PowerPoint Presentation

[Audio] Zdravo svima. U ovoj sesiji fokusiraćemo se na monitoring uticaja u EU projektima. Prezentacija polazi iz perspektive upravljanja komunikacijom, diseminacijom i eksploatacijom rezultata, sa naglaskom na to kako se ove aktivnosti planiraju, prate i izveštavaju tokom projekta. U projektu TALLHEDA, radni paket za komunikaciju, diseminaciju i eksploataciju vodi Smart Agro Hub. Cilj ovog dela radionice je da vas provede kroz logiku monitoringa uticaja i pokaže kako DEC plan može da se koristi kao praktičan alat za upravljanje projektom, a ne samo kao formalni deliverable..

[Audio] Sesija je podeljena na dva glavna dela: šta radimo tokom projekta i šta radimo nakon završetka projekta. Tokom projekta ćemo govoriti o tome šta znači monitoring uticaja, šta je DEC plan, kako se on izrađuje, kako se prati i koje greške su najčešće. Zatim ćemo pogledati šta se dešava nakon zatvaranja projekta, jer obaveze komunikacije, diseminacije i eksploatacije ne prestaju nužno završetkom finansiranja. Na kraju prelazimo na praktičnu vežbu, u kojoj ćete pripremiti osnovu komunikacionog i diseminacionog plana..

[Audio] Monitoring uticaja znači praćenje da li projekat zaista stvara promene koje je obećao, a ne samo da li proizvodi deliverable-e. Da bismo to razumeli, važno je razlikovati output, outcome i impact. Output je ono što projekat direktno proizvede. Na primer, tri održane trening sesije predstavljaju output. Outcome je promena koja nastaje kao rezultat tog output-a. U istom primeru, outcome može biti to što je četrdeset učesnika steklo nove veštine. Impact je šira i dugoročnija promena koja proizlazi iz output-a i outcome-a. Na primer, ako te nove veštine doprinesu boljim mogućnostima zapošljavanja u određenom regionu, to je deo uticaja. Monitoring uticaja je zato proces provere da li se uticaj obećan u Grant Agreement-u zaista ostvaruje. Osnovni princip je jednostavan: ne možete upravljati onim što ne merite. Ako tokom projekta ništa ne merite, na kraju je vrlo teško pokazati da je postignuta stvarna promena..

[Audio] DEC plan je obično rani projektni deliverable, često predviđen oko šestog meseca projekta. On definiše strategiju za diseminaciju, eksploataciju i komunikaciju tokom trajanja projekta. U ovom dokumentu konzorcijum navodi koji rezultati i znanje će biti deljeni, sa kim će biti deljeni, kroz koje kanale i formate i kada. Takođe se definiše ko je odgovoran za svaku aktivnost i koji indikatori će meriti uspeh. U Horizon Europe i mnogim drugim EU programima, DEC plan nije samo formalni zahtev. On je mapa puta za postizanje uticaja. Pomaže konzorcijumu da od opštih namera dođe do strukturisanog skupa ciljnih grupa, kanala, aktivnosti, odgovornosti, rokova i ključnih indikatora uspeha..

[Audio] DEC plan se sastoji od tri stuba: komunikacije, diseminacije i eksploatacije. Ovi pojmovi su povezani, ali ne znače isto. Komunikacija je pre svega usmerena na širu javnost i šire grupe zainteresovanih strana. Ona priča priču o projektu, objašnjava zašto projekat postoji i podiže svest o izazovu kojim se projekat bavi. Tipične komunikacione aktivnosti su društvene mreže, saopštenja za medije, newsletter-i, veb-sajt, video materijali i javni događaji. Diseminacija je deljenje projektnog znanja i rezultata sa specifičnim naučnim, stručnim ili sektorskim zajednicama. To mogu biti publikacije, konferencijski radovi, usmene prezentacije, poster prezentacije, tehnički brief-ovi i drugi materijali usmereni na rezultate. Eksploatacija ide korak dalje. Ona se odnosi na pretvaranje rezultata u vrednost. Ta vrednost može biti komercijalna, ali može biti i društvena, obrazovna, politička, ekološka ili institucionalna. Rezultat ne treba samo proizvesti i ostaviti neiskorišćenim; eksploatacija postavlja pitanje kako će se rezultat preuzeti i koristiti izvan projekta..

