CHAP 13 MONTER UN EVENNEMENT TOURISTIQUE

CHAPITRE 13 VERS PE 3.1 Developper des documents textuels Monter un événement touristique COMPÉTENCES → C18. Sélectionner les fournisseurs et prestataires → C19. Assembler les composantes de la prestation → C20. Négocier les composantes de la prestation SAVOIR ASSOCIÉ → 4.2 Méthodologie de construction d'une prestation touristique : cas d'un événement SITUATION PROFESSIONNELLE Nom : Office de tourisme Adresse : 555 avenue de la Plage 80120 Fort-Mahon-Plage Office catégorie 1 Labellisé Qualité Tourisme et Tourisme et Handicap Statut juridique : association loi 1901 Effectif: 7 personnes A Fort-Mahon est une station balnéaire renommée de la Somme. L'office de tourisme assure l'accueil du public, la promotion et l'animation de la station, notamment en organisant plusieurs événementiels. Toute l'année, ça bouge à Fort-Mahon-Plage! Un des plus novateurs est le Beach Art Festival. Le Beach Art est un festival unique en France, mêlant Land Art et éco-attitude ! Sur l'espace d'un week-end, de splendides fresques éphémères sont tracées sur la plage par des professionnels ou le public, des dessins qui surprennent, attendrissent, émerveillent... le temps que la marée les recouvre. Des animations originales, un March'Éco, un showroom de marques écologiques, un éco- aventurier... tout est là pour rendre ce week-end coloré, enjoué, engagé et plein d'ondes positives! un ssa antiel VOTRE MISSION Accueilli(e) comme stagiaire au sein de l'office de tourisme de Fort-Mahon-Plage, vous par- ticipez à l'organisation du Beach Art Festival en assistant Jonathan, en charge des anima- tions et de l'événementiel. Céline, la directrice de l'office de tourisme, vous demande de participer à différentes phases de l'événement: la préparation du festival, la gestion logis- tique, administrative et financière, et les relations avec la presse. 233.

VOS OBJECTIFS nU 19INO!!! Préparer l'événementiel La directrice vous demande de préparer le dossier « Beach Art » afin de le pré- senter à la commission municipale chargée de planifier les manifestations et de les subventionner. 1. Identifiez les raisons qui ont amené à la création de cet événement. 2. Listez les principaux thèmes à aborder lors de la réunion avec la commission. Quel outil de présentation allez-vous utiliser ? 3. Présentez le budget prévisionnel de l'année. 4. Indiquez les autorisations administratives qu'il faut obtenir pour mettre en œuvre le Beach Art Festival. 5. Imaginez des mesures à proposer afin de rendre votre événement encore plus écoresponsable. • Fiche ressource 1 © Annexes 1 à 4 _ • Annexe 5 • Fiche ressource 2 • Annexe 4 • Fiche ressource 3 © Annexe 6 Organiser le projet Vous prenez en charge une partie de la logistique du Beach Art Festival. 6. Listez les principales tâches qui vous concernent et ordonnez-les. Quels outils de gestion du temps allez-vous mettre en œuvre ? A quelle(s) étape(s) ? Justifiez vos choix. 7. Précisez les critères de sélection des fournisseurs et prestataires à appliquer sur cet événement. 8. Sous quelles formes pouvez-vous obtenir de l'aide de vos partenaires privés (sponsors) ? Que pouvez-vous leur proposer en contrepartie ? 9. Quel outil de communication allez-vous utiliser pour les convaincre ? Avec quel contenu ? Rédigez la page expliquant les bonnes raisons d'être partenaire. • Fiche ressource 4 • Annexe 7 Mettre en place les actions de communication et de relation presse Vous êtes également chargé(e) des relations avec la presse, à travers la rédac- tion du communiqué et du dossier de presse, mais également l'accueil et le suivi des journalistes. 10. Rédigez le communiqué de presse. 11. Présentez le contenu détaillé de votre dossier de presse. Pour assurer l'accueil des journalistes, vous allez aider le personnel de l'office de tourisme. 12. Afin de ne rien oublier, quel outil pouvez-vous mettre en place ? Réalisez-le. 234 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique • Fiche ressource 5 © Nathan - La photocople non autorisée est un di.

