التحسين المستمر في الرقابة المخزنية : الأفضليات والتحديات"

تعد إدارة المخزون أحد جوانب الإدارة الحيوية في أي منشأة تعمل في مجال التوزيع, وتهدف إدارة المخزون إلى ضمان توافر المنتجات اللازمة في الوقت المناسب وبالكمية الصحيحة لتلبية احتياجات العملاء وتحقيق الأهداف المحددة للمنشأة. ومن أجل تحقيق هذا الهدف، يتعين على أي منشأة تحسين عمليات إدارة المخزون وتبني مفهوم التحسين المستمر..

الأفضليات في التحسين المستمر في رقابة المخزون:. تحسين كفاءة العمل: يساهم التحسين المستمر في رقابة المخزون في زيادة كفاءة العمل وتحسين الإنتاجية. من خلال تحليل العمليات وتحديد وإزالة العوائق والتكرارات غير الضرورية، يمكن تحسين سير العمل وتقليل الوقت والجهد المبذولين في رقابة المخزون. تحسين رضا العملاء: يعد تحسين رقابة المخزون جزءًا هامًا من تحسين خدمة العملاء. بتحسين توافر المنتجات وتقليل النقص وتحسين وقت التسليم من خلال جدول زمني، يمكن للمنشأة تحقيق رضا عملاء أكثر والحفاظ على علاقات عملاء جيدة. الجدول الزمني : 1- من استلام الطلب الى اعتــماد الطـلب.... من : يوم الى يومين. 2- من اعتماد الطلب الى اصدار الفاتـورة....(نفس اليوم). 3- من اصدار الفاتورة الى تحضير الطلب....(نفس اليوم) مالم يكن هنالك طلبات كثيرة. 4- من تحضير الطلب الى العميــــــــــــــل....(نفس اليوم). تحسين التخزين والتكاليف المالية: يمكن للتحسين المستمر في رقابة المخزون تقليل تكاليف التخزين والتخلص من الأصناف القديمة أو التالفة. من خلال تحسين العمليات وتحديد الكميات المثلى للمخزون وتقليل التكاليف المالية المرتبطة بالتخزين، يمكن للمنشأة تحقيق توفيرات مالية ملحوظة..

تحسين دقة التوقعات والتخطيط: يمكن للتحسين المستمر في إدارة المخزون أن يساهما في تحسين دقة التوقعات والتخطيط. من خلال تحليل البيانات واستخدام تقنيات التنبؤ، يمكن للمنشآت تحسين دقة توقعات المبيعات والاحتياجات المستقبلية، مما يساعدها على التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات الصحيحة بشأن مستويات المخزون وإعادة الطلب. مثال وليس للحصر: التحديات في التحسين المستمر في إدارة المخزون: التكنولوجيا والأنظمة: تجاوز المنشأة التحديات في تبني التكنولوجيا المناسبة وتطبيق أنظمة إدارة المخزون المتقدمة. يتطلب التحسين المستمر استثمارًا في البنية التحتية التكنولوجية وتدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الجديدة، وهذا قد تحقق بشكل ملحوظ في المنشأة. التعاون والتنسيق: يحتاج التحسين المستمر في رقابة المخزون إلى التعاون والتنسيق بين مختلف الأقسام والموظفين في المنشأة. يجب أن يكون هناك تواصل فعال وتعاون بين قسم المشتريات وقسم المبيعات وقسم التسويق وغيرها من الأقسام المعنية لضمان تحقيق أهداف رقابة المخزون..

التغير الثقافي: قد يواجه التحسين المستمر في إدارة المخزون مقاومة من بعض أفراد المنشأة. قد يعتقد بعض الموظفين أن تغيير العمليات والممارسات التي يعتادون عليها يمكن أن يؤثر سلبًا على أدائهم أو قد يشعرون بالتهديد من التحسينات المقترحة. يتطلب التحسين المستمر توعية وتدريب الموظفين وتشجيعهم على قبول التغيير والمشاركة الفعالة في عملية التحسين. تحليل البيانات والمعلومات: قد يكون التحليل الدقيق للبيانات والمعلومات التي تتعلق بالمخزون تحديًا. قد تكون هناك صعوبة في جمع البيانات المناسبة وتحليلها واستخراج الأنماط والاتجاهات المفيدة. يجب أن تستثمر المنشأة من خلال التحسين المستمر في أدوات التحليل والتقنيات المناسبة للتعامل مع تحليل البيانات المعقدة, ومن احد التقارير المهمة التي يمكن تفعيلها مثل:.

