MATERI RESE REGION 11 CACABANG PASER

MATERI RESE REGION 11 CACABANG PASER. KASIR IMPREST DAN KASIR PETTY CASH.

SPENDING CARD. Pengenalan Formulir F-411 : Form Penarikan Dana dari Funding Card/ Gerai Card/Petty Cash Card F-412 : Form Penarikan Dana dari Rekening Escrow F-427 : Form Serah Terima Spending Card F-428 : Form Transfer Dana Via Spending Card PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB A. PIC yang terdaftar sebagai penanggung jawab kartu FC dan PCC adalah : BM/BROM/OM BOSS/BOSH Kasir Funding / Kasir Petty Cash Keterangan : PIC penanggung jawab akan menerima informasi kartu dan nomor PIN dan diperkenankan melakukan penarikan uang . Informasi kartu dan nomor PIN bersifat rahasia yang hanya diketahui orang-orang yang diberikan kewenangan / terdaftar pada list yang dimiliki kantor pusat . B. Prosedur Pengambilan Dana via Teller Bank Mandiri sesuai PIC yang didaftarkan di Bank Mandiri PIC wajib membawa Corporate Spending Card ( Kartu ATM) PIC wajib membawa identitas diri dengan menunjukkan KTP Asli dan ID Card BFI Asli ..

C. Prosedur jika PIC yang mengambil via Teller Bank Mandiri berhalangan atau diganti sementara ( selain PIC utama dan PIC Alternate ): Melampirkan surat kuasa yang dibuat dan ditandatangani oleh PIC pemegang kartu dan PIC pengganti ( berlaku juga untuk proses take over ). PIC pengganti wajib membawa identitas diri dengan menunjukkan KTP Asli dan ID Card BFI yang asli . PIC pengganti wajib membawa identitas PIC pemberi kuasa dengan menunjukkan KTP Asli dan ID Card BFI yang asli . MEKANISME PENGGUNAAN KARTU A. Fasilitas atau layanan yang diperbolehkan menggunakan Corporate Spending Card : 1 Penarikan uang tunai melalui : - ATM Bank Mandiri - Teller Bank Mandiri - ATM Bersama Transfer dana via ATM Mandiri /ATM Bersama & Teller Bank Mandiri diperbolehkan untuk transaksi sebagai berikut : 1. Pembayaran Bonus Cash Back, CGC ( produk Mobil dan Motor) 2. Transfer ke rekening VA ESCROW ( tukar / pengambilan dana Funding Card) Note : Semua biaya yang ditimbulkan karena transfer antar bank via spending card ditanggung oleh BFI, berlaku untuk semua transaksi pembayaran ..

Alur Mekanisme Transfer Dana via teller Bank Mandiri /ATM Mandiri /ATM Bersama : - PIC yang melakukan transfer dana wajib mengisi formulir (F-428) & meminta tandatangan BOSS/BOSH & BM/BROM/OM . - PIC yang melakukan transfer dana meminta Corporate Spending Card ke BOSH/BOSS . Setelah melakukan transfer dana , PIC yang melakukan transfer dana wajib mengembalikan Corporate Spending Card ke BOSH/BOSS . BOSH/BOSS memastikan dana yang ditransfer antara formulir (F-428) dan mutasi MCM Mandiri untuk nominal dana sudah sesuai ( sama ). BOSH/BOSS melakukan penyimpanan Corporate Spending Card ( penyimpanan mengacu pada poin A.7.1 ). Ketentuan lain : Setiap transaksi pengambilan uang tunai wajib dilakukan sebelum jam 16.00 WIB . Penarikan uang tunai pada Funding Card hanya digunakan untuk penarikan dana take over melalui cabang Penarikan uang tunai pada Gerai Card hanya digunakan untuk penarikan dana take over melalui gerai Dana akan ditarik oleh HO mulai Jam 16.00 WIB. 2. Dana akan di kembalikan ke Cabang mulai jam 04.00 WIB. 3.Apabila ada penyetoran diatas jam 16.00, dana akan otomatis ditarik ke rekening Induk HO jam 23:59:59 . Pada saat pagi dana tersebut tidak dikembalikan ke cabang kembali . Untuk pengembalian dana , maka wajib dilakukan approval BOM , dan dana akan di kirim kembali oleh tim Finance Operation . 4.Setiap akhir hari wajib dilakukan pencetakan R/K yang dilakukan oleh BOSS/BOSH/BM/OM . Prosedur penyimpanan mengacu pada SK Filing Cabang yang berlaku.