VOTRE DOSSIER ANNEXE 1 Le Beach Art Festival, plaquette de présentation FESTIVAL. tort o ahon * Nage BEACH S ART TORT MAHON P Le BEACH ART est un festival unique en France mêlant Land Art et éco-attitude ! Une aventure GREEN et ENGAGÉE à vivre ensemble pour s'amuser et laisser exprimer sa créativité sur le sable. Des messages éphémères qui partiront avec la marée, comme des bouteilles à la mer. Une expérience ayant pour objectif de sensibiliser et éveiller les consciences sur l'importance de préserver notre jolie planète. On vous donne rendez-vous les 11 et 12 SEPTEMBRE 2021 pour un week-end coloré, enjoué, engagé et plein d'ondes positives ! DE SPLENDIDES DESSINS ÉPHÉMÈRES Le principe du Beach Art est simple : tracer de grandes fresques, à l'aide d'outils primaires (ramasse-feuille, râteau, bâton, corde) et surtout avec une bonne dose d'imagination et de talent. Des dessins qui surprennent, qui attendrissent, qui donnent envie et qui à chaque fois nous émerveillent. Notre plage, immense et préservée, est idéale pour la pratique de cet art ludique, accessible et fédérateur. UN INVITÉ D'HONNEUR PRESTIGIEUX Chaque année, nous avons la joie d'accueillir des pointures de la discipline mondialement connues. Pour cette nouvelle édition, l'artiste qui nous accompagne est Sym Art, un beach artist normand. « Le dessin sur le sable, c'est avant tout passer une information, chaque dessin est un message visuel. » Très accessible, il échange volontiers avec le public. © Nathan - La photocopie non autorisée est un délit UN MOMENT DE PARTAGE Le Beach Art Festival est une aventure à part entière dont les maîtres mots sont : sourire, énergie, convivialité et découverte. Il s'agit d'un moment privilégié pour s'amuser et se faire de jolis souvenirs au grand air. En famille, entre amis, on réfléchit à son dessin, on prépare son croquis et on se lance le jour J à le tracer en vrai sur le sable. 13 • Monter un événement touristique 235.

VOTRE DOSSIER DES ANIMATIONS ORIGINALES On participe au nettoyage de plage accompagné de guides nature experts du territoire. On rigole en jouant sur des manèges drôles, décalés et green au son de la musique festive ! On met la main à la pâte lors des ateliers créatifs pour les enfants autour des déchets et de la récup. On admire les expos et on échange avec les artistes. Qui vous a dit qu'écologie rimait avec ennui ? UN MARCH'ÉCO Un marché du recyclage avec des créations surprenantes: nœuds papillon en bois, porte- clés en corde, mobiles en bois flotté, trousses recyclées, bijoux détournés, objets de décoration, accessoires de mode.... Du fait main avec le cœur, des convictions et plein d'idées originales. UN SHOWROOM DE MARQUES ÉCOLOS On découvre de nombreuses start-up qui ont fait le choix du recyclage, du zéro déchet ou encore du biodégradable. On se laisse surprendre par leur inventivité, leurs concepts innovants pour un nouveau mode de vie plus respectueux et une consommation réfléchie. DES PROJETS SCOLAIRES À chaque édition, des projets ludiques sont organisés. On embarque les enfants dans un projet de sensibilisation et d'ouverture d'esprit. UN AMBASSADEUR ECO-AVENTURIER ENGAGÉ On refait le monde avec l'explorateur REMI CAMUS ! Il nous raconte ses voyages et son engagement pour la préservation de l'eau et de l'environnement, un discours positif et réaliste. L'occasion d'échanger et de s'interroger pour trouver ensemble des bonnes pratiques ! Rémi Camus est notamment connu pour sa traversée de l'Australie du sud au nord en courant (5 400 km) en solitaire et en autonomie, pour sa descente du Mékong à la nage (4 400 km), pour sa victoire à l'émission de M6 « WILD, la course de survie » et pour son tour de France à la nage (2 650 km). Lors de la dernière édition : 30 000 visiteurs sur le week-end, 39 équipes, 15 exposants et 30 bénévoles. 1600 visiteurs sur la page du site de l'office, 2 000 « lihe » et abonnés sur la page Facebook https://www.facebook.com/BeachArtFestival 236 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique © Nathan - La photocople non autorisée est un delit.

