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Módulo 4: Tecnología y herramientas para el especialista en coordinación de eventos.

[Audio] En este módulo del programa especializado en coordinación de eventos, nos centraremos en el uso de la tecnología para mejorar la efectividad en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la segunda diapositiva, trataremos sobre las plataformas de registro y venta de entradas, que son la primera interacción tecnológica entre el organizador y los asistentes. Por esta razón, es esencial contar con un sistema sólido que cumpla con ciertos requisitos. En primer lugar, el sistema debe tener formularios personalizables que recojan datos demográficos y preferencias de los asistentes. Esto nos permitirá tener una mejor comprensión del perfil de nuestro público y así planificar nuestros eventos de manera más eficiente. Otra característica importante de una buena plataforma de registro y venta de entradas es la integración con procesadores de pago seguros, como PayPal, Stripe o MercadoPago. Esto garantizará la confidencialidad y seguridad de las transacciones. Además, el sistema debe ser capaz de gestionar descuentos, códigos promocionales y ventas en diferentes etapas, lo que nos permitirá ofrecer opciones y promociones a nuestros posibles asistentes. Otra ventaja de contar con una plataforma eficiente de registro y venta de entradas es la emisión automática de comprobantes fiscales, lo que facilitará la gestión contable de nuestro evento. Un aspecto muy importante a considerar es la posibilidad de tener un panel de control que nos proporcione estadísticas en tiempo real sobre la venta de entradas, lo que nos permitirá tomar decisiones de forma más rápida y estratégica. También es fundamental que la plataforma nos permita exportar los datos en varios formatos, como .csv, .xlsx o .json, para facilitar su análisis y seguimiento. En América Latina, hay varias plataformas líderes en este campo, como Eventbrite, que es una solución integral con reconocimiento internacional y una fuerte presencia en mercados de habla hispana. En resumen, es esencial contar con una buena plataforma de registro y venta de entradas para garantizar el éxito de nuestros eventos. Por eso, es importante evaluar estas características y buscar una plataforma que se adapte a nuestras necesidades y nos ofrezca un servicio de calidad. Continuaremos explorando el uso de la tecnología en la coordinación en la siguiente diapositiva..

[Audio] En esta lección, exploraremos el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la diapositiva 3 de nuestra presentación, hablaremos sobre las herramientas de gestión de cronogramas. La planificación macro es esencial en la coordinación de eventos, y existen diversas herramientas que pueden facilitar esta tarea. Algunas de las más comunes son Microsoft Project, Asana y Monday.com, que permiten visualizar la línea de tiempo completa del evento. Desde la concepción hasta la evaluación post-evento, estas herramientas nos ayudan a asignar responsables a tareas específicas y establecer dependencias entre actividades. Otra herramienta clave en la gestión de cronogramas es la gestión de agenda. Para eventos con múltiples sesiones paralelas, existen soluciones especializadas como Sched y Grenadine Event Planner. Estas nos permiten crear agendas complejas y gestionar ponentes, salas, horarios y contenido de cada sesión de manera sencilla. Sin embargo, es importante estar preparados para imprevistos. Por eso, es fundamental tener un cronometraje en vivo en sincronización con las diferentes capas de gestión temporal. Cualquier cambio en el cronograma macro debe reflejarse automáticamente en la agenda publicada y en los guiones técnicos del día del evento. Para ello, es importante implementar sistemas de notificación que alerten a todo el equipo sobre modificaciones en cualquier nivel del cronograma. Además, es necesario establecer protocolos claros para la gestión de contingencias temporales durante el evento. Es importante recordar que una buena gestión del cronograma es fundamental para el éxito de un evento. Por eso, utilicen estas herramientas y prácticas recomendadas para asegurarse de que todo se lleve a cabo en el tiempo y forma adecuados. Continúen con la presentación para aprender más sobre la tecnología en la coordinación de eventos..

