Guia_Uso_Inventra

[Audio] GUÍA DE USO DE LA PLATAFORMA Diagnóstico económico y gestión de usuarios Para Dirección y Responsable · Inventra Consulting Te damos la bienvenida a Inventra. En esta guía vas a aprender a usar la plataforma en dos áreas clave: el diagnóstico económico de tus hoteles, y la gestión de los usuarios de tu equipo. Iremos paso a paso; no necesitas ningún conocimiento técnico previo. Empecemos..

[Audio] EN ESTA GUÍA Qué vas a aprender A B El diagnóstico económico Dar de alta usuarios ▪ Cómo entrar y moverte por la vista ▪ Elegir hotel y periodo, comparar años ▪ Financiero: tu cuenta de resultados ▪ Analítico: cuánto ahorras con el stock ▪ Añadir hoteles y subir la P&G ▪ Quién puede invitar y con qué cargo ▪ Crear la invitación y compartir el enlace ▪ Los tres niveles de acceso al estudio ▪ Cómo se registra el nuevo usuario ▪ Gestionar el equipo después del alta Inventra Consulting · Guía de uso de la plataforma La guía tiene dos partes. En la primera verás el diagnóstico económico: cómo entrar, elegir el hotel y el periodo, y leer las dos pestañas, la financiera y la analítica; también cómo añadir hoteles y cargar sus datos. En la segunda parte verás cómo dar de alta a los usuarios de tu equipo, con las opciones de acceso al estudio y cómo se registran. Vamos con la primera parte..

[Audio] A Primera parte El diagnóstico económico Primera parte: el diagnóstico económico. Este módulo convierte la cuenta de resultados de tus hoteles en una foto clara de su salud económica, y en una cifra concreta: cuánto dinero puedes recuperar con un mejor control del stock de alimentos y bebidas..

[Audio] Paso 1 · El diagnóstico Cómo entrar ▪ En el menú lateral, grupo Diagnóstico, pulsa Estudios. ▪ Se abre en el consolidado de toda tu cadena. ▪ Debajo verás cada hotel por separado. Inventra Consulting · Guía de uso de la plataforma Para entrar al diagnóstico, ve al menú lateral de la izquierda y, dentro del grupo Diagnóstico, pulsa Estudios. La vista se abre directamente en el consolidado de toda tu cadena, es decir, la suma de todos tus hoteles. Y justo debajo tienes cada hotel por separado, por si quieres mirar uno en concreto..

[Audio] Paso 2 · El diagnóstico Elige qué miras y de qué periodo ▪ Ver: toda la cadena (Agregado) o un hotel. ▪ Periodo: mes o año, y el ejercicio. ▪ Comparar: contrasta con otro año. ▪ Debajo, dos pestañas: Financiero y Analítico. Antes de leer nada, dos controles mandan sobre todo lo que ves debajo. El primero es Ver: eliges si miras toda la cadena junta, lo que llamamos Agregado, o un hotel concreto. El segundo es el Periodo: eliges mes o año, y el ejercicio; y si marcas Comparar, lo contrastas con otro año, por defecto el anterior. Debajo tienes las dos pestañas: Financiero y Analítico..

[Audio] Paso 3 · El diagnóstico Pestaña Financiero ▪ Tu cuenta de resultados completa. ▪ Ingresos, GOP y margen del hotel. ▪ Indicadores de hostelería y de rentabilidad. ▪ Los triángulos marcan la variación frente al año anterior. La pestaña Financiero es tu cuenta de resultados completa: los ingresos, el resultado bruto de explotación, que llamamos GOP, y el margen. Además verás los indicadores típicos de hostelería, como la ocupación o el precio medio, y los de rentabilidad. Cada cifra se compara con el año anterior: los triángulos hacia arriba o hacia abajo te indican si has mejorado o empeorado..