• Nathan - La photocopie non autorisée est un délit ANNEXE 2 Entretien avec Céline Leclercq, directrice de l'office de tourisme D'où est venue l'idée du Beach Art ? De trois amis de la station observant sur la plage la création d'un dessin éphémère. L'office de tourisme et la municipalité ont tout de suite adhéré à ce pro- jet qui porte les valeurs de la station: dynamisme, partage, respect de la nature... Il met en avant nos atouts naturels: une plage immense et un envi- ronnement protégé tout en ayant un impact limité. Le coût était raisonnable pour une commune de 1300 habitants, et les retombées importantes en termes d'image, de notoriété, mais aussi financiè- rement. Il correspond également à votre public ? Oui, tout à fait, notre dernière étude de marché a fait ressortir les attentes de notre clientèle : retour à la nature, rupture du quotidien, cool attitude, besoin de tran- quillité et de ressourcement. Une forte empreinte familiale et un phénomène d'at- tachement sont également très présents. Et il correspond aussi à notre stratégie touristique : se différencier des autres stations du littoral, faire durer la saison, atti- rer un nouveau public... Les mots-clés définissant le festival ? L'environnement bien sür, la créativité, le partage, la convivialité. Quelles évolutions pour le Beach Art Festival ? Continuer à grandir sans perdre ses valeurs, se diversifier en créant l'année pro- chaine une journée team building à destination des entreprises locales. ANNEXE • 3 Typologie de la clientèle de Fort-Mahon (extrait) L'étude distingue trois clientèles: une clientèle hors saison (CSP+, adepte du court séjour, mobile et ultra-connectée), une clientèle juillet-août (CSP-, excursionniste) et une clientèle locale (dont résidences secondaires). Dans cette clientèle, on distingue trois types : famille, couple et groupe. Famille : grands-parents avec petits-enfants, famille traditionnelle ou recomposée Leurs attentes: partager des souvenirs en famille, s'enrichir, partager des activités et transmettre des valeurs, faire plaisir aux enfants ou petits- enfants, participer à des fêtes ou des activités pédagogiques... Couple : seniors actifs, jeunes Leurs attentes : se retrouver, faire des escapades romantiques, aller vers des activités partagées, découverte, repos, ressourcement, être surpris.... Groupe : entre amis, scolaire, association, famille Leurs attentes: cultiver les liens d'amitié, retrouver son enfance, partager des moments de convivialité, bouger, s'amuser, se ressourcer, se détendre... Analyse de clientèle octobre 2016 - Somme tourisme - (SA - Prestataires et internes OT Manan . * Plage TOURISME 13 - Monter un événement touristique 237.

VOTRE DOSSIER ANNEHE 4 Fiche protocole utilisée pour les événements par l'OT de Fort-Mahon Pour chaque événement, un référent est clairement identifié par la structure, un budget est alloué, une date et des horaires, un ou des lieux sont déterminés par la commission d'organisation. Toutes ces informations sont reportées dans le planning général de suivi des manifestations. Mois-11 Mois-9/10 Mois-7/8 Mois-6 Mois-5 Mois-4 Mois-3 Mois-2 Mois-1 Mois de l'événement Jour] Post- événement Convocation de la commission chargée de l'organisation (bilan, évolutions possibles et choix de la date pour l'année) Prise de contact et demande de devis auprès des prestataires Demande de réservation d'une salle et autorisation municipale Recherche de partenaires pour les lots, de sponsors (dossier de partenariat), création des outils de communication (affiches, page dédiée sur les réseaux sociaux...) Validation des devis et suivi du budget Recherche d'intervenants Nouvelle convocation de la commission pour étudier les besoins logistiques ainsi que le respect des normes sécuritaires Validation du programme et de l'implantation Création d'un plan de communication en lien avec la responsable promotion 1° distribution des affiches Information de la préfecture (envoi de la fiche de sécurité si plus de 1 000 personnes) et demande d'arrêté municipal si nécessaire Formulation des demandes des besoins techniques et logistiques auprès du responsable Sollicitation et définition des besoins humains Communication sur les réseaux sociaux et envoi des communiqués de presse Accentuation de la communication de l'événement (communiqués de presse, réseaux sociaux, site de l'office, newsletter, panneaux d'affichage lumineux..) Mobilisation des intervenants 2° distribution d'affiches Création d'un questionnaire de satisfaction public et participants Installation de la signalétique dans la station (flammes, panneaux, banderoles....) Création de visuets (textiles, badge....) identifiant les organisateurs et les participants Réunion de briefing: attribution des postes et des tâches pour l'événementiel Déroulement de l'événementiel Rangement et démontage, remerciements partenaires, sponsors, bénévoles et participants, bilan à chaud avec l'équipe Réunion bilan avec la commission d'organisation (cf. M-11) 238 Activité 3 - Conception d'une prestatian touristique © Nathan - La photocopie non autorisée est un délit.

