Analysis’ Docuent

[Audio] Manuale Operativo Dipendente Progetto HE.Nota Spese Manuale Operativo – Dipendente.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Gestione Nota spese _________________________________________________________________________________________ 1 Richiesta Missione ____________________________________________________________________________________________ 2 Richiesta Missione da portale _______________________________________________________________________________________ 2 Richiesta Missione da APP __________________________________________________________________________________________ 4 Installazione e configurazione App___________________________________________________________________________ 5 Inserimento Spese da APP ___________________________________________________________________________________ 6 Creazione nuova Spesa di trasferta _________________________________________________________________________________ 6 Funzione OCR (Optical Character Recognition) ___________________________________________________________________ 9 Salvataggio nuova spesa di trasferta ______________________________________________________________________________ 11 Creazione Spesa Rimborso Chilometrico _________________________________________________________________________ 13 Visualizzazione spese salvate ______________________________________________________________________________________ 16 Modifica nuova spesa di trasferta _________________________________________________________________________________ 18 Inserimento agevolato spesa_______________________________________________________________________________________ 19 Eliminazione spesa di trasferta ____________________________________________________________________________________ 20 Associazione spese alla Nota Spese _______________________________________________________________________________ 21 Associazione spese non presenti nel Tipo Documento di Trasferta_____________________________________________ 23 Inserimento Allegati ________________________________________________________________________________________________ 24 Associazione Allegato ai Prepagati ________________________________________________________________________________ 26 Inserimento Spese da Portale _______________________________________________________________________________ 30 Associazione Spese da APP __________________________________________________________________________________ 32 Associazione Prepagati ______________________________________________________________________________________ 35 Conferma nota spese ________________________________________________________________________________________ 36 Stampa Nota Spese __________________________________________________________________________________________ 37.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Gestione Nota spese Il presente manuale contiene tutte le informazioni necessarie per l'inserimento e la gestione della rendicontazione delle spese da parte del Dipendente. . Page 1.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Richiesta Missione RICHIESTA MISSIONE DA PORTALE Per poter rendicontare le spese sostenute è necessario preventivamente inserire la Missione e chiederne l'autorizzazione al responsabile della commessa selezionata. Da Nota spese -> missioni e note spese -> Le mie Missioni è possibile inserire le missioni. L'inserimento della missione e la richiesta di autorizzazione sono necessaria in quanto dovranno essere rendicontate su di essa tutte le spese sostenute Premendo il tasto nuovo sarà aperta la maschera per l'inserimento della missione : Rapporto di lavoro : Campo di compilazione automatica e collegato alla Login. Azienda : Campo di compilazione automatica e collegata al rapporto di lavoro. Risorsa : Campo di compilazione automatica e collegata al rapporto di lavoro Tipo comunicazione di trasferta : campo che identifica il tipo di rendicontazione. Esiste solo un tipo di documento. Modalità di Pagamento : campo di compilazione automatica che determina dove saranno rimborsate le spese. Modalità di rimborso : campo di compilazione automatica che identifica le modalità di rimborso delle spese. Area di trasferta : indicare l'area geografica delle Missione. E' possibile scegliere tra Nazionale ed Estera. Dalla data - alla data : indicare il periodo in cui si deve andare in trasferta. Ora Inizio trasferta : In fase di inserimento deve essere inserito l'orario presunto di partenza. Una volta terminata la missione dovrà essere indicato l'orario effettivo. Page 2.