[Audio] En este módulo del programa especializado en coordinación de eventos, se explorará el uso de la tecnología con el fin de mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la diapositiva número cuatro de nuestro curso, se hablará sobre la gestión eficiente de proveedores y presupuestos, uno de los pilares fundamentales para lograr eventos exitosos. Los sistemas especializados son una herramienta clave que permite tener un control exhaustivo sobre los aspectos financieros y operativos relacionados con los múltiples proveedores involucrados en un evento. Estos sistemas nos ayudan en tareas como la creación y seguimiento de RFPs (Solicitudes de Propuesta), la comparación automática de cotizaciones, la generación de órdenes de compra y contratos, el control de pagos, anticipos y liquidaciones, y finalmente, la evaluación post-evento de proveedores. Es importante destacar que el uso de estos sistemas garantiza una mayor transparencia y eficiencia en la gestión de proveedores y presupuestos, lo que puede resultar en ahorro de tiempo y costos. También, permite tener un registro detallado de todas las transacciones, lo cual ayuda a tomar decisiones informadas en futuros eventos. Para aquellos interesados en implementar estos sistemas en su trabajo de coordinación de eventos, se recomiendan algunos sistemas que han demostrado ser efectivos en la industria. Con la ayuda de la tecnología, se puede mejorar significativamente la gestión de proveedores y presupuestos, y así lograr eventos exitosos..

[Audio] "En este módulo, veremos cómo la tecnología puede mejorar la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la diapositiva 5, nos enfocaremos en las aplicaciones de control en sitio, como el check-in, la credencialización y el control de accesos. El check-in digital ha revolucionado la forma de validar la asistencia de los participantes gracias a códigos QR, tecnología NFC y reconocimiento facial. Con aplicaciones como Boomset, Cvent OnArrival y Attendify, podemos procesar hasta 600 registros por hora en cada estación. La tecnología también ha mejorado la credencialización, permitiéndonos imprimir credenciales personalizadas en menos de 10 segundos con impresoras térmicas de alta velocidad. Además, el control de accesos en tiempo real nos brinda datos valiosos sobre el comportamiento de los participantes y nos permite garantizar un aforo máximo por motivos de seguridad. Para implementar un sistema eficiente de control en sitio, es importante tener en cuenta la conectividad a internet y tener una red dedicada para estos procesos. Según las estadísticas, cada minuto adicional en el proceso de check-in disminuye la satisfacción del asistente en un 8%. También es importante considerar la ergonomía del puesto de registro, como la altura adecuada para el trabajo prolongado, la visualización óptima de las pantallas y la distribución eficiente del espacio para gestionar filas y flujos de personas. Recuerde que la tecnología es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y el éxito en la coordinación de eventos. Continúe con la siguiente diapositiva para explorar más sobre este tema. ¡Hasta allí!.

[Audio] En el módulo 4 del programa especializado en coordinación de eventos, vamos a explorar el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. Hablaremos sobre los sistemas de participación en vivo y su impacto en conferencias, asambleas y eventos corporativos. Estos sistemas permiten realizar votaciones instantáneas con resultados en tiempo real, agilizando la toma de decisiones y fomentando la participación del público. También se pueden realizar encuestas de satisfacción durante el evento para obtener retroalimentación inmediata y realizar ajustes en tiempo real. Otra ventaja es la posibilidad de moderar sesiones de preguntas y respuestas digitales, evitando interrupciones y permitiendo una gestión más eficiente del tiempo. Además, se pueden utilizar nubes de palabras colaborativas para fomentar la participación y creatividad en grupo. Para eventos más lúdicos, se pueden incorporar competencias y juegos interactivos para la gamificación. Datos estadísticos demuestran que la implementación de estos sistemas aumenta la retención de información en un 28% y la satisfacción general del asistente en un 34%. En resumen, los sistemas de participación en vivo son una excelente herramienta para incorporar tecnología en la planificación y ejecución de eventos, mejorando la experiencia de los asistentes y aumentando los resultados. Continuemos explorando más herramientas y tendencias en el siguiente tema..