ANNEXE 5 Budget de la précédente édition Budget global BEACH ART FESTIVAL - N-1 Budget prévisionnel Budget réalisé RECETTES Subventions publiques Sponsors privés - Aide financière Partenariat communication Recettes de la boutique Sponsors et recettes Logistique Sponsors et recettes Animations TOTAL DES RECETTES 44 000,00 € 4 000,00 € 5 000,00 € 2 000,00 € 3 600,00 € 1200,00 € 59 800,00 € 28 000,00 € 3 000,00 € 5 000,00 € 3 546,00 € 13 100,00 € 945,00 € 53 591,00 € Prêt de matériels, hébergement et repas offerts, emplacement des exposants Sponsors animations et inscription des participants DÉPENSES Challenge Beach Art Artistes - Intervenants Animations Logistique Boutique Communication 14 300,00 € 4 800,00 € 15 300,00 € 4 500,00 € 7 800,00 € 13 100,00 € 59 800,00 € 6 184,92 € 13 205,83 € 3 894,33 € 14 951,51 € 1 754,17 € 12 145,24 € 7 664,00 € 53 615,08 € © Nathan - La photocopie non autorisée est un délit TOTAL DES DÉPENSES Différence prévisionnel/réalisé Résultat - 24,08 € Céline vous demande, pour cette nouvelle édition, de partir du budget réalisé de l'année précédente en tenant compte des éléments suivants : * Les subventions seront de 26 000 € pour la nouvelle édition. • Les sponsors privés « Aide financière » et le partenariat communication demeurent inchangés. • Les sponsors et recettes « Logistique » et « Animations » restent au montant réalisé. * Les recettes de la boutique devraient augmenter de 25 %. • Toutes les dépenses devraient augmenter de 5 % (sauf la boutique) du montant réalisé. En plus de cette augmentation, il faut prévoir de nouvelles dépenses liées : - à l'accueil d'un deuxième artiste Land Art ou Street Art : + 1 000 € ; - à des animations nouvelles : + 1 800 € ; - à la sécurité sanitaire : + 500 € • Les dépenses de la boutique doivent être ramenées au réalisé divisé par 2 (stock important constitué l'an- née précédente). Une journée team building entreprise sera mise en place le vendredi : une nouvelle recette de 1000 € est à prévoir ainsi que des dépenses de 561,55 € (journée supplémentaire du drone, goodies offerts...). 13 • Monter un événement touristique 239.

VOTRE DOSSIER ANNEXE 6 Écoconception d'événements et de manifestations : les bonnes pratiques eco-evenement.org La filière événementielle s'engage durablement Accueil Qui sommes-nous ? Charte Outils Référentiels Formations Glossaire Contact = Eco-conception d'événements et de manifestations : les bonnes pratiques Choisir le lieu d'accueil dans une logique de Et aussi développement durable Critères environnementaux à prendre en compte pour cholsir un site ? • Alléger les émissions de CO2 en choisissant des sites faciles dracots, proches des commun et qui limitent les transferts de visiteurs ou permettent de faire las trajais à pied sco-respectueux disposant de de Ténergle (éclairage basse -L de feau (VO doul ques économes, récupération • Orsanisation.censestion.stevtoaments.et.de macitestaticos • Gestion des altes et des lleux • Transsort/hiberpementissuell • Iraiteslocation de vaistalle st de mobilier • Décoration céalisation de stacois • Audiovisuel hergiestion TIC • Easonto ablanaletiaue • Obieta promotionnels/cad http://eco-evenement.org/fr/Organisation-conception-devenements-et-de -manifestations-40.html ANNEKE 7 Entretien avec Jonathan Miny, chargé des animations et de l'événementiel au sein de l'office de tourisme Comment sélectionnez-vous vos fournisseurs et partenaires ? Le choix est en rapport avec les valeurs de la station et du festival : des marques qui travaillent à partir de produits recyclés, des ateliers à base de produits de récupération, des associations de protection de la nature, d'échange et de partage, des produits ou des partenaires locaux et bio- logiques. Nous faisons de même pour nos sponsors. Pas de fausse note ! L'image de nos partenaires influe sur l'image du festival ! Et pas de mauvaise surprise ? Nous travaillons avant tout avec des prestataires que nous connaissons. Sinon, nous vérifions leur répu- tation, par des sites d'avis ou auprès de nos collègues d'autres offices de tourisme, par exemple. Comme nous souhaitons dans notre démarche privilégier des prestataires ou producteurs locaux, en circuit court, ils sont souvent proches et je n'hésite pas à aller les rencontrer, voir leur prestation, leur produit. Entendre leur parcours. L'aspect financier n'est pas pris en compte ? Après le coût, bien sür, en termes de cachet (pour un artiste), de besoins en termes d'équipement, faut-il les loger ? participer à leurs frais de déplacement ? (..] Concernant la sécurité de leur installation ou autour de leur prestation, je vérifie qu'ils disposent de toutes les autorisations nécessaires, qu'elles sont à jour. L'organisateur est potentiellement responsable de tout.... utorisée est un dell © Nathan - La pho 240 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique.