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Ora fine trasferta : In fase di inserimento deve essere inserito l'orario presunto di conclusione. Una volta terminata la missione dovrà essere indicato l'orario effettivo. Commessa: In questo campo deve essere indicata la commessa per la quale si sta richiedendo la trasferta. L'indicazione di questo dato piloterà l'approvazione della missione verso il relativo responsabile. Motivo di Trasferta : In questo campo deve essere indicato il motivo di trasferta, scegliendolo tra quelli presenti in lista. Sede Partenza : In questo campo deve essere indicato uno dei seguenti valori : o Sede Lavoro o Domicilio o Altro (se viene selezionato altro, dovrà essere indicato nel campo "Specifica sede di partenza" la città di partenza). Città/nazione visitata : è la città di destinazione principale della missione. Note motivo di trasferta : eventuali note aggiuntive al motivo di trasferta. Specifica sede di partenza : campo collegato al campo Sede di Partenza, qualora venisse selezionato il valore "altro" , dovrà essere indicato in questo campo la città di partenza. Una volta conclusa la compilazione della Missione sarà necessario premere il tasto "SALVA", sarà richiesto se si desidera chiedere dei servizi collegati alla missione. Rispondendo "SI" sarà aperta la seguente maschera, nella quale dovranno essere indicati i servizi che si presume di dover utilizzare in trasferta e per i quali si richiede l'autorizzazione preventiva del dirigente. E' sufficiente incrociare la spesa con il giorno e quindi premere il tasto salva per inserire il servizio. Page 3.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Una volta terminato l'inserimento dei servizi, sarà possibile mandare la Missione in autorizzazione premendo il tasto "Conferma", disponibile sia nella testata della missione che nella maschera dei servizi. RICHIESTA MISSIONE DA APP Sulla app mobile, verrà visualizzato un nuovo menu chiamato "Le mie missioni" (presente solo per i portali che prevedono la richiesta di missione), dove inserire le richieste di trasferta cliccando sul pulsante + centrale o sul pulsante "aggiungi nuova" (primo screenshot). Una volta inserita la richiesta, cliccare sul pulsante con la freccia per confermarla e mandarla in approvazione (secondo screenshot). Page 4.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Installazione e configurazione App L'App HE Travel Mobility è compatibile con dispositivi che possiedono i sistemi operativi iOS o Android. Per utilizzare l'App è necessario scaricare l'applicazione dal "Play Store" o da "App Store": App Android PlayStore App iOS L'accesso all'APP avverrà con le credenziali di Windows. Per poter accedere è necessario indicare nel campo "Indirizzo del server" l'URL del Portale. Nel campo è fondamentale scrivere il seguente indirizzo : "hrportal.invitalia.it" e successivamente cliccare sull'icona della rete per verificare la connessione al portale. Nel caso di connessione riuscita comparirà in basso la bandierina di Windows. Per accedere all'APP He Travel Mobility si deve cliccare sull'icona di Windows e inserire il proprio indirizzo E-mail e la password. Page 5.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Inserimento Spese da APP CREAZIONE NUOVA SPESA DI TRASFERTA Dalla pagina principale Home. cliccando sul pulsante rosso si aprirà una pagina da dove sarà possibile selezionare se si intende visualizzare le spesa di Nota Spesa o collegate al Parco Auto selezionando la scritta " Vedi tutte" si aprirà una lista di tutte le spese selezionabili Page 6.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente cliccando il nome della spesa che si desidera inserire si aprirà direttamente la fotocamera per scattare o inserire dalla galleria la foto dello scontrino, è possibile saltare questo passaggio cliccando sul tasto "Più tardi". La nuova pagina mostra tutte le informazioni che possono essere inserite per salvare la spesa di trasferta: In base alla spesa selezionata e al tipo di Documento, verranno mostrati sull'App gli stessi campi configurati sul portale Tutti i campi, contrassegnati dal simbolo * sono obbligatori. Page 7.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Il campo "Periodo" mostra di default la stessa data presente sul campo "Data". Cliccando il campo "Periodo" si aprirà automaticamente la finestra del Calendario, all'interno della quale sarà possibile selezionare, in base alle impostazioni della spesa, una o due date ("Data Dal" e "Data Al", che indicano la data inizio e fine del periodo). Dopo aver selezionato il Periodo e dopo aver inserito i campi restanti, l'utente può procedere con il salvataggio della spesa. Page 8.