ITR-ADM-003 - REV01 - FICHA DE ORÇAMENTO & RELATÓRIO DE DESPESAS

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 1 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Nome Rubrica Elaborado por: Marlene Teixeira Verificado por: Kassielle Marthins Avaliado por: Kleber Simões Aprovado por: Marlene Teixeira.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 2 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. SUMÁRIO 1 OBJETIVO E APLICAÇÃO ......................................................................................................................... 3 2 CONTROLE DE REVISÕES ....................................................................................................................... 3 3 DESCRIÇÃO DA INSTRUÇÃO ................................................................................................................... 3 3.1. Finalidade do formulário ........................................................................................................................ 3 3.2. Instruções para preenchimento do formulário .................................................................................... 3 4 RECURSOS ................................................................................................................................................ 8 4.1 Recursos Humanos ................................................................................................................................. 8 4.2 Recursos Materiais .................................................................................................................................. 8 5 TREINAMENTO .......................................................................................................................................... 8 5.1 Treinamento do Documento ................................................................................................................... 8 5.2 Treinamento das Atividades ................................................................................................................... 8 6 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ............................................................................................................. 8 7 ABREVIATURAS E DEFINIÇÕES .............................................................................................................. 8 8 DISTRIBUIÇÃO RECOMENDADA ............................................................................................................. 8 9 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 8.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 3 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. 1 OBJETIVO E APLICAÇÃO Instruir no preenchimento do formulário de acordo com a cada necessidade: realização de orçamento, solicitação de reembolso ou apresentação de compra/serviço já realizado, solicitação de adiantamento e acerto de contas de adiantamento recebido. 2 CONTROLE DE REVISÕES Revisão Data Alterações / Descrição Responsável 00 19/04/2023 Original Marlene Teixeira 01 21/01/2025 Atualizado o código do documento, com a exclusão da primeira trigrama (da empresa) bem como substituído a nova marca (logotipo) sem alteração do conteúdo. Biblioteca de Gestão 3 DESCRIÇÃO DA INSTRUÇÃO 3.1. Finalidade do formulário O colaborador deverá preencher o formulário selecionando a opção que adeque a sua Finalidade: a) Orçamento: para solicitar a aprovação de uma compra ou execução de serviço, o colaborador deverá apresentar três cotações juntamente com o formulário preenchido para que o gestor possa avaliar qual a melhor opção dos orçamentos apresentados. Caso a opção não seja a de menor valor, o gestor poderá aprovar desde que justifique sua decisão no campo “Justificativa” do formulário. Da mesma forma, caso uma sequência de orçamentos realizados num período de três meses do mesmo fornecedor apresente o melhor preço, pelo mesmo período de três meses será possível efetuar a compra diretamente por este fornecedor, porém registrando essa informação no campo “Justificativa”. Após esse período, será necessário realizar novos orçamentos para avaliar se o fornecedor continua apresentando o melhor preço; b) Despesa/reembolso: Caso o colaborador queira o reembolso de uma despesa efetuada com recursos próprios, essa é a opção indicada. Caso a compra/serviço já tenha sido realizada e o pagamento será efetuado pela empresa, também deve-se selecionar essa opção. Nesse caso, deve-se informar no campo “Justificativa” o motivo da compra/serviço ter realizado diretamente sem ter passado pelo