[Audio] Različiti ciljevi zahtevaju različite rute. Komunikacione rute uglavnom imaju za cilj podizanje svesti, pa često uključuju društvene mreže, video materijale, podkaste, medijske članke, veb-sajt i događaje za širu publiku. Diseminacione rute su usmerene na rezultate i na publiku koja te rezultate može da koristi ili nadogradi. One uključuju naučne radove, konferencijske zbornike, usmene prezentacije, poster prezentacije i stručne događaje. U praksi može postojati preklapanje. Radionica može biti komunikaciona aktivnost ako je namenjena široj javnosti, ali može biti i diseminaciona aktivnost ako je namenjena istraživačima, praktičarima ili specifičnim zainteresovanim stranama. Clustering aktivnosti takođe mogu pripadati obema kategorijama: zajednička javna radionica sa drugim projektom može biti komunikacija, dok bi zajednički naučni rad bio diseminacija. Ključno pitanje je uvek: ko je publika i koja je svrha aktivnosti?.

[Audio] Za dobar komunikacioni i diseminacioni plan prvi korak je identifikacija rezultata i znanja. To mogu biti trening materijali, policy handbook, alati, aplikacije, skupovi podataka, metodologije ili drugi projektni output-i. Korisno je razlikovati foreground znanje, koje nastaje tokom projekta, od background znanja, koje je postojalo pre projekta. Drugi korak je mapiranje publike. Za svaki rezultat treba postaviti pitanje ko treba da zna za njega i ko može da deluje na osnovu njega. Na primer, aplikacija za detekciju bolesti može pre svega biti namenjena farmerima, dok policy handbook može biti namenjen donosiocima odluka. Kada je publika jasna, mogu se odrediti odgovarajući kanali i aktivnosti. Sledeći koraci su postavljanje SMART indikatora, dodela odgovornosti i rokova, kao i uvođenje monitoring tačaka. SMART indikatori treba da budu specifični, merljivi, dostižni, relevantni i vremenski određeni. Na primer: dostići 500 jedinstvenih posetilaca veb-sajta do meseca 18. Odgovornosti moraju biti jasno podeljene među partnerima, jer je u velikim konzorcijumima inače teško pratiti ko je šta uradio i do kada..

[Audio] Monitoring počinje od Grant Agreement-a. Lider komunikacije i diseminacije treba najpre da proveri KPI-je koji su već definisani u Sekciji 2 Grant Agreement-a, jer su ti indikatori dogovoreni tokom pripreme predloga i postaju projektne obaveze. Nakon toga, zadaci se raspodeljuju partnerima u skladu sa njihovim person-months i ulogom u projektu. Svi partneri obično imaju određeni napor u komunikaciji, diseminaciji i eksploataciji, mada nivo napora nije isti za sve. Raspodela zato treba da bude fer i proporcionalna. Za praćenje aktivnosti može se koristiti jednostavan monitoring fajl, najčešće Excel tabela. U njemu treba prikupljati isti tip informacija koji će kasnije biti potreban za EU Portal: naziv aktivnosti, tip aktivnosti ili alata, ciljna grupa, datum, ishod, dokaz i druge relevantne detalje. Ako partner sprovede aktivnost, ali je nikada ne prijavi lideru radnog paketa, iz perspektive izveštavanja to je skoro kao da aktivnost nije ni urađena. Zato je važno održati uvodni sastanak sa svim partnerima, objasniti monitoring proces, pokazati šablone i jasno predstaviti odgovornosti. Mesečni ili redovni DEC sastanci zatim mogu služiti za proveru napretka i podsećanje partnera na njihove obaveze..

[Audio] U radnim paketima za diseminaciju, eksploataciju i komunikaciju često se ponavljaju iste greške. Prva greška je da se DEC plan napiše jednom i nikada više ne pogleda. DEC plan treba da bude živi dokument koji se proverava i ažurira tokom projekta. Druga greška je nejasna raspodela zadataka među partnerima. Ako odgovornosti nisu jasne, sprovođenje i izveštavanje postaju slabi. Još jedna česta greška je merenje aktivnosti umesto dosega ili uticaja. Na primer, samo broj pratilaca nije dovoljan ako nema angažovanja ili dokaza da se zaista dolazi do ciljne publike. S tim je povezana i greška pokušaja da se targetiraju svi. Ako je ciljna grupa preširoka, poruka postaje previše opšta i aktivnost gubi fokus. Projekti takođe često mešaju diseminaciju i komunikaciju, ili se eksploatacijom bave tek u završnom izveštajnom periodu. Eksploataciju treba planirati od početka, jer je direktno povezana sa tim kako će projektni rezultati biti korišćeni nakon što budu proizvedeni..