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Nel campo "Destinazione" sarà visualizzata la missione relativa alla data della spesa inserita. Nel caso remoto per il quale si stesse inserendo una spesa per la quale non esistesse ancora la missione, il campo risulterebbe vuoto Il campo "Tasso di Cambio" sarà visibile sulla spesa da App in base alla configurazione impostata sul portale e se la valuta selezionata NON è quella di default dell'azienda (solitamente EURO). Il valore del tasso di cambio digitato sulla Spesa da App sarà visibile sul campo "Cambio" della spesa sul portale. Se, invece, il campo "Tasso di cambio" non viene compilato sull'App, sul portale alla spesa verrà assegnato automaticamente il cambio del giorno. FUNZIONE OCR (OPTICAL CHARACTER RECOGNITION) La funzione OCR (Optical Character Recognition) viene utilizzata per il riconoscimento ottico dei caratteri presenti nelle foto allegate alla spesa. All'apertura della spesa si apre direttamente la fotocamera per scattare la foto dello scontrino tramite OCR o per selezionare una nuova foto dal dispositivo. Page 9.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente l'App riconoscerà automaticamente i caratteri presenti nelle foto e i seguenti campi verranno compilati automaticamente: Totale, Valuta, Data e Allegato. In alternativa è sempre possibile cliccare il tasto "allegato" Page 10.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente SALVATAGGIO NUOVA SPESA DI TRASFERTA Dopo aver inserito i campi, salvare la spesa di viaggio mediante il tasto in basso a destra Page 11.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Se il dispositivo è connesso a Internet la spesa di viaggio verrà salvata automaticamente sul dispositivo e sul server aziendale. L'esito del caricamento viene confermato da un messaggio testuale e dall'icona di salvataggio: Page 12.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente L'icona verde indica che la spesa è stata correttamente salvata sul dispositivo e caricata sul server. Il click sull'indicatore verde conferma lo stato della spesa di viaggio visualizzando il messaggio di stato della spesa. Se il dispositivo non è connesso a Internet, la spesa di viaggio viene salvata sul dispositivo e può essere caricata sul server automaticamente, quando sarà rilevata la connessione a Internet, oppure cliccando sull'icona gialla (tasto di upload), nell'immagine soprastante. L'icona grigia indica che la spesa è stata correttamente associata alla nota spese sul server e che non è più modificabile. CREAZIONE SPESA RIMBORSO CHILOMETRICO Dalla pagina principale Home cliccando sul pulsante rosso e selezionando il pulsante "vedi tutte" accanto alla scritta Parco auto si aprirà una pagina con tutte le spese riguardanti il parco auto tra cui la rilevazione chilometrica (Rilevazioni km) Page 13.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente il pulsante Rilevazioni km aprirà una nuova pagina dove inserire di nuovo Rilevazione km come tipo di spesa e in automatico comparirà una lista di campi da compilare Page 14.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Cliccando sull'cona con la mappa, automaticamente diverrà visibile a schermo una nuova pagina, nella quale deve essere inserito l'indirizzo (di partenza e di arrivo) e la città (di partenza e di arrivo). Dopo avere inserito tutti i dati necessari, selezionare il tasto "CALCOLARE". Dunque, in base ai dati inseriti verranno calcolati i Km e il tempo di percorrenza Page 15.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente VISUALIZZAZIONE SPESE SALVATE Tutte le spese inserite sono sempre consultabili dalla home page nella sezione "Ultime note spese" oppure entrando nella sezione Nota spese - "ultime note spese" "Vedi tutte" le spese sono riepilogate a partire dalla più recente ed ogni spesa riporta le informazioni più essenziali: tipologia di spesa salvata, data, totale e valuta. Per ogni elemento è riportato anche lo stato della spesa. Icona verde: la spesa è stata correttamente salvata sul dispositivo e sul server. o In questo stato la spesa di viaggio può essere ancora modificata e aggiornata sul server. o È consentita l'eliminazione della spesa che avviene sia sul dispositivo che sul server Icona gialla: la spesa è stata correttamente salvata sul dispositivo ma non ancora caricata sul server. Sarà caricata automaticamente sul server quando il dispositivo si connette ad Internet oppure mediante il bottone arancione di upload presente Page 16.