processo de cotação; c) Adiantamento: Caso haja necessidade do colaborador solicitar adiantamento prévio para despesas de deslocamento/estadia, refeições fora de base, efetuar compra emergencial sem o processo da realização de 03 cotações (desde que previamente aprovada pelo gestor) ou pagamento antecipado para fornecedor/prestador de serviços, deve-se selecionar essa opção. E, em alguns casos, quando no mesmo relatório for solicitado um adiantamento e a apresentação de uma despesa (ex. diária de alimentação + adiantamento para deslocamento) então, nesse caso, será necessário selecionar as caixas “Despesa/reembolso” e “Adiantamento” no campo Finalidade. d) Acerto de adiantamento: Caso o colaborador tenha recebido recursos para adiantamento de viagem ou compra emergencial, será necessário preencher um novo relatório de despesa selecionando essa opção e registrando no campo “valor do adiantamento” o montante recebido previamente e, no campo “justificativa”, a data em que recebeu o crédito 3.2. Instruções para preenchimento do formulário Seguir as instruções abaixo para o adequado preenchimento do formulário:.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 4 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. ✓ O campo “RD nº” será preenchido e controlado pelo setor financeiro. Este código será inserido no sistema financeiro, vinculando o documento fiscal ao formulário aprovado; ✓ Apenas os campos destacados em AZUL/caixas de seleção poderão ser preenchidos/selecionados. Os demais campos ficarão bloqueados para alteração; ✓ Inserir no campo “data do registro” a data em que o formulário foi preenchido; ✓ Já a data de ocorrência é a data em que ocorreu/ocorrerá a finalidade especificada no relatório (ex. Data do cupom fiscal/NF; data da emissão da TFAC; data de início do período de missão fora de base; data do adiantamento; data do orçamento); ✓ Unidade Pagadora -> Indicar para qual a unidade a compra/serviço será faturada: ◦ TAX -> AeroMaster Matriz ◦ ESC -> Master Escola ◦ MNT -> Master Oficina Matriz ◦ MACAÉ -> Aeromaster Filial ✓ Solicitante -> Informar nome e sobrenome de quem está efetuando a cotação, solicitando de reembolso/adiantamento ou efetuando a prestação de contas do adiantamento recebido. ✓ Setor -> Selecionar o setor vinculado a despesa (ex: compra de material de escritório: setor Administrativo; diária alimentação: Manutenção no caso de mecânicos e Operações Aéreas no caso de tripulantes); ✓ No campo despesa deve-se mencionar de forma sucinta a compra/serviço realizado (ex. bobina de plástico bolha) e mais abaixo, no campo “Especificar motivo da compra/serviço e local da aplicação”, detalhar o motivo da compra/serviço e onde o item será utilizado/aplicado (ex. Material a ser utilizado na embalagem de ferramentas a serem remetidas para calibração na empresa Calimax). ✓ Não serão aceitos formulários com descrição imprecisa ou incompleta do motivo da compra/prestação de serviços (ex. Compra de material para manutenção; frete rodoviário; manutenção de impressora, etc). É fundamental que seja especificada a finalidade e aplicação da compra/ prestação de serviços (ex. Aquisição de computador com acessórios para instalação e uso do setor de check-in; manutenção do ar-condicionado da sala de administração – equipamento inoperante; compra programada de consumíveis para atendimento da manutenção de 100 horas da aeronave PR-CHD; reparo da impressora do setor de operações – equipamento está prendendo as folhas na bandeja superior, impossibilitando a impressão/escaneamento de diversas páginas ao mesmo tempo). ✓ Os campos “cotação 01”, “cotação 02” e “cotação 03” deverão ser alterados com o nome do fornecedor/prestador cotado para melhor visualização da empresa aprovada. ✓ Os campos com totalização serão preenchidos automaticamente ao digitar quantidade e valor unitário. ✓ No campo Valor Aprovado, indicar qual das três cotações apresentou menor valor (digitar “=” e clicar na célula correspondente ao valor aprovado e teclar “enter”. O valor aprovado será destacado automaticamente em Valor da Despesa e Total a Reembolsar/Receber). ✓ Em caso de adiantamento prévio, informar o valor recebido no campo “Valor do Adiantamento” para o formulário calcular a diferença que a empresa deverá ressarcir o colaborador ou quando o colaborador deverá restituir a empresa. Indicar no campo “Justificativa” a data em que o beneficiário recebeu o adiantamento. ✓ Para os campos que aparecem com o símbolo de filtragem deve-se selecionar uma das opções da lista. Não será aceito digitação de dados nesses campos (campos: Setor, Status, Área Custo, Tipo Despesa, Frequência, Banco) ✓ Em Fornecedor/Prestador aprovado, informar o nome completo/razão social de quem receberá o crédito. ✓ CNPJ/CPF do beneficiário: indicar o CNPJ ou CPF de quem receberá o crédito. ✓ Indicar a data prevista para entrega da mercadoria ou da prestação de serviços. Essa informação, juntamente com a condição de pagamento, será utilizada para calcular a data prevista de pagamento. Caso seja acordada uma data de pagamento, mencionar essa informação no campo “Informar parcelamento ou data do pagamento”. ✓ É obrigatório o preenchimento dos campos Forma e Condição de pagamento. Em caso de pagamento por transferência/ PIX/ TED, é obrigatório a informação de todos os dados bancários e chave PIX. Exceto.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 5 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. no caso de pagamento por PIX, caso o fornecedor já tenha recebido anteriormente, então poderá informar apenas a PIX no formulário. O não preenchimento dessas informações poderá acarretar na devolução do formulário ao solicitante. ✓ Para preencher o Status, veja na subpasta “Fluxo” qual o código de status correspondente a da despesa. ✓ Para uso EXCLUSIVO DA MASTER OFICINA → Classificação da compra: numa aquisição de produto, esse campo deverá ser preenchido pelo setor de suprimentos da manutenção, conforme orientação abaixo: • Caso a compra seja efetuada pela Master Oficina, deve-se selecionar “comercialização” quando o produto for faturado ao cliente por meio de uma NF de venda (DANFE). • A opção “custo H/H” será utilizada quando o item for um consumível. • Para as compras efetuadas pelas empresas Master Escola e Aeromaster, utilizar sempre a opção “uso e consumo”. • Caso a compra/serviço realizado seja para atender a uma aeronave específica de terceiros, indicar o prefixo da aeronave do cliente. Vale ressaltar que: a) O formulário deverá ser enviado por e-mail ao setor financeiro ([email protected]) juntamente com todos orçamentos e comprovantes de despesas; b) Formulários parcialmente preenchidos ou sem a assinatura do solicitante e/ou gestor serão devolvidos, o que poderá acarretar o atraso do pagamento ou na programação de pagamento; c) Só serão aceitos documentos contabilmente válidos, tais como: Nota fiscal de compra (DANFE), nota fiscal de serviço (emitido por Prefeitura), cupom fiscal e, em raros casos, recibo como de táxi/Uber, comprovante de cartório ou recibo de profissional autônomo (desde que devidamente identificado com o código de registro da sua categoria); em relação ao cupom fiscal, para ter validade, deve constar no documento o texto “Cupom Fiscal Eletrônico – SAT” e o código de barras no documento. Veja imagem abaixo:.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 6 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. d) Não serão aceitos como comprovante de despesa: ticket de pagamento do cartão de crédito/débito; recibo de papelaria; ordem de compra; ordem de serviço; formulário de pedido; cupom (sem as especificações acima). Exemplos:.

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 7 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. e) Em caso de compra de mercadoria (DANFE), é obrigatório o envio da NF e arquivo XML juntamente com o formulário de despesas; f) As NFs/comprovantes de pagamento deverão estar escaneados em formato PDF. Não serão aceitos documentos escaneados fora de enquadramento, com dados ilegíveis ou com informações borradas. g) Em caso de dúvida no preenchimento do formulário, o colaborador poderá contar com o setor financeiro para qualquer esclarecimento que se faça necessário..

Código: ITR-ADM-003 Revisão: 01 Data: 27/01/25 Página: 8 / 8 FICHA DE ORÇAMENTO/RELATÓRIO DE DESPESAS Este documento, AO SER IMPRESSO, será considerado CÓPIA NÃO CONTROLADA. Consultar sempre a última versão disponível na Biblioteca de Gestão Digital. 4 RECURSOS 4.1 Recursos humanos É necessário sempre que o colaborador leia atentamente as instruções de preenchimento e cumpra todas as orientações. 4.2 Recursos materiais Não aplicável. 5 TREINAMENTO 5.1 Treinamento do documento A leitura dessa instrução de trabalho é autoexplicativo e dispensa treinamento. 5.2 Treinamento das atividades Não aplicável. 6 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não aplicável. 7 ABREVIATURAS E DEFINIÇÕES Não aplicável. 8 DISTRIBUIÇÃO RECOMENDADA Cópia Detentor Digital Biblioteca de gestão digital; e sistema informatizado via web (Intranet). 9 ANEXOS Identificação Título Revisão FOR-ADM-016 Ficha de orçamento/relatório de despesa 06.