[Audio] En el módulo 4 de nuestro programa especializado en coordinación de eventos, nos enfocamos en cómo la tecnología puede mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En esta séptima diapositiva, exploraremos el tema de la tecnología audiovisual para eventos. Las pantallas y proyecciones son elementos importantes para la presentación visual de un evento. Actualmente, la resolución mínima recomendada es de 4K (3840×2160 píxeles) para las pantallas principales. Además, los paneles LED se han vuelto populares en eventos de mediana y gran escala debido a su mayor luminosidad, medida en nits, lo que permite una buena visibilidad incluso en ambientes con mucha iluminación. A la hora de determinar el tamaño de la pantalla, es importante seguir la regla 1/6: la altura de la pantalla debe ser al menos 1/6 de la distancia al espectador más lejano para una experiencia visual óptima para todos los asistentes. En cuanto a los sistemas de sonido, los line array y los procesadores digitales de señal (DSP) permiten una cobertura uniforme, incluso en espacios acústicamente desafiantes. Para eventos híbridos, es crucial implementar sistemas de cancelación de eco y filtros de ruido. Además, la presión sonora recomendada varía según el tipo de evento: conferencias (85-90dB), conciertos (95-105dB), siempre teniendo en cuenta los límites legales locales. La iluminación también juega un papel importante en la presentación de un evento. La iluminación LED ha revolucionado el sector debido a su eficiencia energética y versatilidad. Los sistemas DMX permiten programar escenas completas y sincronizarlas con otros elementos audiovisuales. Para transmisiones en vivo, es crucial mantener niveles de iluminación facial de al menos 800 lux y una temperatura de color entre 4000K-5600K, dependiendo del ambiente deseado. La integración de todos estos sistemas mediante protocolos como NDI o SDI garantiza una experiencia coherente y profesional. Como coordinador de eventos, es fundamental familiarizarse con los términos técnicos básicos y las especificaciones de cada componente para poder comunicarse eficazmente con los proveedores audiovisuales y asegurar que se cumplan los requisitos técnicos de cada presentador o actividad. En la próxima diapositiva, hablaremos en detalle sobre el tema de la transmisión en vivo y su importancia..

[Audio] En el módulo 4 de nuestro programa especializado en coordinación de eventos, nos adentraremos en el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la diapositiva número 8 de nuestra presentación, hablaremos sobre los eventos híbridos y cómo han establecido un nuevo estándar en la industria. Los eventos híbridos combinan la experiencia presencial con la participación remota y permiten llegar a un público más amplio y diverso. Para su implementación exitosa, es fundamental seleccionar una plataforma de streaming adecuada, ya sea especializada como Hopin, Airmeet o Bizzabo, o más general como YouTube Live o Vimeo Premium. Además, se deben considerar aspectos como la codificación y transmisión del evento a través de software profesional como OBS Studio, Wirecast o vMix, y contar con un ancho de banda dedicado de al menos 10 Mbps de subida garantizados y una línea redundante para evitar interrupciones. La interacción bidireccional es esencial para lograr la participación activa de los asistentes virtuales, por lo que se recomienda contar con herramientas adecuadas. Una de las mayores ventajas de los eventos híbridos es el ahorro en costos, con una reducción promedio del 65% en gastos de viaje y alojamiento al incluir un componente virtual en el evento. Con esto en mente, les invitamos a considerar los beneficios de los eventos híbridos y a utilizar la tecnología estratégicamente en la coordinación de sus próximos eventos. Continúen aprendiendo y mejorando en este módulo especializado de coordinación de eventos..