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente nella pagina di dettaglio si forza il caricamento manuale sul server della spesa di viaggio. o In questo stato la spesa di viaggio può essere ancora modificata e aggiornata sul server. o È consentita l'eliminazione della spesa che avviene sul dispositivo locale Icona grigia: la spesa di viaggio è stata salvata sul dispositivo, caricata sul server e bloccata. Questo significa che la spesa di viaggio è stata utilizzata, associata ad una trasferta. o In questo stato la spesa di viaggio non può essere modificata, ma solo visualizzata. È consentita l'eliminazione che avviene sul dispositivo. La lista delle spese di viaggio salvate sul dispositivo viene aggiornata all'apertura dell'App. In questo caso l'App aggiorna lo stato delle spese nel caso in cui sul server siano state utilizzate (e quindi bloccate nell'App con icona grigia), oltre che a caricare le spese che sono salvate localmente sul dispositivo ma non ancora caricate (icona gialla). E' possibile filtrare le spese in base al criterio desiderato (es: data o tipologia) Page 17.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente MODIFICA NUOVA SPESA DI TRASFERTA È possibile modificare una spesa di viaggio solo negli stati segnalati dall'icona verde e gialla (le spese con icona grigia sono bloccate sul server in quanto già utilizzate e non possono essere più modificate). Per modificare una spesa di viaggio selezionarla dalla lista e cliccare sul tasto di modifica: Page 18.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Terminata la modifica, è possibile salvare mediante il tasto di salva INSERIMENTO AGEVOLATO SPESA Dopo il salvataggio di una spesa, oltre all'icona modifica, è visibile anche l'icona "+", che permette di inserire subito un'altra spesa della stessa tipologia. Con questa funzione vengono ridotti i click per l'inserimento di spese uguali. Page 19.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente ELIMINAZIONE SPESA DI TRASFERTA Per eliminare una spesa di trasferta salvata sul dispositivo bisogna aprire la lista delle spese di viaggio e cliccare l'icona "cestino". Page 20.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Dunque, selezionare le Spese che si desidera eliminare, infine cliccare nuovamente l'icona "cestino". ASSOCIAZIONE SPESE ALLA NOTA SPESE Questa funzione deve essere utilizzata solo nel caso in cui le spese non risultino associate automaticamente al documento di trasferta, Infatti qualora all'atto del censimento della spesa da APP il documento di trasferta e la relativa missione risultassero già presenti, l'associazione avverrà in modo automatico. L'App He.NoteSpese Mobile permette di importare e salvare le spese sul server aziendale e di associarle, successivamente, alla Nota Spese personale dell'utente attraverso la funzione "Spese da app", presente nel tabellone di Rendicontazione della Nota Spese. Cliccando sul tasto "Carica Spese" si apre la maschera "Associazione Spese.App.", nella quale sarà possibile visualizzare tutte le spese caricate dall'App e salvate sul server (cioè tutte le spese che sull'App presentano l'icona verde). Page 21.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente L'icona gialla con "!" sul server indica che la spesa non rientra nel periodo della nota spese, tuttavia, può essere associata al tabellone della Rendicontazione. L'icona rossa "!" indica che la data della spesa non rientra all'interno del periodo della nota spese e NON può essere associata alla stessa. L'icona gialla con "?" indica che è necessario aggiungere alla spesa inserita da App dei campi mandatori prima di associarla alla Nota Spese. Cliccando sull'icona sarà, dunque, possibile inserire i campi mandatori mancanti e se questi risultano completi, l'icona "?" diventerà verde e la spesa potrà essere associata alla Nota Spese. Posizionando il cursore sopra le diverse icone apparirà un messaggio relativo al tipo di "segnalazione" indicata. Se non è presente alcuna icona, significa che il prepagato rientra nel periodo della Nota Spese e che tutti i campi mandatori sono compilati. Dunque, in questo caso il prepagato può essere associato normalmente. Posizionando il cursore sull'icona "fotocamera" è possibile visualizzare la foto allegata alla spesa, che deve essere uguale a quella allegata nella spesa sull'App. Per associare le spese importate alla nota spese, è necessario selezionare una o più spese, cliccando sul numero della stessa (nel caso in esempio "4") e successivamente sul tasto "Associa". Page 22.