Manual Bloque 5

[Virtual Presenter] Bloque 5: Creación e impresión de documentos combinados 1. Combinación de correspondencia La opción Combinar correspondencia, permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De este modo podemos obtener de un mismo documento copias para diversas personas. Es muy útil para organizar envíos de correo masivo a partir de una carta modelo y una base de datos o lista de destinatarios. Cuando combinamos correspondencia necesitamos: Documento principal: es el documento que contiene el texto fijo y los campos variantes del archivo origen de datos. Origen de datos: Es el archivo que contiene los datos que vamos a utilizar en nuestro documento principal. Podemos utilizar una tabla de datos creada en Word, una tabla de Access, un libro de Excel e incluso una lista de direcciones de Outlook. También podemos utilizar un archivo HTML que incluya una sola tabla cuya primera fila contenga nombres de columna y las demás filas contengan datos. Para crear una combinación de documentos se tiene que seguir los pasos siguientes:  Abrir o crear el documento principal.  Abrir o crear el documento de datos.  Insertar los campos de combinación o bloques de combinación.  Combinar los datos Cuando se combina el origen de datos con el documento principal, Word crea una copia del documento principal para cada grupo de información del origen de datos, insertando los datos de dicho origen de datos en el lugar de los campos de combinación..

[Audio] 2. Combinación de correspondencia utilizando el asistente. La combinación de correspondencia la podemos realizar en un documento en blanco o en otro que ya tenga su texto escrito. Para realizarla podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia o utilizar el Asistente. 311 Para abrir el Asistente para combinar correspondencia, en la pestaña Correspondencia, grupo Iniciar combinación de correspondencia, haz clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y selecciona la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Automáticamente se abre el Panel: Combinar correspondencia, con un asistente que nos irá ayudando: a) Paso 1: En este paso se tiene que seleccionar el tipo de documento que se va generar (cartas, sobres, etiquetas, etc.) b) Paso 2: Se indica el tipo de documento inicial, pudiendo utilizar el documento actual o empezar a partir de una plantilla o de un documento existente. c) Paso 3: Tenemos que seleccionar el archivo origen de datos o seleccionar de los contactos de Outlook o simplemente los escribimos. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., habrá que hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., habrá que hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Si hemos abierto un archivo origen de datos, se nos abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia:.

[Audio] En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta, etc.). La primera columna que contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios que se combinarán. Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado haremos clic sobre el destinatario a modificar y clic en el botón Edición. Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar origen de datos donde podremos cambiar los datos del destinatario. Si la lista es muy extensa con el botón Buscando, se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. - Paso 4: En este paso escribimos el documento en caso de no tenerlo con anterioridad y luego se añaden los campos de combinación. Para ello sitúa el cursor en el punto deseado para insertar el campo de combinación e insertar un Bloque de direcciones, Línea de saludo, Franqueo electrónico o seleccionar Más elementos. Al seleccionar más elementos, aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. - Paso 5: En este paso podemos examinar las cartas utilizando los botones. Desde este apartado, podemos utilizar Buscar un destinatario, Editar lista de destinatarios. - Paso 6. En este último paso podemos imprimir directamente los documentos individualizados o Editarlos, pudiendo elegir todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. Cuando los editamos se combinan en un documento nuevo..

[Audio] 3. Cinta de opciones Combinar correspondencia. En la pestaña Correspondencia encontramos una serie de grupos que nos aportan una serie de botones que nos permiten realizar directamente los pasos que anteriormente hemos aprendido a realizar con el asistente. Las opciones de cada uno de los botones es la siguiente: Grupo Crear: o Sobres: Permite crear sobres independientemente del tamaño que tengan siempre y cuando la impresora lo permita. o Etiquetas: Permite crear etiquetas una vez definido el tamaño que deseado. Grupo Iniciar combinación de correspondencia: Grupo Iniciar combinación de correspondencia:  Iniciar combinación de correspondencia: Permite iniciar la combinación de correspondencia (carta, correo electrónico, sobres, etc.)  Seleccionar destinatarios: Permite usar una lista de destinatarios ya creada anteriormente o establecer una nueva  Editar lista de destinatarios: Permite realizar cambios en la lista de destinatarios. Grupo Escribir e insertar campos:  Resaltar campos de combinación: Permite resaltar los campos combinados. Si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados y de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.  Bloque de direcciones: Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones  Línea de saludo: Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludo.  Insertar campo combinado: Permite insertar en la posición del cursor un campo con origen de datos.  Reglas: Permite insertar reglas para utilizar en la combinación.  Asignar campos: Permite asignar campos. Esta utilidad permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar del origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociación necesaria.  Actualización de etiquetas: Permite actualizar únicamente etiquetas.

[Audio] Grupo Vista previa de resultados o Vista previa de resultados Permite ver los datos combinados. o Barra de desplazamiento de registros: Estos iconos permiten desplazarnos por los elementos combinados. o Buscar destinatario: Permite buscar un registro concreto. o Comprobación de errores: Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error Grupo Finalizar Finalizar y combinar Permite mostrar en la pantalla las cartas personalizadas reunidas en un documento, enviar las cartas combinadas a la impresora o enviarlas a través de correo electrónico. 4. Cartas modelo Tal y como ya hemos comentado anteriormente, podemos crear cartas modelo, bien utilizando el Asistente para combinar correspondencia o bien desde la cinta de opciones de la pestaña Correspondencia. Una carta modelo es el tipo de documento principal más común utilizado en el proceso de combinar correspondencia. Este tipo de documento contiene de forma típica campos de combinación para el nombre y la dirección de cada uno de los destinatarios junto a un texto que es el mismo en todas las cartas. Cada campo de combinación se corresponde con una parte de información en el archivo de origen de datos. Aparece en el documento principal con los caracteres (<>). Por ejemplo, el campo de combinación <>corresponde a la información de nombre y dirección en el archivo de origen de datos. Para crear una carta con datos combinados sin utilizar el asistente hay que seguir los siguientes pasos: - Primero: Abrir o crear el documento que contiene el texto de la carta que será común a todas ellas, luego hay que hacer clic en botón Iniciar combinación de correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, de la pestaña Correspondencia. - Segundo: Abrir o crear el archivo origen de datos que contiene la lista de personas a las que se le enviará la carta. Para ello hay que seleccionar Escribir nueva lista, Usar lista existente o Seleccionar de los contactos de Outlook, del botón Seleccionar destinatarios, del grupo Iniciar combinación de correspondencia, de la pestaña Correspondencia..

