi keuangan juga dapat dilakukankepada pihak intern perusahaan . Interaksi dengan pihak luar dapat dalam bentuk jual beli atau semacamnya . Transaksi-transaksi inilah yang akan memajukan perusahaan . Pada suatu perusahaan , bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan tersebut . Transaksi dalam perusahaan dibedakan menjadi beberapa macam , di antaranya sebagai berikut : Alur Transaksi Penjualan Alur Transaksi Pembelian.

28. Alur Transaksi Pembelian. Pada Transaksi penjualan dapat di lakukan secara kredit maupun tunai . Berikut ini merupakan alur penjualan tunai dan kredit : Melakukan Survei Pasar Alur Transaksi Penjualan Tunai (On Cash) Alur Penjualan Kredit.

Alur Transaksi Pembelian. Pembelian / pengadaan adalah salah satu bagian /divisi suatu perusahaan . Bagian pembelian harus memiliki sinergi kinerja dengan bagian lainnya , misalnya gudang . Alur pembelian secara sederhana menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada pemasok yang kemudian terjadi penerimaan barang / jasa yang dimaksud . Pada setiap perusahaan , baik perusahaan barang dan jasa menjalankan aktivitasnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannya harus dibeli dari pihak lain..

30. Formulir merupakan daftar isian , baik itu yang tercetak maupun tidak , yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi . Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis , merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain. Format formulir pada setiap perusahaan tidaklah sama , tetapi secara umum memiliki data yang sama yang harus diisi . Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian yaitu sebagai berikut : Surat Permintaan Pembeliaan Surat Permintaan Penawaran Harga Surat Order Pembelian (PO) Laporan Penerimaan Barang Bukti Pengeluaran Kas.

THANK YOU!. 31.