[Audio] Završetak projekta ne znači automatski i kraj obaveza diseminacije i eksploatacije. Finansiranje se završava i formalna struktura konzorcijuma se može ugasiti, ali odgovornosti vezane za rezultate mogu da traju i dalje. U zavisnosti od konkretnog Grant Agreement-a, partneri mogu imati obavezu da određene DEC aktivnosti nastave nekoliko godina nakon završetka projekta. To može uključivati održavanje otvorenog pristupa publikacijama i podacima, vidljivost rezultata kroz repozitorijume ili CORDIS stranicu projekta, izveštavanje o eksploatacionim aktivnostima koje nastanu nakon projekta i obaveštavanje Evropske komisije o komercijalizaciji ili transferu intelektualne svojine. Zato DEC plan treba da uključi realističnu postprojektnu perspektivu. Ako niko ne održava rezultate nakon završetka projekta, oni vrlo brzo mogu postati nevidljivi, čak i kada je projekat proizveo vredne output-e..

[Audio] Eksploatacija je deo DEC plana koji projektne rezultate pretvara u trajnu primenu u realnom svetu. Komunikacija priča priču i gradi svest. Diseminacija deli znanje sa naučnim i stručnim zajednicama. Eksploatacija stvara vrednost iz rezultata. Na primer, komunikaciona aktivnost može predstaviti TALLHEDA kao projekat koji transformiše poljoprivredno obrazovanje kroz razvoj novih kurikuluma digitalne poljoprivrede za evropske univerzitete. To može biti podeljeno kroz LinkedIn objavu ili projektni newsletter. Diseminaciona aktivnost može predstaviti principe dizajna i pedagoški okvir TALLHEDA kurikuluma digitalne poljoprivrede kroz open-access naučni rad ili konferencijski zbornik. Eksploatacioni rezultat ide dalje: na primer, ako bi modul kurikuluma digitalne poljoprivrede bio formalno usvojen na partnerskim univerzitetima i integrisan u njihove osnovne studije, to bi pokazalo konkretnu upotrebu projektnog rezultata..

[Audio] U Horizon Europe projektima, eksploatacija znači upotrebu rezultata za razvoj, stvaranje, plasiranje ili unapređenje proizvoda ili procesa, za stvaranje i pružanje usluge, za aktivnosti standardizacije ili za oblikovanje politika. Jednostavno pravilo je sledeće: ako projektni rezultat na bilo koji način koristi neko izvan konzorcijuma, to je eksploatacija. Uloga konzorcijuma je da tu upotrebu planira, prati i izveštava. Eksploatacija može imati različite oblike. Može biti komercijalna, kada rezultati postanu proizvodi, usluge ili licencirana intelektualna svojina. Može biti povezana sa politikama, kada rezultati utiču na zakone, javne strategije ili tehničke standarde. Može biti društvena ili ekološka, kada rezultati stvaraju merljive promene u zajednicama, ponašanjima ili ekosistemima. Može se odnositi i na znanje i kapacitete, na primer kroz kurikulume, obučene profesionalce ili trajne institucionalne veštine. Na kraju, eksploatacija može doprineti istraživačkoj izvrsnosti kroz nova istraživanja, doktorske teme ili nove projekte..