[Audio] En el módulo 4 de nuestro programa especializado en coordinación de eventos, nos enfocamos en la utilización de tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En esta etapa, exploraremos la importancia de un CRM especializado en eventos y cómo puede transformar datos en inteligencia accionable. Hablaremos sobre la captación de asistentes en la diapositiva número 9. Para lograrlo, es fundamental registrar leads desde múltiples canales y segmentarlos por intereses, industria y potencial de conversión. Después de atraer a nuestros invitados, estableceremos una comunicación eficaz y personalizada a través de un sistema de envío automatizado de invitaciones. También realizaremos un seguimiento de las tasas de apertura, clic y conversión para optimizar nuestros mensajes. Durante el evento, es esencial llevar un seguimiento completo del ciclo de cada asistente, incluyendo su registro, pago, preferencias logísticas y participación en sesiones específicas. Esto nos permitirá evaluar su comportamiento post-evento y enriquecer nuestra base de datos. Para analizar el éxito del evento, utilizaremos un CRM especializado en eventos para identificar oportunidades de negocio y calcular el retorno de inversión (ROI). Además, trabajaremos en estrategias personalizadas de seguimiento para establecer relaciones a largo plazo. La implementación de un CRM especializado en eventos nos permite transformar datos en inteligencia accionable. Para maximizar su efectividad, es fundamental establecer KPIs (indicadores clave de rendimiento) claros antes del evento, incluyendo nuestro coste por lead, tasa de conversión de invitados a registrados, tasa de asistencia efectiva y valor promedio generado por asistente. Todo esto requiere el uso de sistemas avanzados que incorporan algoritmos de machine learning para predecir qué prospectos tienen mayor probabilidad de asistir..

[Audio] En este módulo, exploraremos cómo utilizar la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En el mundo actual, la comunicación eficiente es clave para el éxito de cualquier evento. Por eso, nos enfocaremos en cómo utilizar los sistemas de automatización para mantener un flujo constante de información relevante, sin saturar al equipo organizador. Durante el pre-evento, es crucial establecer una comunicación efectiva con los participantes. Para ello, podemos utilizar confirmaciones de registro con códigos QR personalizados, recordatorios escalonados y proporcionar información logística geolocalizada. También podemos utilizar recomendaciones personalizadas de sesiones, basadas en su perfil e intereses. Durante el evento, es importante estar preparados para cualquier cambio en la agenda o ubicación. Utilizaremos notificaciones automáticas para informar a los participantes sobre estos cambios y alertas personalizadas para las sesiones previamente seleccionadas. Además, aprovecharemos encuestas de satisfacción y coordinaremos reuniones basadas en intereses comunes para aquellos interesados en hacer networking. Una vez finalizado el evento, mantendremos una comunicación fluida con los participantes, enviando agradecimientos personalizados, distribuyendo materiales y presentaciones, e incluso invitándolos a eventos relacionados en el futuro. Utilizaremos también secuencias de seguimiento para convertir leads en clientes potenciales. Para lograr una comunicación efectiva, contamos con una variedad de canales y plataformas, como el email marketing, SMS y WhatsApp. En resumen, la comunicación eficiente con los participantes antes, durante y después del evento es crucial para su éxito, y con el uso de sistemas de automatización y una variedad de canales y plataformas, podemos garantizar un evento exitoso..

[Audio] En este módulo, nos enfocaremos en el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En la diapositiva número 11 hablaremos sobre la analítica en tiempo real durante el evento. Esto nos permite obtener métricas clave en tiempo real y poder tomar decisiones en el momento. Utilizando sensores WiFi o Bluetooth, podemos obtener información sobre el flujo de asistentes en diferentes zonas, puntos de congestión y patrones de movimiento. Esto nos permite realizar ajustes y mejorar la experiencia de los participantes. También es importante medir el engagement de los asistentes durante el evento. Conocer el tiempo de permanencia, las interacciones digitales y obtener feedback instantáneo a través de aplicaciones nos permite conocer qué está funcionando y qué se puede mejorar. Otra forma de medir el éxito de un evento es a través de las redes sociales. Podemos monitorear el volumen de menciones, el sentimiento general y el alcance de los hashtags oficiales. Esto nos da una visión más amplia de cómo nuestro evento está siendo recibido por el público. Además, es importante conocer el consumo de contenidos durante el evento. Esto incluye visualizaciones de streams, descargas de materiales y la participación en actividades interactivas. Estos datos nos ayudan a entender qué contenido está siendo más atractivo para los asistentes. Por último, no podemos dejar de lado la conversión comercial. A través de la generación de leads, reuniones agendadas y transacciones completadas en stands virtuales o físicos, podemos medir el impacto económico de nuestro evento. Para poder visualizar todos estos datos de manera rápida y eficiente, es importante contar con paneles de control operativos. Plataformas como Tableau, Power BI o Domo nos permiten crear visualizaciones personalizadas y conectarse a las diferentes fuentes de datos del evento. Además, es recomendable implementar "war rooms" o centros de control, donde los coordinadores pueden monitorear estos paneles de control y detectar anomalías o oportunidades durante el desarrollo del evento. Por ejemplo, si se detecta baja asistencia en una sesión específica, podemos enviar notificaciones promocionales..