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Terminata questa operazione, sul server la spesa verrà agganciata al "Tabellone" della nota spesa e non sarà più visibile nella maschera "Associazione Spese.App". Sull'App, invece, nella "Lista delle Spese" l'icona verde verrà sostituita dall'icona grigia, che indica l'avvenuta associazione tra la spesa e la nota spese. Le spese che presentano l'icona grigia non sono più modificabili nell'App e se cancellate rimangono ugualmente associate alla nota spesa sul server. ASSOCIAZIONE SPESE NON PRESENTI NEL TIPO DOCUMENTO DI TRASFERTA Sul server, in base al "Tipo Comunicazione di trasferta" e alla "Modalità di Rimborso" selezionati, verranno visualizzate sul "Tabellone" solo le voci di spesa correlate al "Tipo di Documento di Trasferta" settato. Page 23.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Nel caso in cui una spesa inserita dall'App non è contemplata nel "Tipo di Documento di Trasferta", è possibile, comunque, associarla alla Nota Spese, modificando manualmente il tipo di "Spesa" dalla maschera "Associazione Spese.App" (come nell'immagine sottostante). INSERIMENTO ALLEGATI Nell'app è possibile inserire allegati senza creare una spesa cliccando il tasto rosso e in seguito "Aggiungi allegato" Page 24.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente I documenti allegati saranno, dunque, visualizzati nella sezione dell'App "Lista allegati" alla quale si accede toccando i tre puntini a destra in basso della pagina home. Gli stessi documenti in stato "Sincronizzato" saranno visibili e allegabili alle spese presenti sul tabellone della Rendicontazione. Per allegare un documento caricato da APP, è necessario: Page 25.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente 1. inserire una nuova spesa o accedere al dettaglio di una spesa cliccando sul tabellone o sulla lista spese, 2. cliccando sul tasto allega o sull'icona "Graffetta" si aprirà una finestra modale denominata "Inserimento File", 3. nella finestra "Inserimento File" sono visibili i file già associati alla spesa selezionata e quelli allegati al Calendario dell'App, che possono essere associati alla spesa stessa selezionando un allegato e cliccando il tasto "Salva". ASSOCIAZIONE ALLEGATO AI PREPAGATI Sopra alla lista degli allegati troviamo il menù denominata "Lista prepagati", nella quale vengono visualizzati i prepagati presenti a sistema, secondo le seguenti restrizioni: Prepagati legati all'utente che ha effettuato il login Stato del Prepagato Inserito (INS) Nella Lista dei Prepagati è presente un'icona che indica se al prepagato è stata allegata una foto (icona verde), oppure se non è presente alcun allegato (icona rossa). Page 26.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Selezionando un Prepagato, verranno visualizzati tutti i campi in dettaglio e cliccando sull'icona della matita (in alto a destra) sarà possibile modificare esclusivamente il campo "Tipo documento", associando una foto o un file. Dopo il salvataggio, le foto allegate ai prepagati verranno automaticamente associate ai prepagati presenti a sistema. Tuttavia, finchè il Prepagato sarà in stato "Inserito" (INS) sarà possibile eliminare o sostituire il documento allegato da App. L'anteprima dell'allegato sarà, dunque, visibile sulla finistra modale "Associazione Prepagati". Quando il prepagato verrà associato alla rendicontazione, non sarà più visibile sull'APP, poichè cambierà lo stato da Inserito (INS) ad Associato (ASS). Page 27.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Nella Lista Prepagati dell'APP è possibile filtrare i Prepagati per: Data, Categoria di spesa e Tipologia di spesa, Status (con o senza allegato), Ricerca libera testuale per note – tipologia. L'associazione dei prepagati avviene da portale, accedendo alla maschera di rendicontazione e selezionando il tasto "PREPAGATI" Sarà aperta una finestra modale "Associazione Prepagati" nella quale saranno visualizzati tutti i movimenti non ancora associa. Da questa maschera è anche possibile, se necessario, variare il documento associato alla spese o la spesa stessa (determinata dalla categoria di acquisto presente le file delle carte). Inoltre, posizionandosi sull'icona della graffetta sarà possibile vedere l'immagine dell'allegato in anteprima. Quando il prepagato verrà associato alla rendicontazione, non sarà più visibile sull'APP, poiché cambierà lo stato da Inserito (INS) ad Associato (ASS). Page 28.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Lista Prepagati da Associare Page 29.