1 FICHE RESSOURCE Les étapes de la conception d'un événement touristique La conception • Identifier les besoins d'un espace touristique déterminé. Pour cela, on peut être amené à faire un inventaire du patrimoine, des produits existants, des acteurs, des événementiels... On va chercher à repérer la clientèle et ses besoins spécifiques, la concurrence... Analyse du besoin • Analyser les contraintes de temps (mise en place d'un planning prévisionnel), les contraintes financières (faire un budget prévisionnel), les contraintes matérielles (locaux, matériels, personnels, autorisations...). • Prendre contact avec les partenaires potentiels afin de déterminer leur niveau d'implication. Cette phase de diagnostic va permettre de délimiter le projet, son ambition, de vérifier sa viabilité (notamment financière) avant d'aller plus loin. Une fois la décision prise, il faut préciser un certain nombre de points : • mettre en place une structure de pilotage (une association ou un simple groupe de travail): • évaluer avec précision les moyens humains, matériels et/ou financiers Propositions nécessaires; • repérer et mobiliser les ressources disponibles (matériels ou locaux disponibles, participants au projet, sponsors ou subventions....); • identifier les actions nécessaires à l'accomplissement du projet, les planifier, les attribuer. La réalisation Mise en œuvre : • des outils de gestion du temps et des tâches (planning, rétroplanning, diagramme de Gant...); o de l'obtention des autorisations (ou de déclarations) administratives; • d'un plan de communication (choix et conception des supports, relations avec la presse); • de la gestion financière (budget) et des outils de suivi. L'évaluation et le suivi Suivant la nature du projet, cette évaluation sera ponctuelle ou continue, mais dans tous les cas, elle doit provoquer des réactions du porteur du projet. L'évaluation et le suivi portent sur l'organisation du projet (respect des délais, attribution des tâches, impondérables..), la satisfaction du commanditaire et de la clientéle (fréquentation, questionnaire de satisfaction, fiches de suiv...), le respect des budgets (calcul et analyse des écarts). En dehors des réactions « à chaud », il est important de réunir tous les acteurs dés la fin du projet, afin de dresser un bilan écrit et de proposer les ajustements nécessaires. © Nathan - La photocopie non autorisée est un dell 13 - Monter un événement touristique 241.

2 FICHE RESSOURCE Le budget 1U07 m91 Établir un budget Établir un budget est une étape indispensable. Ce budget doit être : - prévisionnel, afin de vérifier la faisabilité du projet ou de convaincre les partenaires ; - réel, pour réaliser les ajustements et viser l'équilibre financier. Il nécessite : - la recherche des dépenses que le projet va engendrer de sa phase de conception à sa réalisation, et son suivi : matériels, frais de déplacement, communication, assurances...; - la classification par nature de ces dépenses : transport, achats, communication, salaires...; - la même démarche pour les ressources de financement; - une valorisation précise. • Structure d'un budget : Dépenses Prévisionnel Réel Recettes Prévisionnel Réel Quelques conseils - Le budget prévisionnel doit être obligatoirement équilibré. - Il faut diversifier les sources de financement (public, privé, ventes sur le site...), car cela facilite grandement leur obtention et limite le risque de retrait d'un partenaire unique. - Les contributions en nature dans le budget (sponsor qui offre de la restauration, prêt de matériel, de salle, bénévole.s...) doivent être mises en évidence. Elles montrent aussi l'adhésion du territoire au projet. - Il faut éviter la surévaluation des dépenses ou des recettes (trop d'optimisme est vite dange- reux). Il en est de même de la sous-évaluation. - Un suivi régulier et sérieux du budget prévisionnel est indispensable afin de pouvoir réagir avant qu'il ne soit trop tard. - L'analyse de l'écart entre le prévisionnel et le réel en fin de projet doit amener à des modifica- tions du prochain budget prévisionnel. Un outil indispensable : le dossier de partenariat (sponsoring) Sur la forme, il est assez proche d'un dossier de presse (→> fiche ressource 4), mais il n'a pas le même objectif: il est conçu pour convaincre de nouveaux sponsors. Il comprend : - une page de garde (logo, images, informations clés..); - la présentation du projet (histoire, objectifs et valeurs, description et perspectives..); - la présentation de l'équipe d'organisation et de son savoir-faire ; - les chiffres de fréquentation, le public, le budget ; - les retombées médiatiques (presse, réseaux sociaux...); - les bonnes raisons d'être partenaire en termes d'image, de visibilité, de retombées économiques ; - la liste ou les logos des partenaires actuels, leur témoignage ; - les propositions de partenariat : quel besoin, quel prix, quelle contrepartie...; - les contacts : coordonnées de la personne chargée du partenariat au sein du projet. Exemple de dossier partenaire : https:/fr.calameo.com/read/00120329382e710edfeBa 242 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique © Nathan - La photocopie non autorisée est un délit.