[Audio] Llegamos al módulo 4 de nuestro programa especializado en coordinación de eventos donde vamos a explorar el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En esta ocasión, nos adentraremos en un tema muy importante: la recopilación y procesamiento de datos personales en la organización de eventos. Es importante recordar que esta actividad está sujeta a diversas legislaciones según la región en la que nos encontremos. En América Latina, destacan varias leyes que regulan y protegen el manejo de datos personales. En Brasil, contamos con la LGPD, una ley similar a la GDPR europea, que exige el consentimiento explícito y finalidades específicas para el tratamiento de datos personales. En Perú, se encuentra la Ley 29733, que requiere que se declare el propósito del tratamiento de datos y los derechos del titular. En México, la LFPDPPP establece principios de licitud, consentimiento, información, calidad y responsabilidad en la recolección y uso de datos personales. En Colombia, la Ley 1581 regula la recolección, almacenamiento y uso de información personal. Y en Argentina, la Ley 25.326 establece normas sobre protección de datos personales y hábeas data. Es esencial que, como profesionales en coordinación de eventos, estemos al tanto de estas leyes y las apliquemos en nuestras actividades. Además, existen mejores prácticas que podemos seguir para garantizar la protección de los datos personales de los asistentes a nuestros eventos, como desarrollar políticas de privacidad específicas para cada evento, implementar mecanismos de consentimiento granular y aplicar principios de "privacy by design" en todas las herramientas tecnológicas que utilicemos. Recuerden que el manejo adecuado de datos personales es fundamental para crear una experiencia positiva..

[Audio] En esta lección del módulo 4 del programa de coordinación de eventos, exploraremos el uso de la tecnología para mejorar la planificación, ejecución y evaluación de los eventos. En el slide número 13, hablaremos sobre la importancia del backup de datos y la redundancia técnica en la organización de eventos. Es necesario tener un respaldo de datos críticos en caso de fallos técnicos. Se recomienda implementar la estrategia 3-2-1, que consiste en tener tres copias de los datos en dos formatos distintos, una de las cuales debe estar almacenada fuera del sitio. También es esencial que las bases de datos de registro, información de pago y credenciales estén sincronizadas en tiempo real con sistemas cloud encriptados, como AWS S3 o Azure Blob Storage. Asimismo, es importante contar con una conectividad redundante, lo que significa tener múltiples proveedores de internet con conmutación automática para evitar interrupciones en la conexión. Se recomienda implementar sistemas 4G/5G de respaldo independientes de la red local y configurar VLANs separadas para las operaciones críticas, como el registro y los pagos, y para los asistentes. Otra aspecto clave es garantizar una energía ininterrumpida. Es necesario calcular los requerimientos eléctricos totales y asegurar UPS para los sistemas críticos, con una autonomía mínima de 30 minutos. También se deben tener generadores dimensionados para soportar al menos el 75% de la carga total y realizar pruebas de transferencia automática previas al evento. Además de planificar las redundancias, es fundamental establecer protocolos de contingencia claros. Es recomendable diseñar un árbol de decisiones que determine qué sistemas pueden degradarse manteniendo funcionalidades mínimas y cuáles son absolutamente críticos. Por ejemplo, en caso de un fallo eléctrico, se puede priorizar mantener el sistema de registro sobre las pantallas decorativas. Es importante designar responsables específicos para cada área técnica, con la capacidad de tomar decisiones inmediatas siguiendo los protocolos preestablecidos. También es necesario implementar un sistema de comunicación independiente, como radios PMR o aplicaciones mesh que funcionen sin internet, para una mejor coordinación durante emergencias técnicas..