C. Mekanisme transfer dana Corporate Spending Card dengan menukar dana dari rekening ESCROW : Uang tunai yang diterima oleh Cash Cashier dari pembayaran angsuran / pelunasan debitur . 2) Uang tunai diserahkan untuk keperluan take over dan / atau Petty Cash dengan membuat Form Penukaran Dana ESCROW (F-412) oleh PIC pengambil dana . 3) Kasir Funding/Petty Cash melakukan transfer melalui ATM spending card ke VAN ESCROW sejumlah yang diserahkan oleh cash Cashier , selanjutnya bukti transfer diberikan dan disimpan oleh kedua belah pihak . 4) Uang tunai yang dimiliki Kasir Funding dapat digunakan untuk melakukan pembayaran take over , sedangkan uang tunai yang dimiliki kasir Petty Cash dapat digunakan untuk melakukan pembayaran biaya operasional cabang . Catatan : Mekanisme di atas berlaku dengan ketentuan : - Take over di hari Sabtu - Tidak dapat dilakukan penarikan dana tunai untuk keperluan take over dan / atau dana petty cash cabang karena bank sedang offline. Penggunaan Mandiri Cash Management (MCM) : - Authority menu MCM mandiri untuk cabang hanya sebatas inquiry saldo mutasi & cetak Report . - Setiap cabang hanya memiliki satu login yang terdiri dari beberapa rekening milik cabang , untuk login & password MCM hanya diketahui BOSS/BOSH / Kasir & BM/BROM/OM . Catatan : Cabang harus bertanggung jawab terhadap keadaan kartu tersebut . Apabila kartu hilang , rusak ataupun terblokir , cabang wajib melaporkan ke Head Office untuk selanjutnya dapat di tindak lanjuti ke Bank Mandiri.

MANAGEMENT KARTU - Berlaku untuk cabang , penyimpanan kartu saat tengah hari dilakukan oleh BOSH/BOSS dalam lemari terkunci milik BOSH/BOSS. - Setiap penggunaan spending card wajib mengisi Form Permohonan Transaksi (F-411/F-412/F-428) sesuai dengan panduan pengisian formulirnya . - Serah terima kartu ( apabila pengambilan dilakukan oleh PIC pengganti ) wajib menandatangani Form ( F-427 ). - Cabang & Gerai Head wajib melakukan perubahan PIN secara berkala minimal 1 bulan 2 kali. Perubahan PIN hanya boleh diketahui oleh PIC kontrol PIN. - BM/BROM/OM & Gerai Head bertanggung jawab penuh terhadap Corporate Spending Card Cabang / Gerai ..

KASIR IMPREST.

Mekanisme Pembatalan Kontrak Take Over (Mobil dan Motor) Pembayaran take over melalui HO  Apabila pembayaran take over belum dilakukan . Cabang wajib sesegera mungkin mengajukan MEMO pembatalan kontrak sebelum proses funding dijalankan oleh tim Finance Operation. Memo diajukan ke Branch Sales, cc BOM dan Finance Operation untuk dilakukan proses hold pembayaran take over dan pembatalan kontrak pada sistem . Memo wajib diketahui oleh BM dan direkomendasikan oleh AM.  Apabila pembayaran take over sudah diproses oleh tim Finance Operation - Cabang bertanggungjawab melakukan follow up ke pihak lain yang menerima dana pembayaran take over untuk pengembalian dana ke BFI. - Cabang wajib mengajukan MEMO pembatalan kontrak dengan approval ke Branch Sales, cc BOM dan Finance Operation untuk dilakukan pembatalan kontrak pada sistem . Memo wajib diketahui oleh BM dan direkomendasikan oleh AM. - Apabila dana tidak dapat dikembalikan pada hari H, maka pada H+1 cabang wajib mengirimkan Surat Permintaan Pengembalian Dana (D-165). Pembayaran take over melalui Cabang Cabang wajib mengajukan MEMO pembatalan kontrak dengan approval ke Branch Sales, cc BOM dan Finance Operation untuk dilakukan pembatalan kontrak pada sistem . Memo wajib diketahui oleh BM dan direkomendasikan oleh AM..

