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Por: Santiago Osorio,  Miguel  Ángel,  Dora Emilsen Gaviria, Ana Milena Osorio  &  Sara  Castro Administración de farmacias – UNAD Mayo 2021

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Dentro de la gestión administrativa en un establecimiento farmacéutico, y como futuros regentes de farmacia, es importante identificar las áreas funcionales, los procesos que se deben realizar, el organigrama de jerarquía - distribución de funciones y la legislación vigente con el fin  de funcionar  eficientemente, aplicar el manual de gestión de la calidad y cumplir por tanto con las definiciones que dicta la normatividad para el buen funcionamiento de un E.F., aspectos que se conocerán a través de la realización de esta actividad.

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General: Evaluar la gestión administrativa en un Servicio Farmacéutico en el Establecimiento Farmacéutico la Colina.  Específicos: Identificar cuales son las áreas funcionales Conocer y describir los procesos que se realizan Definir un organigrama según las funciones de cada funcionario. Determinar que procesos y procedimientos que establece la resolución 1403 de 2007 para el funcionamiento del E.F

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En el siguiente cuadro se resumen las áreas más importantes que debe tener el E.F y los cargos que se encuentran en dichas áreas.

AREAS EN EL SERVICIO FARMACEUTICO CARGOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL AREA Área administrativa Químico farmacéutico o Regente de Farmacia dependiendo la complejidad del servicio farmacéutico   Área recepción de medicamentos y dispositivos médicos Auxiliar de farmacia Área de cuarentena de medicamentos Auxiliar de farmacia Área para  almacenamiento Regente y auxiliar de farmacia Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de Control especial.    Químico Farmacéutico-Regente de Farmacia Área para  la dispensación de medicamentos  y  entrega  de dispositivos  Médicos.   Químico Farmacéutico-Regente de Farmacia- auxiliar de farmacia bajo supervisión de los dos anteriores Área debidamente identificada  para  el almacenamiento  de medicamentos  que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro Químico Farmacéutico-Regente de Farmacia- auxiliar de farmacia bajo supervisión de los dos anteriores Área destinada para  el almacenamiento  de productos  rechazados,  devueltos y retirados del mercado Auxiliar de farmacia Área para  manejo  y  disposición de residuos,  de acuerdo con la  Reglamentación vigente.   Empresa encargada de tratamiento y disposición final de residuos

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Procesos se realizan en el establecimiento farmacéutico con el fin de cumplir con el objeto social y funcionar eficientemente

De acuerdo a la resolución 1403 de 2007, página 19, se define que el establecimiento farmacéutico (E.F) es un establecimiento que se dedica a: producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos o de las materias primas requeridas para su elaboración y demás productos autorizados por ley para comercialización en dicho establecimiento.  Bajo esta premisa, y la misma resolución, se debe definir  la clasificación y grado de nivel de complejidad para determinar las funciones, procedimientos a realizar y el perfil académico para elegir el director del  establecimiento, cumpliendo con el manual  de condiciones esenciales y procedimientos del E.F. Definiendo estas actividades o servicio a prestar, se debe implementar todo el sistema de gestión de calidad y administración, donde se establecen: objetivos, misión, visión, valores corporativos, definición de funciones y jerarquización, señalamiento de las áreas y acondicionamiento físico – estructural del E.F, capacitación, auditorías internas, control de equipos, medición, calibración, documentación (procesos y procedimientos – efectuar control de documentación), información sobre proveedores y laboratorios, manual de calidad y sistema de mejoramiento continuo, programa de farmacovigilancia, dotación,  adecuada y necesaria (equipos, instrumentos, bibliografía, materiales) para el cumplimiento de los objetivos, el personal humano idóneo y suficiente para realizar las actividades y funciones establecidas.  entre otros.

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Para el caso puntual del E.F la Colina, se define: El  objetivo social  del establecimiento farmacéutico La Colina es brindar bienestar y esperanza de vida con un equipo altamente calificado y empático, a través de una gestión farmacéutica integral, segura, ágil, oportuna y costo-efectiva que contribuya a la sostenibilidad del sistema de salud colombiano. El mayor propósito es acompañar a las personas en el camino hacia su bienestar. Por este motivo el establecimiento farmacéutico más que distribuir, dispensar o vender medicamentos lo que hace es entregar esperanza de vida a todas aquellas personas que necesitan medicamentos y dispositivos médicos para tener una buena calidad de vida y mejorar su salud. Esto se hace mediante la buena adquisición, recepción, almacenamiento y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos ya que las personas que laboran en el servicio al hacer esto lo que están haciendo de realizar procesos de llevan a cumplir con el objetivo social del servicio farmacéutico La Colina.  Para continuar motivados y fortaleciendo la misión en el 2023 el establecimiento farmacéutico la Colina se mantendrá líder en el sector salud, con modelos de negocio innovadores y crecimiento sostenible a nivel nacional, fortaleciendo su misión por brindar una ayuda a mejorar la calidad de vida de muchas personas que lo necesitan. Algunos de los  valores  que más ayudan a cumplir con el objetivo social son:  Empatía : Comprender y aportar a la solución de las necesidades del otro, mediante relaciones cercanas y respetuosas. Responsabilidad social : Contribuir de manera activa y voluntaria al desarrollo sostenible. Trabajo en equipo : Valorar e integrar la diversidad de muchos  talentos. Innovación : Ofrecer proactivamente soluciones novedosas, agregando valor con nuestros productos y servicios. Excelencia : Mejorar continuamente todos los  procesos con altos estándares de calidad. Humildad : Capacidad para reconocer las propias fortalezas y debilidades ajustándolas constantemente en beneficio del equipo más que de sí mismo. Integridad : Obrar con transparencia, lealtad y responsabilidad, siendo coherentes respecto a lo que pensamos, decimos y hacemos

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Se proponen diferentes modelos de organigrama, según funciones y procedimientos del E.F.