[Audio] Este es el Módulo 4 del programa especializado en coordinación de eventos. En este módulo, exploraremos cómo el uso de la tecnología puede mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En nuestra presentación de hoy, nos enfocaremos en el panel de control operativo, también conocido como OCP. Este sistema es el centro nervioso de la gestión integral del evento en tiempo real. A través de estos dashboards centralizados, los coordinadores pueden monitorear todos los aspectos críticos desde una interfaz unificada. El OCP nos ofrece una variedad de herramientas para una gestión más eficiente y efectiva del evento. Podemos ver la ubicación y el estado de cada miembro del equipo a través del módulo de personal, así como sus turnos, responsabilidades y mantener una comunicación directa en caso de cualquier emergencia o cambio en el plan. Además, el OCP también nos brinda un control de incidencias, donde podemos registrar, asignar y dar seguimiento a cualquier problema reportado durante el evento. Esto nos permite actuar de manera proactiva para resolver cualquier situación que pueda surgir. Otra función importante es el monitoreo técnico, que nos permite supervisar el estado de los sistemas audiovisuales, la conectividad, la energía y otros componentes críticos. De esta manera, podemos asegurarnos de que todo funcione correctamente y tomar medidas rápidas en caso de cualquier falla. El OCP también cuenta con un control de espacios que nos permite controlar la ocupación de salas, gestionar el aforo y monitorear las condiciones ambientales, como la temperatura y el ruido, para garantizar un ambiente cómodo y seguro para nuestros asistentes. Por último, el OCP nos ofrece una logística en vivo, que nos permite realizar un seguimiento en tiempo real de los transportes, entregas, montajes y desmontajes, según el cronograma establecido, lo que nos ayuda a mantener un control meticuloso de todas las actividades logísticas y asegurar que todo se lleve a cabo según lo planeado. En resumen, el OCP es una herramienta esencial para la coordinación de eventos, y su uso eficiente puede marcar la diferencia en el éxito de cualquier evento. Con un 73% de funcionalidades, no podemos dejar pasar la oportunidad de utilizar esta poderosa herramienta en nuestra gestión de eventos..

[Audio] En el módulo 4 del programa especializado en coordinación de eventos, exploramos el uso de la tecnología para mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En el slide número 15 de esta presentación, se hablará sobre las integraciones entre plataformas tecnológicas. El desafío principal al construir un ecosistema tecnológico integrado es la interoperabilidad entre plataformas desarrolladas por diferentes proveedores. Por lo tanto, antes de seleccionar cualquier herramienta, es fundamental verificar su capacidad de integración mediante diferentes métodos. Es importante verificar si la plataforma tiene una documentación de API pública y regularmente actualizada. También es necesario revisar si está presente en plataformas de integración como Zapier, Integromat o Tray.io. Otro aspecto importante es el registro y acreditación. Las plataformas de registro deben conectarse con sistemas de credencialización, control de accesos y CRM. Algunos de los métodos comunes utilizados para integrar estas plataformas son REST y GraphQL. Un ejemplo de integración exitosa es la de Eventbrite y Boomset mediante Zapier para una sincronización bidireccional. También es esencial que las plataformas de gestión de agenda se integren con aplicaciones móviles, señalización digital y plataformas de streaming. Los protocolos más utilizados para lograr esto son iCalendar y webhooks. Un ejemplo de una integración exitosa es la de Sched y Eventmobi, que permite una actualización en tiempo real de la agenda del evento. Finalmente, también es importante tener en cuenta la integración de plataformas de matchmaking con aplicaciones móviles y CRM para un seguimiento de las interacciones de los participantes. Algunos de los métodos utilizados para esta integración son JSON-LD y OAuth. Un ejemplo destacado de integración exitosa es la de Brella y Salesforce, que permite una trazabilidad completa de leads. Es fundamental recordar que contar con una buena integración entre plataformas tecnológicas es clave para el éxito en la coordinación de eventos. Continúen explorando y aprendiendo sobre las diferentes opciones disponibles y elijan aquellas que mejor se adapten a las necesidades de su evento..