© Nathan - La photocopie non autorisée est un délit FICHE RESSOURCE Les principales démarches administratives SCHÉMA SYNOPTIQUE ORGANISATEURS Pour lout événe ENTRE 5000 PERSONNES ET + Le maire informe 2 MOIS AVANT LA DATE la préfecture ou sous-préfecture la DDSP ou la gendarmerie le SDIS + Dossier de sécurité - DE 1500 PERSONNES Le maire informe 1 MOIS AVANT LA DATE • la DDSP ou la gendarmerie • le SDIS ENTRE 1500 ET 5000 PERSONNES Le maire informe 2 MOIS AVANT LA DATE la préfecture ou sous-préfecture la DDSP ou la gendarmerie le SDIS formulaire de déclaration AUTORISATION DU MAIRE AUTORISATION DU MAIRE SOUS CONTRÔLE DU PRÉFET voir Fiche 01-03 ou 02-06 Le maire est respon- sable de la sécurité de sa commune. Il dispose pour cela du pouvoir de police municipale, qui a pour objet d'as- surer le bon ordre, la sûreté, la sécurité et la salubrité publique. À ce titre, il peut auto- riser ou non la tenue d'une manifestation sur le territoire de sa commune. Ministère de l'Intérieur, Direction départementale de la sécurité publique (DDSP), Service départemental d'incendie et de secours (SDIS) Guide des bonnes pratiques de sécurisation d'un événement de voie publique. L'organisateur est responsable de l'organisation dans tous les domaines. Il assure également la mise en œuvre des mesures de sécurité et de secours à l'égard des participants. Diffusion de musique Pour diffuser des œuvres musicales lors d'une manifestation publique ou utiliser de la musique pour sonoriser un site web ou des locaux, il est obligatoire d'obtenir une auto- risation de la SACEM et de payer des droits de diffusion, Demande d'autorisation au maire pour au maximum 5 manifestations par an pour les associations. Seules les boissons sans alcool ou en dessous de 18° sont autorisées (vins, bières, cidres...) hors zone protégée (enceinte sportive, par exemple). Débit de boissons temporaire Installations Demande de permis de stationnement ou de voirie auprès du maire si vous vous ins- tallez sur le domaine public (autorisation du propriétaire si c'est un domaine privé), demande d'un arrêté de circulation si interruption ou modification de la circulation. 13 • Monter un événement touristique 243.

»> 9D 2916030110 21 À ces démarches générales, peuvent s'ajouter d'autres obligations: 21/1) • En fonction des activités : Drone Feu d'artifice Vide-grenier ou brocante Usage d'un drone professionnel au cours d'une manifestation sur la voie publique : déclaration préalable à la préfecture et auprès de la Direction générale de l'aviation civile. Spectacle pyrotechnique : déclaration au préfet et au maire, autorisation du maire, information au SDIS (Service départemental d'incendie et de secours), à la police ou à la gendarmerie. Soumis à la législation sur la vente au déballage (même pour les associations), déclaration préalable en mairie et, si nécessaire, demande d'autorisation d'occupation temporaire du domaine public. Un registre des vendeurs doit être obligatoirement tenu. • En fonction de la nature de l'événement : Manifestation sportive sans véhicule terrestre à moteur Manifestation sportive avec véhicule terrestre à moteur Avec chronomètre (ou classement ou horaire fixé à l'avance) : avis de la fédération sportive concernée et déclaration à la mairie ou à la préfecture (si plus d'une commune est concernée). Sans chronomètre (ou classement ou horaire fixé à l'avance): rien à déclarer s'il y a moins de 100 participants ; sinon, déclaration à la mairie ou à la préfecture (si plusieurs communes). Avec chronomètre (ou classement ou temps imposé): sur circuit permanent homologué pour la discipline : déclaration 2 mois avant à la préfecture; dans les autres cas: demande d'autorisation 3 mois avant à la préfecture. Sans chronomètre (ou classement ou temps imposé) : rien à déclarer s'il y a moins de 50 véhicules; sinon, déclaration à la préfecture 2 ou 3 mois avant. • En fonction des lieux : Elle fait partie du domaine public maritime, gérée pour la préfecture par la DDTM (Direction Plage départementale des territoires et de la mer). Toute utilisation est soumise à déclaration ou autorisation et/ou paiement d'un droit d'utilisation temporaire. Site Natura 2000 Une étude d'évaluation de l'incidence de l'événement doit être faite. Déclaration auprès de la préfecture ou de la mairie. • En fonction de la sécurité : Plan Vigipirate Crise sanitaire Recommandations pour la sécurisation des lieux de rassemblement ouverts au public, accessibles en mairie ou en préfecture. Un dossier de sécurité doit être déposé en préfecture, dont le contenu varie selon la taille de l'événement. Déclaration préalable en préfecture pour tout rassemblement ou activité de plus de 10 personnes. Liste non exhaustive, à adapter en fonction des situations et à actualiser. Les mairies, préfectures, fédérations professionnelles ou sportives disposent des informations. 244 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique sée est un délit.

