POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOSUNI

[Audio] POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS SOLUCIONES INTEGRALES EN BIENESTAR LABORAL S.A.S.

[Audio] TABLA DE CONTENIDO Contenido 1 DEFINICIONES ....................................................................................................................3 2 PRINCIPIOS .........................................................................................................................4 3 DERECHOS DE LOS TITULARES .....................................................................................5 4 AUTORIZACIÓN ..................................................................................................................5 4.1 Autorización ........................................................................................................................5 4.2 Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos ........................6 5 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ...................................................7 6 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO ...............................................7 7 RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO ................................................7 8. FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA ........................................................................................................................................7 9. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS ......................................................................8 10. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR ........................8 10.1. Derecho de acceso o consulta ..........................................................................................8 10.2. Reclamos ........................................................................................................................... 10 11. APLICACIÓN DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............. ¡Error! Marcador no definido. 12. VIGENCIA ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS SOLUCIONES INTEGRALES EN BIENESTAR LABORAL S.A.S INTRODUCCIÓN La empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S, en el desarrollo del proyecto denominado "Identificación de factores de riesgo psicosocial y su relación con el estrés laboral en trabajadores", reconoce la importancia de garantizar la protección de los datos personales de los trabajadores, especialmente aquellos relacionados con su salud mental, condiciones laborales y percepción del entorno organizacional. Durante el desarrollo del estudio se evidenciaron factores como la sobrecarga laboral, la falta de claridad en roles, deficiencias en la comunicación organizacional y presión constante por el cumplimiento de metas, los cuales inciden directamente en el estrés laboral. Esta información, por su naturaleza, corresponde en gran medida a datos sensibles, lo que implica un mayor nivel de responsabilidad en su tratamiento. Por lo anterior, la presente política se establece conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, con el fin de garantizar la protección y el adecuado tratamiento de la información personal de los trabajadores. 1 DEFINICIONES Las siguientes definiciones, basadas en la Ley 1581 de 2012, permiten comprender el desarrollo del presente documento: a) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, análisis, uso, circulación o supresión. b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural. c) Dato público: Información que no es privada ni sensible, como el cargo o función del trabajador dentro de la organización. d) Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como información relacionada con salud mental, niveles de estrés y condiciones psicosociales. e) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales recolectados durante el estudio. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. g) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] h) Responsable del tratamiento: Persona o entidad que decide sobre la base de datos y el tratamiento de la información. i) Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del responsable. 2 PRINCIPIOS La empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S estructura su Política de Protección de Datos Personales con base en los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012. a) Principio de finalidad: Los datos personales serán utilizados únicamente para el análisis de factores de riesgo psicosocial y estrés laboral. b) Principio de libertad: El tratamiento de los datos se realizará únicamente con autorización previa del titular. c) Principio de veracidad o calidad: La información recolectada debe ser veraz, completa y actualizada. d) Principio de transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento la información recolectada sobre él. e) Principio de seguridad: La empresa adoptará medidas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido o acceso no autorizado. f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos deberán garantizar la reserva de la información. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] 3 DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. c) Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales. d) Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando sea procedente. e) Acceder de forma gratuita a sus datos personales. 4 AUTORIZACIÓN 4.1 Autorización Los titulares de los datos personales podrán otorgar su autorización a la empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S para el tratamiento de los mismos, a través de medios físicos o digitales que permitan su posterior consulta y verificación. En el marco del proyecto "Identificación de factores de riesgo psicosocial y su relación con el estrés laboral en trabajadores", la autorización se obtendrá mediante consentimiento informado, garantizando que la participación sea voluntaria, libre de presión y plenamente consciente, especialmente teniendo en cuenta que se pueden recolectar datos sensibles relacionados con la salud mental y condiciones psicosociales. Al momento de solicitar la autorización, la empresa deberá informar de manera clara, expresa y comprensible al titular lo siguiente: a) Finalidad del tratamiento: Se explicará que los datos personales serán utilizados exclusivamente para la identificación, análisis y gestión de los factores de riesgo psicosocial y el estrés laboral, evitando cualquier uso diferente al autorizado. b) Carácter facultativo de la información: Se informará al trabajador que no está obligado a responder preguntas relacionadas con datos sensibles, tales como su estado emocional, niveles de estrés o condiciones de salud mental, garantizando el respeto por su intimidad. c) Derechos del titular: Se comunicarán los derechos que le asisten al titular, tales como conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización otorgada en cualquier momento. d) Canales de atención: Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] Se indicarán los medios físicos y electrónicos mediante los cuales el titular podrá ejercer sus derechos, tales como correo electrónico institucional o canales internos de la empresa. Adicionalmente, en cumplimiento de la norma ISO/IEC 27001, la autorización será almacenada bajo condiciones seguras, garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad, mediante controles como acceso restringido, almacenamiento protegido y respaldo de la información. 