Proses Take Over 1. Proses Take Over dengan nilai pelunasan < Rp . 100 juta , RFF dapat ditujukan ke : - Rekening Imprest /Funding Card cabang . Khusus dana RFF take over yang telah ditransfer ke Rekening Imprest /Funding Card cabang , wajib tetap ada pada rekening tersebut selama kontrak belum Go Live (take over belum dijalankan ). - Rekening Bank atas nama Debitur atau Pasangan ( wajib rekening autodebet ) Transfer dana take over wajib ke rekening autodebet dan untuk memastikan bahwa rekening tersebut adalah autodebet , maka cabang dapat melakukan pegecekan dengan salah satu cara di bawah ini : Meminta copy perjanjian dari debitur yang menyebutkan informasi nomor rekening autodebet . Meminta copy buku tabungan yang menunjukkan adanya autodebet yang dilakukan oleh Bank setiap bulannya . 2. Proses Take Over dengan nilai pelunasan > Rp . 100 juta wajib dilakukan transfer via HO, apabila ada kondisi lain dan take over dilakukan melalui cabang maka mengikuti ketentuan yang ada pada SOP Finance Operation . 3. Sisa dana take over ditransfer ke rekening penyedia barang dan / atau jasa atau debitur atau pasangan sesuai yang tertulis pada Surat Permohonan Debitur . Untuk take over yang dilakukan secara tunai dan ada sisa , maka berikut ketentuannya : Sisa dana < Rp 100.000, wajib diinput kedalam angsuran debitur . Sisa dana ≥ Rp 100.000, wajib dilakukan transfer ke rekening yang tertulis pada Surat Permohonan Debitur (D-025 )..

Berikut mekanisme yang dijalankan oleh cabang terkait dengan sisa dana pembayaran take over yang dilakukan secara tunai : 1. Jika kondisi bank belum tutup dan sebelum sistem pooling bank Mandiri ( pukul 16.00 WIB), maka diatur sebagai berikut : - Kasir Funding membuat slip setoran /transfer dengan tujuan rekening sesuai dengan yang tertulis pada SPB - Bukti transfer dan asli kwitansi take over dilampirkan dalam amplop dokumen perjanjian disatukan dengan dokumen perjanjian lainnya . Copy kwitansi take over dan copy bukti transfer dilampirkan dalam report kasir funding. 2. Jika Kondisi bank sudah tutup dan sudah sistem pooling bank Mandiri ( diatas pukul 16.00 WIB) maka diatur sebagai berikut : - Kasir tunai menerima uang sisa take over kemudian melakukan payment receive dengan wop cash cashier dan alokasikan ke angsuran debitur ( menjadi prepaid pembayaran ) BS ditandatangani oleh PIC yang melakukan take over dan kasir tunai - BS kuning difiling di report kasir Escrow sedangkan BS biru digabungkan dengan asli kwitansi take over dilampirkan dalam amplop dokumen perjanjian disatukan dengan dokumen perjanjian lainnya . Copy kwitansi take over dan copy BS dilampirkan dalam report kasir funding. - Apabila debitur meminta sisa dana take over dibayarkan ke debitur ( bukan sebagai prepaid angsuran ), maka cabang mengajukan refund to customer riil secara system sesuai dengan SOP Pengajuan Refund. Catatan lain : Mekanisme di atas wajib dilakukan di hari yang sama . Takeover dengan kondisi BPKB tidak diterima BFI di hari yang sama dengan pelunasan take over, maka pengajuan refund to customer riil dilakukan ketika BPKB sudah di terima oleh BFI (BPKB on hand cabang ).

PEMBAYARAN BONUS Bonus Cash back wajib dibayarkan melalui transfer. Transfer dapat dilakukan dengan penyetoran ke bank atau melalui Funding Card Catatan : Apabila debitur tidak memiliki rekening bank, maka pembayaran bonus cash back dapat dilakukan pembayaran /transfer ke rekening keluarga dalam satu KK . BONUS BA - Pembayaran Bonus BA ditujukan kepada BA berdasarkan Formulir Registrasi BA yang diterima oleh tim operasional (diterima tim operation hanya satu kali ketika BA baru diregister). - Apabila BA berasal dari cabang lain, maka Form Registrasi BA di scan dan dikirimkan bersamaan dengan email permintaan pembayaran bonus BA . BONUS CGC MOTOR DAN MOBIL MOTOR Bonus CGC wajib dibayarkan secara transfer. Transfer dapat dilakukan dengan penyetoran ke bank atau melalui Funding Card Bonus dapat dibayarkan ke debitur jika angsuran debitur tidak ada tunggakan. Form CGC wajib telah diisi oleh pemberi referensi MOBIL Pencairan bonus maksimal 7 hari setelah kontrak Go Live. Bonus CGC wajib dibayarkan secara transfer. Transfer dapat dilakukan dengan penyetoran ke bank atau melalui Funding Card Bonus dapat dibayarkan ke debitur jika angsuran debitur tidak ada tunggakan..