[Audio] Paso 4 · El diagnóstico Pestaña Analítico ▪ Cuánto se escapa por el control del stock. ▪ La cifra grande: el ahorro anual a tu alcance. ▪ Debajo, tu ratio de coste de alimentos y bebidas... ▪ ...frente al rango sano del sector. La pestaña Analítico traduce el coste de alimentos y bebidas en una oportunidad de ahorro. La cifra grande es el ahorro anual que tienes al alcance con un mejor control del stock. Y debajo ves tu ratio de coste de alimentos y bebidas comparado con el rango sano del sector. Cuanto más alto esté tu ratio por encima del objetivo, mayor es tu margen de mejora..

[Audio] Paso 5 · El diagnóstico Compara tus hoteles ▪ La tabla Comparativa enfrenta todos tus hoteles. ▪ Ingresos, margen, ratio, coste por estancia, días de inventario. ▪ El ratio más alto marca la mayor oportunidad de mejora. Si tienes varios hoteles, la tabla Comparativa por hotel los enfrenta a todos: ingresos, margen, ratio de coste, coste por estancia y días de inventario. Es muy útil para ver de un vistazo dónde actuar primero: el hotel con el ratio de coste más alto es el que más margen de mejora tiene..

[Audio] Paso 6 · El diagnóstico Añade un hotel nuevo ▪ En Estudios: + Añadir hotel al diagnóstico. ▪ Escribe nombre, categoría y número de habitaciones. ▪ Pulsa Crear hotel y estudio. ▪ Queda listo para cargarle datos. Si incorporas un hotel nuevo al diagnóstico, es muy sencillo. En Estudios, pulsa Añadir hotel al diagnóstico, escribe su nombre, la categoría en estrellas y el número de habitaciones, y pulsa Crear hotel y estudio. El hotel queda creado y listo para cargarle sus datos, que es lo que veremos ahora..

[Audio] Paso 7 · El diagnóstico Carga los datos por Excel ▪ Los datos entran subiendo la cuenta de resultados en Excel. ▪ Elige el hotel y abre Subir Excel. ▪ Revisa la previsualización: cada mes, Válido o Bloqueado. ▪ Pulsa Guardar periodos válidos. Los datos del diagnóstico se cargan subiendo la cuenta de resultados en un archivo Excel. Selecciona el hotel arriba, abre Subir Excel, elige el archivo y revisa la previsualización: cada mes aparecerá como Válido o como Bloqueado, para que veas antes de guardar que todo cuadra. Cuando esté bien, pulsa Guardar periodos válidos. Y con esto termina la primera parte..

[Audio] B Segunda parte Dar de alta usuarios Segunda parte: dar de alta usuarios. En Inventra cada persona del hotel entra con su propio usuario. Esto mantiene el rastro de quién hace cada cosa, y te permite dar a cada uno justo lo que necesita. El alta tiene dos pasos muy sencillos, y ahora los vemos..

[Audio] Quién puede dar de alta Solo puedes otorgar un cargo igual o inferior al tuyo Dirección Responsable Empleado Invita a dirección, responsable y empleado Invita a responsable y empleado No invita a nadie Si intentaras dar un cargo superior al tuyo, el sistema lo rechaza automáticamente. Inventra Consulting · Guía de uso de la plataforma Antes de nada, quién puede invitar. Solo dirección y responsable pueden dar de alta a gente nueva, y siempre con una regla: solo puedes otorgar un cargo igual o inferior al tuyo. Dirección puede invitar a cualquiera; responsable, a responsable y empleado; y un empleado no invita a nadie. No te preocupes por equivocarte: si intentas dar un cargo superior al tuyo, el sistema lo rechaza solo..

[Audio] Paso 1 · Alta de usuarios Crea la invitación ▪ En Organización, entra en Usuarios. ▪ Email: clave; se registrará con ese mismo correo. ▪ Nombre (opcional) y Cargo. ▪ Acceso al estudio: aparte del cargo. ▪ Pulsa Crear invitación. Vamos con el primer paso. En el menú lateral, dentro de Organización, entra en Usuarios. Arriba, en Invitar a alguien, rellena el formulario. Lo más importante es el email: es la pieza clave, porque la persona tendrá que registrarse exactamente con ese mismo correo. Pones el nombre, que es opcional, el cargo, y si quieres, su acceso al estudio, que es aparte del cargo. Pulsas Crear invitación y, debajo, aparece el enlace de registro para compartir..