الاستنتاج: 1- قسم رقابة المخزون هو جزء حيوي من عملية الإدارة في أي منشأة , بالتعاون والتنسيق مع الإدارات المعنية بتحقيق التحسين المستمر في إدارة المخزون من خلال التركيز على تحليل العمليات الحالية وتحسينها بشكل مستمر. تتضمن الأفضليات في التحسين المستمر في إدارة المخزون زيادة كفاءة العمل، تحسين رضا العملاء، تقليل التكاليف المالية، وتحسين دقة التوقعات والتخطيط, زيادة في التحصيل, معرفة الركود في المنتجات لدى بعض العملاء . 2- ومن الجوانب المهمة لتحسين إدارة المخزون، يأتي النظام المحاسبي المتكامل , والذي يعد أداة قوية لضمان اتباع السياسات والإجراءات المحاسبية الصحيحة في إدارة المخزون, ويساعد هذا النظام في تحقيق الشفافية والدقة في تسجيل وتقدير قيمة المخزون، ويسهم في توفير بيانات دقيقة للتقارير المالية وتحليل الأداء وعمل التقارير الشهرية للمبيعات بدقة عالية, بالإضافة الى التوضيح الدقيق بهامش الربح على مستوى كل منتج..

الاستنتاج: يتبع 3- يتضمن النظام المحاسبي المتكامل , في إدارة المخزون عدة جوانب، مثل تسجيل المخزون بناءً على طرق محاسبية موحدة وموثوقة، وتوثيق العمليات المتعلقة بالمخزون، مثل عمليات الشراء والمبيعات والتحويلات والتكهنات، وتقييم المخزون بناءً على طرق محاسبية موثوقة ومعايير محددة، وإعداد تقارير دورية لمتابعة أداء المخزون وتحليله. 4- باستخدام النظام المحاسبي المتكامل ، يمكن لأي منشأة من تحسين الرقابة على المخزون والحد من التلاعب أو الفساد في العمليات المتعلقة بالمخزون, كما يمكن أيضًا استخدام النظام المحاسبي المتكامل , لتحسين تخطيط الموارد وتحديد احتياجات المخزون بناءً على التوقعات المستقبلية والمعلومات المالية. باختصار: يساهم النظام المحاسبي المتكامل لدى أي منشأة في تحقيق النجاح والاستدامة في السوق..

تقرير أعمار الديون:(أداة تحليلية لتحسين تحصيل المدفوعات) ما هو تقرير أعمار الديون؟ تقرير أعمار الديون هو أداة تحليلية تُستخدم لعرض أرصدة الحسابات المستحقة الدفع المُصنفة حسب مدة استحقاقها. يُقدم هذا التقرير لمحة ثاقبة عن قدرة العملاء أو الموردين على سداد ديونهم، مما يُساعد الشركات على تحسين عمليات تحصيل المدفوعات وتقليل مخاطر الائتمان. كيف يعمل تقرير أعمار الديون؟ يقوم تقرير أعمار الديون بتصنيف الحسابات المستحقة الدفع حسب فترات زمنية محددة، مثل: الحسابات الحـــــالية: المستحقة الدفع خلال 30 يومًا. الحسابات المستحقة: المستحقة الدفع بين 30 و 60 يومًا. الحسابات المتأخـرة: المستحقة الدفع بين 60 و 90 يومًا. الحسابات المُهملــة: المستحقة الدفع لأكثر من 90 -120 يومًا.