[Audio] En el módulo 4 del programa especializado en coordinación de eventos, aprenderemos cómo la tecnología puede mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. Hablaremos sobre la convergencia de VR, AR y MR y cómo están transformando la experiencia del asistente en los eventos. Estas tecnologías están creando nuevas dimensiones de interacción y permitiendo una experiencia más inmersiva. Por ejemplo, con los recorridos virtuales de venues, los asistentes pueden explorar el espacio antes del evento y tener una idea más clara de lo que les espera. Con la superposición de información contextual mediante AR, los asistentes pueden acceder a información adicional sobre el evento en tiempo real. Otra tendencia en la tecnología de eventos son los chatbots avanzados y asistentes virtuales, que están impulsados por modelos de lenguaje de gran escala. Estos sistemas están revolucionando la atención al asistente al proporcionar respuestas instantáneas y personalizadas. Además, los dispositivos conectados como las pulseras inteligentes están permitiendo nuevas formas de interacción con el espacio físico, mejorando la experiencia del asistente y simplificando sus interacciones en el evento. Sin embargo, también hay desafíos, como el uso de sistemas de reconocimiento facial, huella digital y voz, que pueden mejorar la seguridad y eficiencia, pero también plantean preocupaciones en términos de privacidad y protección de datos sensibles. Otra aplicación innovadora de la tecnología en eventos es la cadena de bloques, utilizada para prevenir fraudes y reventas de tickets, certificar la asistencia y crear sistemas de incentivos mediante tokens o NFTs. En resumen, la tecnología está cambiando la forma en que planificamos y ejecutamos eventos, mejorando la experiencia del asistente y reduciendo costos operativos. Esperamos que este módulo sea interesante y que puedan aplicar estos conocimientos en la práctica..

[Audio] En el módulo 4 de nuestro programa especializado en coordinación de eventos, exploraremos cómo la tecnología puede mejorar el éxito en la planificación, ejecución y evaluación de eventos. En esta diapositiva, nos enfocaremos en la integración estratégica de la tecnología en la coordinación de eventos. La principal conclusión de este módulo es la importancia de que la tecnología sirva a los objetivos del evento, no al revés. Es fundamental usar la tecnología para potenciar y enriquecer la experiencia de los asistentes y no dejar que ella defina el evento. Para lograr una integración exitosa, es necesario contar con un ecosistema coherente y priorizar la interoperabilidad entre diferentes plataformas, para crear experiencias fluidas y sin interrupciones. Además, es importante planificar contingencias y tener protocolos de redundancia en caso de fallas tecnológicas. Un enfoque centrado en el asistente es crucial en la integración de tecnología en la coordinación de eventos, evaluando cada herramienta desde la perspectiva de los usuarios y su experiencia. También es importante mantenerse actualizado sobre las innovaciones y tendencias emergentes en el sector tecnológico para ofrecer eventos de alta calidad y seguir en la vanguardia. En resumen, en este módulo hemos explorado una amplia gama de herramientas y plataformas que un coordinador de eventos moderno debe dominar, ya que la tecnología es la columna vertebral de la industria de eventos y es vital para el éxito en cada fase del ciclo de vida de un evento. Nos vemos en la diapositiva número 18..