[Audio] Postoji nekoliko čestih zabluda o eksploataciji. Prva je da eksploatacija znači samo komercijalizaciju, pa se zato navodno ne odnosi na nekomercijalne projekte. To nije tačno. Evropska komisija eksplicitno prepoznaje nekomercijalnu eksploataciju, uključujući upotrebu u politikama, društvu, obrazovanju i istraživanju. Druga zabluda je da je objavljivanje naučnog rada već eksploatacija. Objavljivanje je diseminacija. Eksploatacija nastaje kada neko koristi to znanje, na primer u kurikulumu, politici, usluzi, novoj metodi ili daljem istraživanju. Treća zabluda je da je dovoljno samo navesti rezultate. Lista rezultata je početna tačka, ali ne i plan. Za svaki rezultat treba znati ko će ga eksploatisati, kako, do kada, ko poseduje intelektualnu svojinu, ko je ciljna grupa ili tržište i kako će se meriti uspeh. Takođe je pogrešno pretpostaviti da se eksploatacija završava sa projektom ili da koordinator upravlja eksploatacijom za sve. Svaki beneficiary ima individualnu obavezu da eksploatiše rezultate koje poseduje ili su-poseduje, a aktivnosti eksploatacije mogu se izveštavati i nakon zatvaranja projekta..

[Audio] Horizon Europe ne finansira istraživanje samo da bi se proizveli output-i. Finansira promenu. Eksploatacija je mehanizam koji povezuje ono što projekat proizvede sa onim što društvo, sektor ili korisnici dobijaju. Lanac počinje aktivnostima: onim što radimo. Aktivnosti proizvode output-e: ono što stvaramo. Eksploatacija objašnjava šta radimo sa tim output-ima. Outcomes su kratkoročne promene koje nastaju tom upotrebom, a impact je dugoročnija sistemska promena. Ako konzorcijum ne može da objasni kako će se njegovi output-i koristiti, ko će ih koristiti i sa kojim rezultatom, onda još nema stvarni eksploatacioni plan. Eksploatacioni plan je zato most između projektnog rada i projektnog uticaja..

[Audio] Exploitable result je svaki output koji ima potencijal da bude korišćen izvan projekta, od strane nekoga, u nekom obliku, kako bi stvorio vrednost. Opseg je širi nego što mnogi projekti pretpostavljaju. Eksploatabilni rezultati mogu biti pronalasci i tehnička rešenja, novi procesi, uređaji ili metode, softver i algoritmi, skupovi podataka i baze podataka, know-how i metode, protokoli, formulacije, biljne sorte, publikacije, izveštaji, trening materijali i audio-vizuelni sadržaj. Važno je ne samo imenovati rezultat, već objasniti kako bi mogao da se koristi, ko bi ga koristio i koju vrednost bi mogao da stvori. Bez toga projekat ima listu output-a, ali još nema eksploatacioni plan..

[Audio] Horizon Europe široko definiše rezultate kao svaki materijalni ili nematerijalni output aktivnosti, uključujući podatke, know-how ili informacije, bez obzira na formu ili prirodu, bez obzira na to da li mogu biti zaštićeni, uključujući i sva prava povezana sa njima. To znači da rezultati nisu ograničeni na patente ili komercijalne proizvode. Oni mogu biti nematerijalno znanje, metode, dizajni, podaci, materijali ili obrazovni resursi. Intelektualna svojina može postojati kao koncept, izraz, metoda ili dizajn, a ne samo kao fizički predmet. Da bi rezultat bio važan za eksploataciono planiranje, on mora biti stvoren ljudskim intelektualnim radom i mora imati vrednost. Ta vrednost može proizlaziti iz tržišne ekskluzivnosti, licencnih prihoda, investicija, partnerstava, institucionalnih kapaciteta, policy uptake-a ili drugih oblika prednosti..

[Audio] Jedna od najvažnijih razlika u Horizon Europe projektima jeste razlika između foreground i background znanja. Foreground označava nove rezultate nastale tokom projekta. Ti rezultati pripadaju partneru ili partnerima koji su ih stvorili. Svaki beneficiary ima individualnu obavezu da eksploatiše svoje foreground rezultate, a ta obaveza se ne može jednostavno preneti na koordinatora. Foreground rezultati se prijavljuju u exploitation tabeli na EU Portalu i mogu biti zajednički posedovani ako ih je više partnera zajedno stvorilo. Background znanje je prethodno postojeće znanje koje partner unosi u projekat. Svaki partner zadržava vlasništvo nad svojim background znanjem. Drugim partnerima mogu biti potrebna prava pristupa tom znanju kako bi eksploatisali sopstvene foreground rezultate, ali ta prava moraju biti eksplicitno dogovorena. Background se obično navodi u Consortium Agreement-u, ne u Grant Agreement-u, i ne pojavljuje se u EU Portal exploitation tabeli..