KASIR PETTY CASH.

Prosedur Penggantian Biaya Operasional Karyawan mengisi F-020/F-018, apabila pengajuan penggantian biaya untuk perjalanan dinas maka harus mendapatkan approval dari Head / Supervisor nya masing – masing . Kemudian mintakan persetujuan dari BOSH/BOSS & BM/OM/BROM/AM/RM dengan melampirkan bukti transaksi . BOSH/BOSS & BM/OM/BROM lakukan validasi atas pengajuan penggantian biaya Operasional dari karyawan . Melakukan pengecekan apakah sesuai dengan authority cabang , jika tidak maka lakukan pengajuan approval ke pemegang authority . Berikan approval pada F-020/F-018 dan serahkan kembali ke karyawan . Karyawan menyerahkan F-020/F-018 serta bukti pendukung ke kasir petty cash . Kasir petty cash melakukan validasi atas pengajuan karyawan . Kasir petty cash melakukan pengecekan ketersedian dana . Apabila pembayaran dilakukan dengan cash : Kasir Petty Cash menyerahkan uang sejumlah yang di setujui . kasir petty cash tandatangan pada kolom diserahkan oleh dan karyawan tandatangan pada kolom diterima oleh . Apabila pembayaran dilakukan dengan transfer : Karyawan tandatangan pada kolom diterima oleh pada F-020/F-018 . Kasir petty Cash melakukan pengisian F-428 (Form Transfer Dana Via Spending Card) sesuai dengan sejumlah uang yang di setujui . Dan meminta approval dari BOSH/BOSS & BM/OM/BROM . Setelah mendapatkan approval tersebut , kasir petty cash melakukan transfer dengan PCC ke rekening tujuan sesuai yang tercantum F-428. Kasir petty cash melakukan penginputan pada sistem confins sesuai dengan Panduan Account Maintenance . Kasir petty cash melakukan filling F-020/F-018 dan bukti pendukung sesuai dengan SK Filing Cabang Prosedur Pengisian Dana Petty Cash (Reimburse Petty Cash) Kasir petty cash menyiapkan F-411 untuk pengisian dana COH Petty cash . Kasir petty cash menyerahkan F-411 ke BOSH/BOSS untuk mendapatkan approval . BOSH/BOSS melakukan validasi dan pengecekan saldo R/K, meminta persetujuan BM/OM/BROM . BOSH/BOSS menyerahkan F-411 yang telah ditandatangani oleh BOSH/BOSS & BM/OM/BROM dan PCC ( Petty Cash Card ) ke kasir petty cash untuk dilakukan pengambilan dana COH petty cash . Setelah pengambilan dana petty cash , maka Kasir petty cash melakukan transfer account pada sistem confins sesuai dengan jumlah dana yang diambil ..

Prosedur Pengajuan Cash Advance Cabang Karyawan mengisi F-022, apabila advance akan digunakan untuk perjalanan dinas maka harus mendapatkan approval dari Head / Supervisor - nya masing – masing dan kemudian meminta persetujuan BOSH/BOSS & BM/BROM/OM/AM/RM. BOSH/BOSS & BM/OM/BROM/AM/RM melakukan validasi atas permintaan advance karyawan , jika advance disetujui lakukan tandatangan di kolom disetujui oleh pada F-022. Karyawan menyerahkan F-022 yang telah mendapatkan approval dari BOSH/BOSS & BM/OM/BROM/AM/RM ke kasir petty cash . Kasir petty cash melakukan validasi atas F-022, lakukan pengecekan ketersediaan dana . Jika dana COH petty cash tidak tersedia , maka pengisian dana dilakukan dengan penarikan pada PCC cabang . Apabila pembayaran dilakukan dengan cash : Kasir Petty Cash menyerahkan uang sejumlah yang di setujui . kasir petty cash tandatangan pada kolom diserahkan oleh dan karyawan tandatangan pada kolom diterima oleh . Apabila pembayaran dilakukan dengan transfer: Karyawan tandatangan pada kolom diterima oleh pada F-022 . Kasir petty cash melakukan pengisian F-428 (Form Transfer Dana Via Spending Card) sesuai dengan sejumlah uang yang di setujui . Dan meminta approval dari BOSH/BOSS & BM/OM/BROM . Setelah mendapatkan approval tersebut , kasir petty cash melakukan transfer dengan PCC ke rekening tujuan sesuai yang tercantum F-428. Kasir Petty Cash melakukan penginputan petty cash advance cabang pada sistem confins sesuai dengan panduan account maintenance ..