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Procesos y procedimientos con base a la resolución 1403 de 2007

Capitulo II Servicio farmacéutico. Artículo 7. Hoja #5 Las  entidades territoriales de salud autorizarán el funcionamiento de los establecimientos farmacéuticos que cumplan con las condiciones esenciales, tales como: depósitos de drogas, agencias de especialidades farmacéuticas, farmacia-droguería y droguería El INVIMA certificará el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración por parte de los servicios farmacéuticos de las instituciones prestadoras de servicios de salud, verificando el cumplimiento de las condiciones esenciales, requisitos y procedimientos establecidos, cuando en estos se realicen preparaciones magistrales Dentro de los procesos generales se incluyen como mínimo: Selección, adquisición, recepción y almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos; participación en grupos interdisciplinarios; información y educación al paciente y la comunidad sobre uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos; y, destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos  médicos. Procesos especiales:  Preparaciones  magistrales,  Preparaciones  magistrales,  Nutriciones  parenterales,  Mezclas de medicamentos  oncológicos, Farmacovigilancia. Debe cumplir con: Objetivos del E.F  Promoción de estilos saludables de vida, prevenir factores de riesgo, suministro de medicamentos y dispositivos médicos informando su uso adecuado, brindar atención farmacéutica. Capítulo II Art. 3 Principios:  Accesibilidad, conservación de calidad, continuidad, eficacia, eficiencia, humanización, imparcialidad, integralidad, investigación y desarrollo, promoción del uso adecuado, oportunidad, seguridad, Capítulo II Art. 4 Funciones:  Administrativas, promoción, prevención, suministro, elaboración y adecuación, atención farmacéutica, participación en programas de farmacovigilancia, investigación, información, vigilancia, participación en comités Clasificarse:  Se debe definir si es dependiente, independiente, su nivel de complejidad (bajo, medio, alto), ya que este define los procedimientos a realizar. Ejemplo: Capítulo II Art. 7, pág. 5 Baja complejidad :   selección, adquisición, recepción, distribución de medicamentos y dispositivos médicos, dispensación de medicamentos, participación en grupos interdisciplinarios, información y educación al paciente – comunidad sobre el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos, destrucción o desnaturalización de medicamentos . Aplicar el sistema de gestión de la calidad, evaluación del servicio Disponer de sistemas de información, en lo posible sistematizados, en el cual se disponga la información de los medicamentos y dispositivos médicos

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Santiago : El servicio farmacéutico mas que vender, dispensar y distribuir medicamentos, es un servicio encaminado a la labor social. Por dicho motivo el servicio farmacéutico y sus integrantes están llamados a cumplir ciertos valores, misión y visión que se encaminen a prestar un servicio de calidad, este servicio debe ser siempre en favor de los pacientes y/o usuarios pensando en mejorar o sostener una buena calidad de vida.  Dora : Adquirimos conocimiento en la organización de los procesos  de un establecimiento farmacéutico,  para el desarrollo eficiente, apoyo a la comunidad y estabilidad financiera.  Miguel : Las áreas de un servicio farmacéutico son de gran importancia para su correcto funcionamiento brindando así a los usuarios una mejor atención farmacéutica de manera oportuna y eficaz, de igual manera para un excelente funcionamiento es primordial llevar a cabo correctamente los procesos que se realicen en el establecimiento farmacéutico.  Ana : cada una de las áreas son muy importantes para un correcto desarrollo de un establecimiento farmacéutico y así mantener una buena atención y cumplir con todos los objetivos propuestos así como satisfacer las necesidades de todos los pacientes. Sara : la actividad permitió interiorizar los conceptos de administración, los procesos, áreas y procedimientos que se deben cumplir bajo la normatividad correspondiente, a fin de prestar un servicio adecuado como E.F.

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Arias, L. (10 de nov de 2015).  Almacenamiento de producto  farmaceuticos   docx . Recuperado el 19 de mayo de 2021, de https://es.slideshare.net/lorenaarias3261997/almacenamiento-de-producto-farmaceuticos-docx Ipiales, E. H. (12 de diciembre de 2018).  Manual de funciones y responsabilidades . Recuperado el 18 de mayo de 2021, de https://hospitalcivilese.gov.co/site/images/Nuestraemp/manuales/MP-0243_MANUAL_DE_FUNCIONES_Y_RESPONSABILIDADES.pdf Salud, M. d. (2007).  Resoluci ó n 1403 de 2007 . Recuperado el 19 de mayo de 2021, de https://www.minsalud.gov.co/normatividad_nuevo/resolucion%201403%20de%202007.pdf Social, M. d. (6 de mayo de 2016).  Decreto 780 de 2016 . Recuperado el 17 de mayo de 2021, de https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Decreto%200780%20de%202016.pdf

Evaluación gestión administrativa