[Audio] "En esta presentación, exploraremos el uso de la tecnología para mejorar la planificación, ejecución y evaluación de eventos en el módulo 4 del programa especializado en coordinación de eventos. En el slide número 18, hablaremos sobre la importancia de realizar una evaluación semestral de su stack tecnológico actual. Esto implica analizar detalladamente todas las herramientas tecnológicas utilizadas en los eventos. Identificar cualquier redundancia en el stack tecnológico es crucial, ya que tener varias herramientas que realizan la misma función puede ser una pérdida de tiempo y recursos. También deben identificar brechas en su stack tecnológico y estar atentos a oportunidades de optimización, ya sea a través de nuevas herramientas o actualizaciones de las ya utilizadas. Una vez realizada la evaluación, es importante comparar su infraestructura con los benchmarks del sector y las tendencias emergentes para determinar si están a la vanguardia tecnológicamente o si necesitan actualizar sus herramientas. Sin embargo, no basta con tener las herramientas adecuadas, es esencial que el equipo esté adecuadamente capacitado en su uso. Es importante desarrollar un programa de formación tecnológica para el equipo, que incluya certificaciones oficiales, workshops prácticos y simulacros de situaciones críticas bajo presión. Se recomienda también establecer relaciones directas con los representantes técnicos de los proveedores tecnológicos principales para tener un soporte prioritario en caso de eventos críticos. También se sugiere negociar acuerdos de nivel de servicio para garantizar un soporte eficiente y de calidad. Ahora pasaremos a hablar de la metodología de selección tecnológica. Es esencial seguir una serie de pasos para elegir las herramientas adecuadas: primero, realizar un análisis de necesidades para definir claramente los objetivos y requerimientos específicos antes de evaluar soluciones. Luego, se deben realizar pruebas y comparar las opciones para seleccionar la mejor herramienta. Finalmente, es importante implementar la herramienta adecuada y realizar una evaluación continua para asegurar su eficacia en la realización de eventos..

[Audio] En esta última diapositiva, vamos a hablar sobre los criterios de evaluación de la actividad práctica en la que aplicarás los conocimientos adquiridos en el módulo 4 para diseñar una infraestructura tecnológica completa para un evento específico. Para evaluar tu trabajo, consideraremos los siguientes aspectos: 1. Coherencia: tu documento detallado debe estar estructurado de manera lógica y coherente, siguiendo las fases de planificación, promoción, registro y acreditación, experiencia durante el evento y análisis post-evento. 2. Creatividad: la elección de tu escenario o propuesta debe ser original y creativa, demostrando tu capacidad para adaptar los conocimientos adquiridos a diferentes situaciones. 3. Conocimientos técnicos: tu documento debe reflejar un sólido dominio de los conceptos y herramientas tecnológicas abordadas en el módulo, aplicados de manera adecuada a las necesidades de tu evento. 4. Justificación de decisiones: es importante que justifiques todas las decisiones tomadas en tu documento, explicando por qué has seleccionado determinadas plataformas, herramientas y sistemas. 5. Diagrama visual: el diagrama debe ser claro y fácil de entender, mostrando todas las plataformas y herramientas seleccionadas, así como los flujos de datos entre sistemas, interfaces de usuario, redundancias y sistemas de contingencia. 6. Presupuesto detallado: tu presupuesto debe ser realista y mostrar un equilibrio entre costo y calidad. Se valorará la inclusión de costos de licencias, hardware, personal técnico especializado y servicios de soporte y contingencia. 7. ROI esperado: es importante que incluyas un análisis del retorno de inversión esperado para cada componente principal de tu infraestructura tecnológica. 8. Entregables: se valorará la presentación de los entregables requeridos en el formato y extensión adecuados, mostrando un alto nivel de profesionalismo y compromiso con la actividad. 9. Plan de contingencia: es fundamental que incluyas un plan de contingencia en caso de fallo de sistemas críticos, demostrando tu capacidad para anticipar posibles problemas y tener una solución lista en caso de que ocurran. Esperamos que a lo largo de este módulo hayas adquirido los conocimientos y habilidades necesarias para llevar a cabo esta actividad práctica con éxito. Recuerda que el objetivo final es que puedas diseñar una infraestructura tecnológica completa para un evento específico con éxito..