Prosedur Pertanggungjawaban Cash Advance Karyawan mengisi F-020/F-018 dan melampirkan bukti pendukung ( bukti transaksi ), apabila pertanggungjawaban cash advance untuk perjalanan dinas maka harus mendapatkan approval dari Head / Supervisor - nya masing – masing . Kemudian menyerahkan F-020/F-018 dan bukti pendukung ( bukti transaksi ) ke kasir petty cash . Kasir petty cash melakukan validasi antara F-020/F-018 dan F-022 yang diajukan sebelumnya . Kasir petty cash menyerahkan F-022, F-020/F-018 serta bukti transaksi ke BOSH/BOSS & BM/OM/BROM/AM/RM untuk diberikan persetujuan . BOSH/BOSS & BM/OM/BROM melakukan validasi F-020/F-018 serta bukti transaksi yang dilampirkan . BOSH/BOSS & BM/OM/BROM Berikan persetujuan pada kolom disetujui oleh pada F-020. Kasir petty cash menerima F-020/F-018, F-022, serta bukti transaksi dari BOSH/BOSS & BM/OM/BROM/AM/RM , lakukan pengecekan nilai yang dir eimburse dibandingkan dengan pengajuan cash advance sebelumnya . Jika nilai transaksi lebih besar dari cash advance maka lakukan pembayaran kekurangannya ke karyawan . Jika nilai transaksi lebih kecil dari cash advance yang diajukan , maka karyawan wajib mengembalikan kelebihan cash advance . Karyawan melakukan tandatangan di kolom diterima oleh dan kasir tandatangan di kolom dibayar oleh pada F- 020. Kasir petty cash melakukan pencatatan pengembalian cash advance serta transaksi petty cash sesuai dengan panduan Account Maintenance . Menuliskan void pada F-022, berikan stempel lunas , tanggal dan paraf pada F-022, F-020, serta bukti transaksi . Kasir petty cash melakukan filing atas F-020/F-018, F-022, serta bukti transaksi sesuai dengan SK Filing Cabang . Ketentuan Aging Advance Branch : Transaksi Operasional Cabang : aging maximal H+1 dari tanggal advance Transaksi terkait Perjalanan Dinas : aging maximal H+1 dari tanggal kembali Perjalanan Dinas.

Prosedur Pengajuan Approval Biaya ke HO 1. Petty Cash Transaction Approval BOSH/BOSS/PIC Cabang melakukan request petty cash transaction approval pada confins . BM/OM/BROM melakukan validasi atas request yang dilakukan . Jika pengajuan disetujui maka lakukan approval pada menu petty cash transaction approval dan staging approval naik ke PIC HO. PIC HO menerima request dari cabang , lakukan validasi . Jika pengajuan disetujui maka lakukan approval pada menu petty cash transaction approval, lalu informasikan ke cabang bahwa pengajuan telah disetujui . Setelah mendapat approval dari PIC HO maka cabang melanjutkan proses penggantian biaya . 2. Petty Cash Advance HO BOSH/BOSS/PIC Cabang melakukan request petty cash advance HO pada confins . BM/OM/BROM melakukan validasi atas request yang dilakukan . Jika pengajuan disetujui maka lakukan approval pada menu petty cash advance HO dan staging approval naik ke PIC HO. PIC HO menerima request dari cabang , dan melakukan validasi . Jika pengajuan disetujui maka melakukan approval pada menu petty cash advance HO pada confins , lalu informasikan ke cabang bahwa pengajuan telah disetujui . Setelah mendapat approval dari PIC HO maka cabang melanjutkan proses penggantian biaya ..

Prosedur Permintaan Dana ke HO Kasir petty cash memilih transaksi petty cash yang akan dilakukan permintaan penggantian biaya ke HO pada confins menu petty cash reimburse request . BOSH/BOSS/BM/OM melakukan validasi atas request kasir petty cash . Jika pengajuan disetujui maka melakukan approval pada confins menu petty cash reimburse . Payment HO menerima pengajuan reimburse petty cash , melakukan transfer ke rekening PCC cabang sesuai dengan nilai yang telah dir equest oleh cabang . BOSH/BOSS melakukan pengecekan pada R/K jika dana sudah masuk maka lakukan reconcile pada confins menu petty cash transaction approval TERIMA KASIH.