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Inserimento Spese da Portale Sempre accedendo al menù Missioni, per le missioni in stato "Autorizzato", sarà possibile procedere con la compilazione della Nota Spese, selezionando il tasto "Rendicontazione", che sarà appunto visibile sole per le Missioni Autorizzate. Una volta selezionato, viene aperta la seguente maschera Nella parte sinistra della maschera saranno visualizzate le spese mentre nella parte destra saranno elencati i giorni. Incrociando con il puntatore del mouse la riga della spesa con la colonna del giorno sarà possibile inserire la stessa nella parte bassa della maschera. I dati obbligatori sono quelli in grassetto e alcuni vengono forniti precompilati. Data : data selezionata nella quale si è sostenuta la spesa Spese : il tipo di spesa selezionato e per il quale si sta eseguendo l'inserimento. Importo : Importo della spesa che si sta chiedendo a rimborso. Valuta : valuta nella quale si è sostenuta la spesa (euro, franche svizzeri, dollari, etc…) Cambio : eventuale cambio applicato se la valuta è diversa da euro. (viene proposto il cambio della banca d'Italia, è comunque modificabile.) Destinazione : viene riportato il periodo di trasferta della singola missione. Pagamento : L'inserimento manuale delle spese permette di selezionare solo "Esborso personale". Page 30.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Documento : In questo campo deve essere indicato il tipo di giustificativo presentato a richiesta del rimborso (ad esempio Ricevuta fiscale, scontrino, Fattura, etc..). In caso di Fattura intestata all'azienda il campo P.IVA sarà obbligatorio. note : eventuali note da inserire sulla spesa, si invita ad essere i più specifici possibile . CARICAMENTO ALLEGATI Inserendo la nota spese tramite portale, è necessario caricare tutti i documenti (fatture, scontrini ecc) per i quali si sta chiedendo il rimborso, per questo motivo tutti gli allegati devono essere scansionati o fotografati in modo nitido e completamente leggibile. Per inserire l'allegato è necessario cliccare sull'icona della graffetta ed inserire l'allegato. Si raccomanda l'utilizzo dell'APP e quindi il censimento di tutti i documenti tramite foto. Page 31.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Associazione Spese da APP L'App He. Note Spese Mobile permette di importare e salvare le spese sul server aziendale e di associarle, successivamente, alla Nota Spese personale attraverso la funzione "Carica Spese", presente nel tabellone di Rendicontazione della Nota Spese. Questa attività dovrebbe rappresentare un'eccezione dato che in fase di inserimento spese da APP è possibile associare alla spesa la destinazione. Cliccando sul tasto "Carica Spese" si apre la maschera "Associazione Spese.App.", nella quale sarà possibile visualizzare tutte le spese caricate dall'App e salvate sul server (cioè tutte le spese che sull'App presentano l'icona verde). L'icona gialla con "!" sul server indica che la spesa non rientra nel periodo della nota spese, tuttavia, può essere associata al tabellone della Rendicontazione. L'icona rossa "!" indica che la data della spesa non rientra all'interno del periodo della nota spese e NON può essere associata alla stessa. L'icona gialla con "?" indica che è necessario aggiungere alla spesa inserita da App dei campi mandatori prima di associarla alla Nota Spese. Cliccando sull'icona sarà, dunque, possibile inserire i campi mandatori mancanti e se questi risultano completi, l'icona "?" diventerà verde e la spesa potrà essere associata alla Nota Spese. Posizionando il cursore sopra le diverse icone apparirà un messaggio relativo al tipo di "segnalazione" indicata. Se non è presente alcuna icona, significa che il prepagato rientra nel periodo della Nota Spese e che tutti i campi mandatori sono compilati. Dunque, in questo caso il prepagato può essere associato normalmente. Page 32.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Posizionando il cursore sull'icona "fotocamera" è possibile visualizzare la foto allegata alla spesa, che deve essere uguale a quella allegata nella spesa sull'App. Per associare le spese importate alla nota spese, è necessario selezionare una o più spese, cliccando sul numero della stessa e successivamente sul tasto "Associa". Terminata questa operazione, sul server la spesa verrà agganciata al "Tabellone" della nota spesa e non sarà più visibile nella maschera "Associazione Spese.App". Sull'App, invece, nella "Lista delle Spese" l'icona verde verrà sostituita dall'icona grigia, che indica l'avvenuta associazione tra la spesa e la nota spese. Le spese che presentano l'icona grigia non sono più modificabili nell'App e se cancellate rimangono ugualmente associate alla nota spesa sul server. Page 33.