© Nathan - La photocopie non autorisée est un délit FICHE RESSOURCE 4 La gestion du temps Le facteur temps est un élément déterminant dans la gestion d'un projet. Il est indispensable de bien identifier les tâches à accomplir, de les organiser et de les réaliser dans le temps prévu. Pour cela, il est nécessaire d'appliquer une méthode d'ordonnancement et d'utiliser les outils correspondants. Le recensement des tâches Il consiste à : - identifier les tâches à accomplir (par exemple, en pratiquant un questionnement); - mesurer la durée de chaque tâche (par expérience, mesure, estimation, chronométrage...); - fixer des priorités en fonction de l'importance et/ou de l'urgence des tâches: Exemple - La matrice d'Eisenhower Important 4 À PLANIFIER À EXÉCUTER EN PRIORITÉ À LAISSER DE CÔTÉ À DÉLÉGUER SI POSSIBLE Pas important • Pas urgent Urgent - vérifier ou déterminer les antériorités entre les tâches (quelle tâche doit être terminée avant...); - visualiser l'ordonnancement des tâches (grâce à des outils d'organisation du temps). Il Les outils d'organisation du temps 1 Les agendas Exemple - Google Agenda 2 La liste de contrôle (check-list) Cette liste des opérations à accomplir dans un ordre précis afin de réaliser une activité permet de vérifier leur réalisation et de visualiser le temps et les écarts de temps. Exemple - Liste de pointage au départ d'une excursion en bus (chez un autocariste) Liste des tâches à effectuer Horaire mini S'informer sur le groupe et le circuit Récupérer les bons d'échange, la liste des passagers, les dossiers et cadeaux H-60 Vérifier la feuille de route avec le chauffeur Vérifier l'état de l'autocar (propreté, toilettes, micro, vidéo...) Accueillir les passagers et les pointer sur la liste des passagers Vérifier le chargement des bagages Informer le responsable du départ Mot de bienvenue et présentation du programme Distribuer le dossier d'accueil + le cadeau de bienvenue H-60 H-30 H-20 H-15 H-15 H H+5 H+15 13 - Monter un événement touristique 245.

>>> Les plannings • Un planning est, le plus souvent, un tableau à double entrée qui comporte, horizontalement, une échelle du temps (en jours, semaines, mois...) et verticalement, des informations stables (täches, personnes...). Exemple de planning Dates Tâches Lundi 12 Mardi 13 Planning SEMAINE 36 - Fabien Mercredi Jeudi 14 15 Vendredi 16 Samedi Dimanche 18 Accueil des clients Animations adultes Excursions Berck-sur-Mer On peut utiliser : - un symbole et/ou un code couleur ; - une étiquette (vierge ou contenant des informations...) : Berck-sur-Mer Deux règles sont à respecter : le planning doit être clair et compréhensible par l'utilisateur. Donc si on utilise des symboles ou des codes couleurs, il est indispensable de mettre une légende : * Repos Travail de jour (8 h-16 h) • Travail en soirée (16 h-23 h) • Le rétroplanning est une liste de tâches à effectuer, ordonnées du plus ancien vers le plus récent. Exemple de retroplanning Inauguration d'une exposition J-55 J-50 J-40 J-30 J-15 J+8 Listing des invités (5 jours) Conception de l'invitation (10 jours) Envoi des invitations (10 jours) Recherche d'un traiteur (15 jours) Réception des réponses des traiteurs et choix (10 jours) Rappel des invités et ajustement du nombre d'invités auprès du traiteur (5 jours) Inauguration (1 jour) Bilan et règlement du traiteur (1 jour) Les graphes de temps Exemple - Le diagramme de Gantt C'est un planning à barres qui permet de visualiser le déroulement des activités, de faire appa- raître les écarts de temps et surtout de tenir compte de la notion d'antériorité. Mise en place de l'inauguration (extrait) Temps Semaine 19 Semaine 20 Semaine 21 Semaine 22 Semaine 23 Semaine 25 Tâches Listing des invites Recherche d'un traiteur Choix du traiteur Conception de l'invitation •Prévisionnel • Reel Pas d'antériorité, on peut donc démarrer la tâche plus tôt. D'autres graphes, plus complexes, peuvent être réalisés à l'aide de logiciels de gestion des tâches. La recherche d'un traiteur est obligatoirement ANTÉRIEURE au choix du traiteur. 246 Activite B - Conception d'une prestation touristique © Nathan - La phot.