[Audio] Eksploatacioni plan treba graditi strukturisano. Prvi korak je identifikacija eksploatabilnih rezultata. Konzorcijum treba da pregleda deliverable-e i aktivnosti i postavi pitanje da li bi neko izvan konzorcijuma mogao da koristi rezultat, nadogradi ga ili iz njega uči. Drugi korak je procena intelektualne svojine. Za svaki rezultat partneri treba da razjasne šta je foreground, šta je background, da identifikuju eventualno zajedničko vlasništvo i dogovore strategiju zaštite. Treći korak je analiza tržišta i zainteresovanih strana: kome je rezultat potreban, kakav je kontekst usvajanja i ko donosi odluke? Četvrti korak je procena spremnosti. Konzorcijum razmatra TRL ili druge relevantne skale spremnosti, kao i kapacitet odgovornog partnera da sprovede eksploatacionu rutu. Peti korak je definisanje rute i plana: odrediti eksploatacionu rutu, vlasnika, milestone-e, KPI-je i rokove. Na kraju, plan se mora pratiti i ažurirati tokom projekta, uključujući EU Portal u periodičnom izveštavanju..

[Audio] Monitoring eksploatacije ima više slojeva. Prvi je ugovorni sloj: impact obaveze iz Grant Agreement-a. Konzorcijum mora da prati da li projekat napreduje ka uticajima koje je obećao. Drugi sloj su eksploatabilni rezultati i eksploatacione rute. Za svaki rezultat projekat treba da zna šta je rezultat, ko ga poseduje, ko može da ga koristi i koja ruta će biti primenjena: otvoreni pristup, licenciranje, policy adoption, integracija u kurikulum, standardizacija ili neka druga ruta. Treći sloj je status intelektualne svojine i zaštite. Neki rezultati mogu ostati nezaštićeni, neki mogu biti zaštićeni, neki licencirani ili preneti, a neki javno dostupni. Konačno, prati se i spremnost rezultata. TRL nije jednokratna oznaka; može napredovati tokom projekta i treba ga ažurirati kada rezultat postane zreliji..

[Audio] Kod eksploatacije je važno izveštavati i šta je urađeno i šta se promenilo kao rezultat toga. Drugim rečima, svaki eksploatabilni rezultat treba da ima najmanje jedan activity KPI i jedan impact KPI. Activity KPI-jevi opisuju aktivnosti: sastanke sa potencijalnim korisnicima, prijave patenata, pregovore o licenciranju, događaje povezane sa eksploatacijom, konsultacije sa zainteresovanim stranama ili procene tržišta. Oni pokazuju da konzorcijum aktivno radi na eksploataciji. Impact KPI-jevi opisuju promenu: organizacije koje formalno usvoje rezultat, krajnje korisnike ili korisnike koji su dosegnuti kroz eksploatisani rezultat, policy dokumente ili standarde koji se pozivaju na projektne rezultate, ili ekonomsku i društvenu vrednost, kao što su prihodi, uštede, smanjenje emisija ili nova radna mesta. Izveštavanje samo o activity KPI-jevima jedan je od najčešćih načina da se napravi izveštaj koji je tehnički kompletan, ali i dalje slab iz perspektive evaluatora. Evaluator želi da vidi ne samo aktivnost, već i dokaze o usvajanju i vrednosti..

[Audio] Monitoring eksploatacije mora biti aktivno upravljanje projektom, a ne samo vežba za izveštavanje. Praktičan kalendar može uključiti dvomesečno interno izveštavanje koje vodi lider radnog paketa za eksploataciju. Ove kratke provere mogu postaviti pitanja: da li su se pojavili novi eksploatabilni rezultati, da li je bilo relevantnih događaja i da li su razgovori o usvajanju rezultata napredovali. Kvartalne provere sa svim liderima radnih paketa mogu zatim detaljnije sagledati napredak u odnosu na milestone-e, TRL ažuriranja i status intelektualne svojine. Pre svakog periodičnog izveštaja, koordinator i lider za eksploataciju treba da uporede exploitation tabelu sa impact obavezama, usklade activity i impact KPI-jeve i potvrde da postoji dokaz za svaki rezultat. Tokom zvaničnog periodičnog izveštavanja, svi beneficiary-ji moraju doprineti ažuriranoj exploitation tabeli i planu, prikazati napredak i proveriti napredak u odnosu na milestone-e..