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Una volta terminato l'inserimento delle spese, sarà buona norma verificare le spese inserite e a tal fine sarà possibile utilizzare la funzione "Lista" per poter visualizzare le spese inserite. Sarà quindi aperta la seguente maschera in cui sarà possibile scorrere la spese e spuntarle: Spuntando l'icona a destra, per le spese controllate, l'icona cambierà di colore, passando dal giallo al verde. Page 34.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Associazione Prepagati L'associazione dei prepagati avviene automaticamente qualora nel flusso importato risulti presente il numero di missione. Nel caso in cui, per uno o più prepagati, non è stato possibile eseguire l'associazione automatica, i prepagati dovranno essere associati da portale, accedendo alla maschera di rendicontazione e selezionando il tasto "PREPAGATI" Sarà aperta una finestra modale "Associazione Prepagati" nella quale saranno visualizzati tutti i movimenti da associare. Da questa maschera è anche possibile, se necessario, variare il documento associato alla spese o la spesa stessa (determinata dalla categoria di acquisto presente le file delle carte). Inoltre, posizionandosi sull'icona della graffetta sarà possibile vedere l'immagine dell'allegato in anteprima. Quando il prepagato verrà associato alla rendicontazione, non sarà più visibile sull'APP, poiché cambierà lo stato da Inserito (INS) ad Associato (ASS). Page 35.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Conferma nota spese La conferma della nota spese può essere eseguita sia da APP che da PORTALE ATTENZIONE : La nota spese può essere confermata solo se tutte le spese rendicontate risultano associate al giustificativo (foto del documento) Tutte le spese prepagate devono essere associate. Una volta terminato l'inserimento e i controlli relativi alle spese inserite, sarà possibile confermare la nota spese che, secondo policies sarà inoltrata al relativo responsabile, Per procedere alla conferma della nota spese sarà possibile premere il tasto conferma presente nella maschera di rendicontazione Una volta confermata la NS, tramite il tasto workflow presente sulla missione sarà possibile vedere a chi è in carico la NS. Sarà infatti aperta una maschera in cui sarà possibile vedere le persone che hanno in carico la NS per l'approvazione. Una volta confermata la nota spese passa in carico al Responsabile. Nel caso in cui dopo la conferma ci si renda conto di aver inserito dei dati errati, è possibile riportare la NS nello stato "In compilazione" utilizzando il tasto "Sospendi" sempre disponibile nella maschera "Rendicontazione" della missione . Sarà possibile sospendere una NS finché la NS stessa non risulti approvata dal Proprio responsabile. Sospendendo e riconfermando una nota spese il flusso approvativo riprende dall'inizio. Page 36.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente Stampa Nota Spese La nota spese può essere stampata utilizzando il tasto "Stampa" e scegliendo tra "Stampa con allegati" e "stampa senza allegati". Sulla prima pagina vengono mostrati i dati di testa relativi alla NS. Vengono poi visualizzate tutte le spese sostenute. Sull'ultima pagina vengono indicati dei Riepiloghi con i relativi totali. E Se si è scelta la stampa con allegati saranno stampati anche tutti gli scontrini/documenti presenti. Page 37.

[Audio] Invitalia – Nota spese Manuale Dipendente APPROVAZIONE NOTA SPESE RESPONSABILE Il Responsabile riceverà una mail nella quale sarà presente la richiesta di approvazione di ogni singola nota spesa dei dipendenti. Accedendo al portale tramite il Menù Note Spese -Autorizza Nota spese -Approvazione nota spese avrà accesso alle note spese in attesa di approvazione. Nella Home del portale dalla sezione Workflow sarà possibile accedere alla medesima maschera. Inoltre in questa sezione sarà evidenziato il numero di NS in attesa di approvazione. La maschera visualizzata sarà la seguente: Sarà possibile prendere in carico la NS e ne necessario modificarla (solo se previsto che il responsabile possa farlo, altrimenti il tasto non sarà visibile). Sarà inoltre possibile rifiutare la nota spese, premendo l'apposito tasto e indicando il motivo del rifiuto. Approvando la NS, questa sarà passata al controllo dell'ufficio Nota spese. Sarà inoltre possibile indicare su ogni singola spesa eventuali commenti da condividere con il dipendente. Rifiutando una nota spese, sarà generata una mail verso il dipendente, la nota spese tornerà in carico al dipendente stesso e il flusso riprenderà dall'inizio. Page 38.