• Nathan - La photocopie non autorisée est un délit FICHE RESSOURCE 5 Les relations avec la presse Les relations presse sont incontournables pour un porteur de projet. Elles permettent de faire connaître l'événement et la structure qui l'organise, faire en sorte que le public se déplace, commu- niquer sur les partenaires et obtenir de nouveaux soutiens... Ces relations viennent en complément de la communication (affiches, réseaux sociaux...) pour un coût très faible. La création d'une base de données presse Il est conseillé de collecter les noms et coordonnées des médias et des journalistes influents. Il faut s'intéresser aux rubriques qui concernent la structure (actualité, agenda, loisirs, environne- ment, tourisme...) et identifier leur rédacteur, la date limite d'envoi... La réalisation de la base de données doit être organisée par zone de couverture (locale, régionale ou nationale), par thème, par périodicité (mensuel, hebdomadaire, quotidien) et mise à jour en permanence. Il est également judicieux de l'ouvrir aux nouveaux médias (réseaux sociaux, Inter- net...). Cela permet de s'adresser aux bonnes personnes au bon moment. Le communiqué de presse Le communiqué de presse est envoyé, selon le plan de communication, pour sensibiliser les médias sur les événements ou manifestations à organiser. Le fond La forme Titre : il est à soigner ! C'est lui qui accroche l'œil du journaliste et lui donne envie de lire la suite. Il doit étre le plus informatif possible. Petite introduction : il faut présenter, en 5 lignes maximum, les « 5 W » : Who, What, When, Where, Why. Un journaliste qui a peu de temps ne lira que ce paragraphe. Corps du communiqué : il doit étre rédigé de l'information la plus importante à la moins importante. L'information doit étre claire et précise. Contact presse : prénom, nom, fonction, téléphone, e-mail. Mettre le titre « COMMUNIQUÉ DE PRESSE » en haut du document. Le logo de la structure doit apparaître en haut. Il permet d'identifier l'émetteur de l'information. La date du communiqué de presse doit être indiquée. Le communiqué doit être rédigé à la 3° personne et les verbes conjugués au présent. La forme active est préférable. Elle donne une image positive. Il est conseillé de privilégier des phrases courtes : un sujet, un verbe, un complément. Il ne faut pas utiliser de jargon, ni d'acronymes sans explications. La digitalisation du communiqué facilite le partage sur les réseaux sociaux et fournit du contenu graphique aux journalistes et blogueurs : schémas, photos, liens web, vidéo. Les mots superlatifs (par exemple, « révolutionnaire », « incroyable », « fabuleux » « unique ») sont à proscrire... L'objectif est de susciter l'intérêt du journaliste et son envie d'écrire sur l'événement, pas d'acheter le bien ou le service. Une expression écrite irréprochable est attendue. Pour cela, il est conseillé de lire plusieurs fois le document pour traquer les fautes d'orthographe. >>> 13 • Monter un événement touristique 247.

III Le dossier de presse Remis au journaliste afin de l'aider à rédiger son article ou son interview, il contient, le plus souvent: - un visuel accrocheur en couverture et un mot de bienvenue ; - une présentation de la ville ou de l'événement, son histoire, ses valeurs, ses labels ou prix....; - le programme, les prestations proposées, un gros plan sur l'invité d'honneur ou un partenaire connu, des témoignages...; - les articles de presse des années précédentes, les liens vers les pages de réseaux sociaux ou du site Internet de la structure ; - des photos libres de droits de reproduction, une affiche ou un programme ; - des informations pratiques sur la ville (accès, hôtel....), les dépliants des partenaires....; - les noms et coordonnées des contacts; - du matériel pour participer aux activités présentées (bottes, paraplui...). Si nécessaire, des bons d'échange (si pas d'accompagnateur) et/ou le prêt d'un GPS pour le véhicule. Des petits cadeaux promotionnels (spécialités régionales), des réductions ou invitations pour revenir à titre personne.... L'ensemble est fourni dans une pochette, un sac ou tout autre contenant avec le logo de la structure. Attention : les journalistes étant indépendants, il s'agit de suggérer la réalisation d'un article avec finesse et de ne pas donner l'impression de les corrompre. IV La conférence de presse Elle permet d'accueillir un grand nombre de journalistes, de présenter l'événement ou le produit, de remercier les partenaires... Souvent incontournable, il est possible de la mettre en scène : site insolite, animations... pour la moderniser. C'est au cours de la conférence que l'on peut remettre les dossiers de presse ou organiser des interviews. V L'éductour Il s'agit d'un circuit de promotion et d'information, à destination des professionnels ou des jour- nalistes, emmenés sur un ou plusieurs sites ou événements. Il permet également la remise du dossier de presse et l'organisation d'interviews. VI L'accueil des journalistes • Avant la manifestation : il est conseillé de réaliser une relance téléphonique pour s'assurer ou provoquer la venue des journalistes. • Pendant la manifestation : il faut identifier les personnes assurant le contact presse mais aussi les journalistes dès leur arrivée (badge....), définir et transmettre les informations clés, proposer un parcours ou un angle journalistique, former les personnes qui vont les accompagne.... • Après la manifestation : un bilan (résultats du concours, fréquentations, points forts...) peut être adressé à tous les contacts, accompagné de photos ou vidéos libres de droits. VII Les retombées Il est indispensable d'être très attentif aux retombées dans la presse et d'en garder une trace, sous la forme d'un press-book par exemple, bien utile pour les prochaines éditions ou pour mesurer la notoriété de l'événement ou de la structure. 248 Activité 3 - Conception d'une prestation touristique • Nathan - La photocopie non autorisée est un délit.