Introduction à la notion de projet

Introduction à la notion de projet. [image] Ce document ne saurait etre interprété sans les commentaires or aux qui l'aecompagnent.

Plan Quelques questions... Le projet Les acteurs concernés Le dossier de pré-étude Le management de projet communication, planification, délais, coûts, risques, qualité Les outils Etude d'opportunité Planification, suivi des délais suivi des coûts L'aide d'un logiciel.

Quelques questions....

Les caractéristiques d'un projet. La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et une fin : Vrai ou faux ?... Parmi les caractéristiques suivantes, identifier celles qui s'appliquent au projet : Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse, contraintes de délais, temporaire... Parmi les adjectifs suivants, lesquels caractérisent le résultat d'un projet : Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national, régional....

Le projet.

Le projet. Définition Un projet est un ensemble de tâches indissociables permettant de répondre à un besoin exprimé Il comprend également les ressources nécessaires à sa réalisation Il a une durée finie, caractérisée par une date de début et une date de fin Il peut être multitechnique, monotechnique, collectif ou individuel.

Le projet : trois principes fondamentaux. Instauration systématique d'une phase d'exploration en amont des projets Evaluer l'opportunité du projet Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote Fixer des objectifs clairs Réorienter si nécessaire.

Le projet : les phases de vie. La pré-étude Elle permet au travers d'une identification première des actions, des acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de bâtir un dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité L'étude Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les contours du projet La réalisation Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation L'exploitation idem mais avec des rapports d'étape Le désinvestissement Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant.

Le projet : les phases de vie. Rapprochement avec les projets informatiques.

Pré-étude et statuts d'un projet. Quelques précisions sur la phase d'étude Rien n'est acquis L'arbitrage est permanent Il peut s'écouler plusieurs mois entre l'arbitrage et le début de la réalisation.

Les acteurs concernés.

Les acteurs : le chef de projet. Un animateur Il fédère l'équipe projet Un Communicateur Il est en mesure à tous les stades d'informer le comité de pilotage Il informe également ses partenaires Un responsable Il dispose de moyens et d'obligations Il doit tenir ses objectifs.

Les acteurs : le chef de projet. Les missions du Chef de projet Définition du projet Planification du projet Pilotage du projet Négociations internes et externes au projet Animation des équipes Reporting interne et externe Gestion du fond documentaire.

Les qualités d'un chef de projet. La perle rare. Imagination Raisonnement Savoir-faire Expertise Curiosité Sensibilité Ecoute Ouverture d'esprit.

Les acteurs : la structure de pilotage. Un élément indispensable au déroulement du processus Prises de décisions Arbitrage Un élément indispensable à la pérennisation de la démarche Sollicitation de la Direction Facilitation auprès des autres services (transversalités) Soutien au chef de projet Un garant De la cohérence du projet avec la stratégie et les objectifs de l'entité.

Les acteurs : l'équipe projet. La créativité permanente L'innovation et l'optimisation doivent rester un souci permanent Des partenaires En considérant le projet dans sa globalité et non exclusivement au niveau de la tâche La transparence Par la communication Plus tôt une dérive est connue, mieux elle se gère.

Le management d'un projet. Concrétisons.... Directeur Comité de Projets Comité de pilotage Pilote Chef de projet Equipe projet.

Délais. Ce qui rassemble les acteurs. Visibilité Dossier projet Tableau de bord....

Le dossier de pré-étude.

Le dossier de pré-étude en phase exploratoire. Un instrument de réflexion et de communication Décloisonner, se poser les bonnes questions Permettant de définir le contenu du projet Les actions, mais aussi les partenaires ou contributeurs Les marges de manoeuvre pendant qu'elles donnent encore un degré de latitude. Il s'agira plus tard de gérer des contraintes... Facilitant la validation de ce contenu Arbitrage, évaluation à partir de l'urgence, du retour financier et du retour opérationnel, eclairage sur les risques Lettre de mission ... etc Préparant la mise en place et la structuration du projet Optimisation avant mise en oeuvre.

Le management de projet.

Quand faut-il travailler par projet.

Pourquoi une gestion de projet ?.... L'inadéquation de l'environnement et de l'organisation Des structures organisationnelles stables Des produits de plus en plus fluides Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur compromis par la bonne gestion des contraintes : Qualité technique Délais Coûts Favoriser l'atteinte des résultats attendus Par l'optimisation de la planification et des moyens Par l'optimisation de l'organisation.

Les avantages d'un fonctionnement par projet. Opération extraordinaire Action à risques Objectifs ambitieux.