[Audio] Exploitation canvas je praktičan alat za prikupljanje i strukturisanje informacija o eksploatabilnim rezultatima. Može biti jednostavan Excel repozitorijum koji se deli sa konzorcijumom i tretira kao živi dokument. Za svaki rezultat, canvas treba da uključi naziv rezultata, tip rezultata, opis, ciljane korisnike ili adoptere, odgovornog partnera i strukturu vlasništva, eksploatacione namere, milestone-e i activity KPI-jeve. Opis treba da bude dovoljno jasan da ga razume neko izvan projekta. Ciljani adopteri treba da pokažu ko će imati korist od rezultata ili ko će ga koristiti. Deo o vlasništvu je posebno važan, jer Evropska komisija očekuje da beneficiary-ji znaju ko poseduje svaki rezultat i ko je odgovoran za njegovu eksploataciju..

[Audio] Horizon Europe podrazumeva open science pristup kao osnovno pravilo. Naučne publikacije koje nastaju iz Horizon Europe finansiranja moraju biti otvoreno dostupne, a istraživački podaci treba da prate FAIR principe gde god je to moguće. Data Management Plan je takođe obavezan. Istovremeno, komercijalna ili strateška eksploatacija može zahtevati poverljivost. To može stvoriti napetost između open science obaveza i potrebe da se rezultati zaštite pre komercijalne ili institucionalne upotrebe. Korisno pravilo je: biti otvoren koliko je moguće, a zatvoren koliko je neophodno. U praksi to znači ispuniti open science zahteve, ali istovremeno zaštititi legitimne eksploatacione interese, intelektualnu svojinu i buduću vrednost rezultata..

[Audio] U ovom trenutku možemo zastati za pitanja. Cilj sesije bio je da razjasni kako su monitoring uticaja, DEC planiranje i eksploatacija međusobno povezani. Glavna poruka je da komunikaciju, diseminaciju i eksploataciju ne treba tretirati kao formalnost. To su aktivnosti upravljanja projektom koje pomažu konzorcijumu da pokaže da su rezultati proizvedeni, podeljeni, korišćeni i prevedeni u vrednost..

[Audio] Sada prelazimo na praktičnu vežbu. Zadatak je da pripremite osnovu komunikacionog i diseminacionog plana za jedan projekat. Ne očekuje se da razvijete ceo deliverable niti detaljan eksploatacioni plan. Cilj je da uvežbate logiku DEC plana: razumevanje projekta, identifikaciju ciljnih grupa, izbor kanala, kategorizaciju aktivnosti i definisanje merljivih KPI-jeva..

[Audio] Prvo istražite veb-sajt projekta i pročitajte opis projekta, ciljeve i očekivane rezultate. To će vam pomoći da razumete šta projekat radi, zašto je važan i kakav uticaj želi da ostvari. Drugo, identifikujte ciljne grupe. Pitajte se ko treba da zna za projekat i ko može imati korist od njegovih rezultata. Podelite publiku na primarnu i sekundarnu: one koji su direktno zainteresovani ili direktno imaju korist i one koji mogu imati indirektnu korist. Treće, izaberite kanale. Za svaku ciljnu grupu odlučite koji komunikacioni ili diseminacioni kanali su odgovarajući. To mogu biti društvene mreže, veb-sajt projekta, newsletter-i, video materijali, podkasti, medijski članci, publikacije, konferencije, repozitorijumi, clustering aktivnosti i događaji. Možete razmišljati i šire od primera sa slajda. Četvrto, kategorizujte aktivnosti kao komunikaciju, diseminaciju ili oboje. Komunikacija podiže svest i uključuje javnost i nestručnu publiku. Diseminacija deli rezultate sa stručnom, naučnom ili sektorskom publikom. Na kraju, definišite najmanje jedan merljiv KPI po kanalu i ciljnoj grupi. To može biti broj pratilaca, poseta veb-sajtu, registrovanih članova huba, publikacija, konferencijskih prezentacija, pregleda video materijala, dosegnutih farmera ili uključenih donosilaca odluka. Ne postoji jedan tačan odgovor; cilj je da razmišljate kao osoba koja razvija projektni predlog i da tu logiku zatim prevedete u praktičan DEC plan..