[Audio] Acceso al estudio Tres niveles, independientes del cargo Ver estudio Editar estudio Sin acceso No ve el estudio. Lo consulta en solo lectura: KPIs, cuenta de resultados y diagnóstico. Además, carga y edita los datos: sube la P&G y da de alta hoteles. El acceso al diagnóstico económico, lo que llamamos el estudio, es independiente del cargo: lo ajustas por separado para cada persona. Hay tres niveles. Sin acceso: la persona no ve el estudio. Ver estudio: puede consultarlo en solo lectura, los indicadores, la cuenta de resultados y el diagnóstico, sin cambiar nada. Y editar estudio: además de ver, puede cargar y editar los datos, subir la cuenta de resultados y dar de alta hoteles..

[Audio] Paso 2 · Alta de usuarios Comparte el enlace de registro ▪ Al crear la invitación, la pantalla muestra un recuadro con el enlace de registro. ▪ Cópialo y házselo llegar a la persona por correo, WhatsApp, etc. ▪ Envía también el correo exacto con el que debe registrarse. ▪ El enlace es la página Crear cuenta de la app (app.inventraconsulting.com/registro). El segundo paso es compartir el enlace. Nada más crear la invitación, la pantalla te muestra un recuadro con el enlace de registro. Cópialo y házselo llegar a la persona, por correo, por WhatsApp, como prefieras; y muy importante, envía junto al enlace el correo exacto con el que debe registrarse. Ese enlace es simplemente la página Crear cuenta de la aplicación..

[Audio] Paso 3 · Alta de usuarios Así se registra el usuario ▪ Abre el enlace que le pasaste. ▪ Escribe su correo (el de la invitación) y una contraseña. ▪ Pulsa Crear cuenta. ▪ Confirma el correo si se le pide. ▪ Listo: entra y ve solo lo que su acceso permite. El tercer paso lo hace la persona invitada, en su propio dispositivo, siguiendo el enlace que le pasaste. Abre el enlace, escribe su correo, el mismo de la invitación, y elige una contraseña de al menos ocho caracteres. Pulsa Crear cuenta. Si se le pide, confirma el correo desde el email que reciba. Y listo: ya puede entrar, y verá únicamente lo que su cargo y su acceso al estudio le permiten..

[Audio] Después del alta Gestiona el equipo ▪ En Usuarios, la sección Equipo lista a todos. ▪ Acceso al estudio: cambia su nivel cuando quieras. ▪ Desactivar / Reactivar: quita o devuelve el acceso, reversible. ▪ Eliminar: borra el usuario de forma permanente. Una vez dada de alta la gente, la puedes gestionar. Más abajo, en Usuarios, la sección Equipo lista a todo el mundo. Sobre cada persona que puedes gestionar tienes tres cosas: cambiar su acceso al estudio cuando quieras; desactivar o reactivar, que quita o devuelve el acceso sin borrar nada y es reversible, ideal cuando alguien puede volver; y eliminar, que borra el usuario de forma permanente. Y mientras alguien no complete su registro, lo verás en invitaciones pendientes, por si te equivocaste de correo y quieres cancelarla..

[Audio] Ya sabes manejar la plataforma Consulta el diagnóstico económico de tus hoteles y da de alta a tu equipo, cada uno con el acceso que le corresponde. Cualquier duda, escríbenos. · Inventra Consulting Y con esto ya sabes manejar las dos áreas principales de la plataforma: consultar el diagnóstico económico de tus hoteles, y dar de alta a las personas de tu equipo con el acceso que necesita cada una. Si te surge cualquier duda, estamos a tu disposición. Gracias por acompañarnos..