4.2 Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos De conformidad con la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del titular en los siguientes casos: a) Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales. b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública. c) En casos de urgencia médica o sanitaria. d) Cuando el tratamiento de la información esté autorizado por la ley para fines estadísticos, históricos o científicos, siempre que no se identifique al titular. e) Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas. f) En estos casos, la empresa garantizará igualmente la aplicación de medidas de seguridad de la información conforme a la ISO/IEC 27001, con el fin de proteger los datos frente a accesos no autorizados o uso indebido Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] 5 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO La empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S deberá: Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular. Informar claramente la finalidad del tratamiento de los datos. Conservar la información bajo condiciones de seguridad. Actualizar, rectificar o eliminar la información cuando sea necesario. Tramitar consultas y reclamos de los titulares dentro de los términos legales. 6 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Los encargados del tratamiento deberán: Garantizar la confidencialidad de la información. Utilizar los datos únicamente para las finalidades autorizadas. Actualizar la información cuando sea necesario. Evitar el acceso no autorizado o divulgación de los datos personales. 7 RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO La empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados. Los encargados del tratamiento serán: Área de Seguridad y Salud en el Trabajo. Equipo investigador del proyecto. Área administrativa encargada de las bases de datos. 8. FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA La información recolectada será utilizada para: Identificar factores de riesgo psicosocial. Evaluar niveles de estrés laboral. Diseñar estrategias de intervención y bienestar laboral. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] Generar informes estadísticos para la toma de decisiones. Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los datos no serán utilizados con fines discriminatorios ni diferentes a los autorizados. TITULARES FINALIDADES Trabajadores (administrati vos y operativos) Recolección y análisis de información relacionada con factores de riesgo psicosocial; evaluación de niveles de estrés laboral; identificación de condiciones que afectan el bienestar emocional; diseño e implementación de estrategias de intervención; desarrollo de programas de promoción y prevención en Seguridad y Salud en el Trabajo; seguimiento al clima organizacional y mejora continua del entorno laboral. Registro de información para procesos de diagnóstico organizacional; contacto para participación en estudios o programas de bienestar; análisis estadístico con fines Aspirantes a procesos de evaluación o intervención investigativos relacionados con salud mental y condiciones laborales. Gestión de información para la ejecución del estudio; análisis de datos psicosociales; elaboración de informes técnicos; desarrollo de estrategias de mejora organizacional basadas en evidencia. Equipo interno (investigador es y área SST) Gestión de contratación de servicios relacionados con capacitación, bienestar laboral y herramientas tecnológicas; facturación; cumplimiento de obligaciones contractuales; Proveedores y aliados estratégicos coordinación de actividades de apoyo al proyecto. 9. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS La empresa dispondrá de mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, tales como: Correo electrónico institucional. Atención por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo. Solicitudes escritas. 10. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 10.1. Derecho de acceso o consulta Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] Los titulares de los datos personales podrán ejercer su derecho de acceso o consulta con el fin de conocer, verificar y obtener información detallada sobre los datos que reposan en las bases de datos de la empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S, especialmente aquellos relacionados con la identificación de factores de riesgo psicosocial, niveles de estrés laboral y demás información recolectada en el marco del estudio. Este derecho permite al titular tener control sobre su información personal, garantizando transparencia en el tratamiento de los datos y asegurando que estos estén siendo utilizados conforme a las finalidades previamente autorizadas. Para ejercer este derecho, el titular deberá presentar una solicitud formal a través de los canales dispuestos por la organización, tales como el correo electrónico institucional, comunicación escrita o cualquier otro medio habilitado por el área responsable del tratamiento de datos personales. La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información: Nombre completo del titular Documento de identificación o medio que permita verificar su identidad Descripción clara y precisa de la consulta o solicitud Dirección física o electrónica para recibir la respuesta Fecha de la solicitud En caso de que el titular actúe a través de un representante, se deberá adjuntar el documento que acredite dicha representación, garantizando la legitimidad de la solicitud. Una vez recibida la solicitud, la empresa realizará la verificación de la identidad del solicitante y procederá a gestionar la consulta de manera oportuna, dando respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, la organización informará oportunamente al titular sobre las razones de la demora, indicando la nueva fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] 10.2. Reclamos El titular de los datos personales podrá presentar reclamos cuando considere que la información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un posible incumplimiento de la normativa de protección de datos. El reclamo deberá presentarse mediante los canales definidos por la empresa y deberá incluir: Nombre completo del titular Documento de identificación Descripción de los hechos que motivan el reclamo Solicitud específica (corrección, actualización, supresión o revocatoria) Dirección o medio para notificaciones Documentos que soporten la solicitud, si aplica En caso de que el reclamo esté incompleto, la empresa solicitará al interesado que subsane la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que el titular desiste del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, este será registrado como "reclamo en trámite" en la base de datos y será resuelto en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. En caso de requerirse un tiempo adicional, se informará al titular, sin que el plazo supere ocho (8) días hábiles adicionales. Durante todo el proceso, la empresa garantizará la protección de la información, evitando su uso indebido y aplicando controles conforme a los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

[Audio] 11. APLICACIÓN DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La presente política se rige por lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, relacionados con la protección de datos personales en Colombia. 12. VIGENCIA La presente política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la empresa Soluciones Integrales en Bienestar Laboral S.A.S y será de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a la información. La organización se reserva el derecho de actualizar o modificar este documento en cualquier momento, con el fin de adaptarlo a cambios normativos, tecnológicos o a mejoras en los procesos internos relacionados con la gestión de la información. Políticas de Protección de Datos Soluciones Integrales V1.0 – Cajicá, 25 de abril 2026.

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