فؤائد استخدام تقرير أعمار الديون: تحسين عمليات تحصيل المدفوعات: يُساعد تقرير أعمار الديون على تحديد الحسابات التي تتطلب اهتمامًا فوريًا، مما يسمح للمنشأة باتخاذ إجراءات استباقية لتحصيل المدفوعات المستحقة. - تقليل مخاطر الائتمان: يُمكن من خلال تحليل اتجاهات الدفع على مدار الوقت، توقع احتمالية تأخر العملاء أو الموردين عن سداد ديونهم، مما يُساعد المنشأة على اتخاذ قرارات ائتمانية مُستنيرة. تحسين العلاقات مع العملاء: يُمكن استخدام تقرير أعمار الديون للتواصل مع العملاء المُتأخرين في سداد مدفوعاتهم بطريقة مُبكرة وفعالة، مما يُساعد على الحفاظ على علاقات إيجابية وتقليل مخاطر فقدان العملاء. - تعزيز التدفق النقدي: من خلال تحصيل المدفوعات المستحقة بشكل أسرع، يُمكن للمنشأة تحسين تدفقها النقدي وتمويل عملياتها بشكل أكثر كفاءة..

استمارة الحد الائتماني (حد الدين للعميل) وكيف يتم تحديده للعميل: عندما نتحدث عن الحد الائتماني؛ فإننا نتحدث عن السيطرة والقيود والحرية في آنٍ واحد، فكما تتجاوز النجوم حدود السماء وتمتد في اللا متناهي، هكذا تتجاوز الأفكار المالية حدود الحد الائتماني، وتتمدد في أفق لا يُعد ولا يُحصى من الإمكانيات، تخيل لحظةً أن ليس هناك حدود، لا يوجد حد أعلى للمشتريات التي يمكننا القيام بها، وماذا سيحدث إذا تحقق؟ قد يكون ذلك قيدًا قاسيًا يقيد طموحاتنا، ولكن في الوقت نفسه، يمكن أن يكون نعمة مخفية؛ فهو يعلمنا الانضباط المالي، والتحكم في الإنفاق. ما معنى كلمة الحد الائتماني (حد الدين/السقف)؟ هو الاتفاق أو الترتيب بين المنشأة وعميلها لتحديد الحد الأقصى للمديونية المسموح بها للعميل، يحدد هذا الحد بناءً على عدة عوامل، يهدف الحد الائتماني إلى تحديد الحد الذي يمكن للعميل استدانته؛ حتى يتمكن من إدارة ديونه بشكل مسؤول، ودون تعريض نفسه لمشاكل مالية، فعندما يصل العميل إلى هذا الحد؛ فإنه لا يُسمح له بتجاوز هذا الحد، أو استخدام المزيد من المديونية؛ حتى يقوم بسداد جزء، أو كل المديونية المستحقة عليه وفقًا للاتفاق المبرم. مثال: إذا كان الحد الائتماني المتفق عليه بين العميل والمنشأة المالية هو 5000 ريال، فعندما يصل العميل إلى هذا الحد؛ فإنه ومن خلال عمل فاتورة مبيعات من قبل النظام المحاسبي (النظام المحاسبي المتكامل) لن يتمكن مصدر الفاتورة من عملية الحفظ وسيتلقى مباشرة اشعار يفيد بأن حد الائتمان لا يمسح حتى يقوم بسداد جزء، أو كل المبلغ المستحق , أو الرفع من قبل مدير المبيعات لرفع حد الائتمان للعميل وفق النموذج استمارة طلب رفع حد الدين ..

استراتيجيات لتقليل الهدر (مخزون قريب الانتهاء/مخزون يتجاوز حاجة السوق) التخطيط المسبق التخطيط المسبق هو الخطوة الأولى في إدارة المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية, من خلال مراقبة تواريخ انتهاء الصلاحية بانتظام، يمكن لرقابة المخزون الرفع للإدارة لتحديد المنتجات التي تحتاج إلى تصريفها بسرعة. يمكن استخدام برامج إدارة المخزون لتتبع تواريخ انتهاء الصلاحية وتحديد الأولويات. تحقيق أقصى استفادة من المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية..

استراتيجيات لتقليل الهدر (مخزون قريب الانتهاء/مخزون يتجاوز حاجة السوق) عدم انزال كميات كبيرة للعميل تفوق قدرته على تصريف المنتج. تم رصد بعد الحالات والتي توضح عدم قدرة العميل على تصريف الكمية بل ساعد على عملية الهدر بانتهاء صلاحية الصنف ومن ثم قام بإعادته كما هو وعلى سبيل المثال وليس للحصر : طلبية لصنف VESICARE 10MG/30 TABS..