[Audio] - Tercero: Se insertan campos de combinación que serán reemplazados por la información variable del origen de datos. Para ello hay que elegir la opción deseada desde los botones del grupo Escribir e insertar campos, de la pestaña Correspondencia. - Cuarto: Una vez que hemos establecido un origen de datos e incorporado los campos de combinación, ya podemos combinarlos y crear un documento combinado para cada registro del origen de datos. Para ello seleccionaremos la opción deseada desde el botón Finalizar y combinar. Recuerda que estos documentos combinados se envían directamente a la impresora o bien se combinan en un nuevo documento, separados por un salto de página. El nuevo documento puede modificarse para personalizar copias individuales del documento principal antes de enviarlas a la impresora y también puede guardarse. 5. Crear origen de datos. En ocasiones podemos necesitar crear una lista de datos para realizar la combinación de correspondencia. Los pasos a seguir tras haber Iniciado la combinación de correspondencia son los siguientes: - Seleccionar Escribir nueva lista del botón Seleccionar destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia, de la pestaña Correspondencia - Antes de introducir los valores de los campos hay que modificar si fuera necesario los campos de nuestro archivo de datos. Para ello es necesario hacer clic en Personalizar columnas en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

[Audio] - En la ventana de Personalizar lista de direcciones hay que realizar los cambios necesarios mediante los botones Agregar, Eliminar, Cambiar nombre, Subir y Bajar. Luego confirmar los cambios haciendo clic en Aceptar Por ejemplo, no existe un campo para el segundo apellido, que se puede crear haciendo clic en el botón Agregar. También se puede cambiar el orden de los campos, utilizando los botones Subir y Bajar. - Una vez introducidos todos los Nombres de campo se cierra la ventana de Nueva lista de direcciones haciendo clic en Cerrar. - Ahora ya únicamente queda guardar este archivo en la carpeta que se desee. Insertar campos de combinación.

[Audio] Para incluir un campo de combinación: - Seleccionaremos el campo deseado tras hacer clic en el botón Insertar campo combinado. - El campo aparecerá en el documento principal entre "<<" y ">>", que nos indica que allí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. 6. Ver datos combinados Para ver el aspecto que tendrá el documento combinado haremos clic en el icono Vista previa de resultados. Este icono nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. Si estamos viendo el documento combinado, a veces es un poco complicado localizar los campos que son del origen de datos. Una forma fácil de localizarlos es hacer clic sobre el icono Resaltar campos de combinación y los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

[Audio] 7. Filtrar destinatarios Para seleccionar los registros que han de ser combinados basta marcarlos en la casilla correspondiente. Ahora bien, si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación, tenemos que seleccionar Filtrar en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, que se abre tras hacer clic sobre el botón Editar lista de destinatarios..

[Audio] En la pestaña Filtrar registros pondremos la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. 8. Ordenar destinatarios En la pestaña Ordenar registros del cuadro de diálogo Opciones de consulta, veremos las opciones para ordenar los registros.

[Audio] Seleccionaremos en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente o descendente. Podemos también ordenar por varios campos rellenando Luego por. 9. Asignar campos Cuando insertamos campos de combinación, Word tiene definidos unos campos estándares que no tienen por qué coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos. Para solucionar esto, tenemos el icono Asignar campos del grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos. En este cuadro de diálogo tenemos a la izquierda la lista de los campos estándares de Word para combinar correspondencia y a la derecha los nombres de los campos del origen de datos que corresponden a cada campo estándar. Si se llaman igual, Word hace la asociación automáticamente, pero sino habrá que desplegar la lista y elegir el campo a asociar..

[Audio] 10. Combinar al imprimir o combinar en correo electrónico: Desde el botón Finalizar y combinar, podemos Editar documentos individuales, Imprimir los documentos o enviarlos por correo electrónico, dependiendo de la selección realizada. En cualquiera de estas tres opciones hay que completar el cuadro de diálogo correspondiente. Tanto en un caso como en otro podremos imprimir Todos los registros, el Registro actual o un grupo de registros (Desde:…. Hasta:….)..

[Audio] En la combinación en correo electrónico deberemos poner la dirección del destinatario seleccionándolo de la lista desplegable del campo Para y escribiremos el texto del asunto en el campo correspondiente. Recuerda que sólo podrás utilizar la opción de combinación en correo electrónico si utilizas el programa de correo de Office. 11. Crear e imprimir etiquetas Un archivo origen de datos, se puede utilizar para imprimir hojas de etiquetas, postales o sobres. Para crear etiquetas se sigue un proceso similar al de creación de cartas modelos. Los pasos a seguir son: Preparar el archivo de origen de datos. Preparar el documento principal seleccionando el estilo de etiqueta Introducir los campos de combinación en una celda como plantilla para las celdas siguientes. Combinar el documento principal y origen de datos. En este paso, se pueden imprimir las etiquetas o crear un documento de etiqueta nuevo para utilizarlo siempre que enviemos algo al mismo grupo de personas..