Attention à la planification du projet. La planification d'un projet doit être distinguée de celle des activités menées à l'intérieur d'un service.

Les caractéristiques de la gestion de projet. Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié Essentiellement prévisionnel Transversal par rapport aux techniques Non répétitive Mise en place d'une structure temporaire Réactive Aléas de la réalisation, réarbitrages... Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement... Personnalisée si possible par un chef de projet ayant une obligation de résultat Soumise à des contraintes Contraintes de délais, de ressources.

Le management d'un projet. Les dix commandements du fonctionnement en projet 1 Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et avalise toute modification de ses objectifs 2 Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux objectifs stratégiques et de sa rentabilité 3 La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées 4 Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet (délais, coûts, qualité) 5 Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous-projets avec des résultats intermédiaires et des dates-clés.

Le management d'un projet. Les dix commandements (suite...) 6 Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux 7 Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître d'oeuvre des objectifs de coûts, délais, performance 8 Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre 9 Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres contributeurs du projet 10 Chaque responsable de centre de compétences garantit l'efficacité des moyens qu'il engage sur les projets.

Le principe de la gestion d'un projet. Se fixer un référentiel Technique Financier Comparer périodiquement la réalisation et le référentiel Evaluer périodiquement la réalisation Comparer réalisation et référentiel Déclencher des actions correctives Se fixer un nouveau référentiel Effectuer des bilans Bilan de réalisation Bilan d'exploitation.

Le principe : Se fixer un référentiel. Identifier les contraintes (délais, coûts...) Elaborer les spécifications du projet Préparer le plan de développement Décomposer le projet en tâches élémentaires Identifier tous les contributeurs Définir le séquencement des tâches Effectuer des prévisions Durée Coût Optimiser la référence Identifier les tâches déterminantes Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage.

Le principe : évaluer périodiquement la réalisation.

Le principe : comparer réalisation et référentiel.

La communication est essentielle. Application de la règle des 5 W Communiquer vers qui ? Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet Communiquer pourquoi ? Fédérer, mobiliser l'équipe projet Associer les utilisateurs finaux Communiquer quoi ? Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires, l'organisation, le planning, l'avancement... Communiquer quand ? Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement Communiquer comment ? Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de l'équipe est primordiale....

La gestion des risques. La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives Il faut donc : Développer la capacité d'analyse au préalable Identifier et mettre en place les mesures préventives.

La typologie des risques. Risques organisationnels Clarté des objectifs, cahier des charges... Risques de type humain Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation... Risques commerciaux et marketing Offres de la concurrence, clients... Risques techniques Normalisation, cohérence des spécifications, documentation... Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance Risques juridiques Risques liés à la sécurité.

Le principe : déclencher des actions correctives.

Le principe : faire des bilans. Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales Analyser ces écarts Capitaliser pour les futures réalisations Des bilans d'exploitation Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus Comparer à l'étude de justification Capitaliser pour les futures réalisations.

La finalité des bilans. Les bilans intermédiaires Vérifier que les jalons sont respectés Analyser les causes de dérapage Aider à la prise de décision Le bilan de fin de réalisation Tirer les enseignements du projet Faciliter la capitalisation pour des expériences futures Préparer les modalités de transfert à la maitrise d'ouvrage Le ou les bilans d'exploitation Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion de retour sur investissement) Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges, d'amélioration du climat social, des conditions de travail....

Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?.... A chaque jalon d'étape Par le maître d'oeuvre pour le maître d'ouvrage A chaque livrable Par le contributeur responsable pour le chef de projet A la fin de réalisation Par le maître d'oeuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et la structure de pilotage Après une première étape d'exploitation Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité.

La particularité du suivi des coûts. Les principes précédents s'appliquent au suivi des coûts, cependant... Il faut prendre également en compte de nouveaux paramètres.

La particularité du suivi des coûts. Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné Nécessaire à la reprogram-mation éventuelle du projet Nécessaire à la connaissance du coût final prévisionnel Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée Nécessaire aux financiers.

La gestion des coûts. La courbe en "S"prévisionnelle.

La gestion des coûts. La courbe en "S" à la date "t" Estimer le reste à faire en fonction du pourçentage d'avancement Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel.

Les outils.

Les outils de pilotage. Des logiciels certes ... Mais aussi... Des règles de management Des réunions préparées Un fond documentaire solide Un tableau de bord Un dossier projet Une communication adaptée.

Le tableau de bord. Synthétique Des données chiffrées Des commentaires Informatique Aidant à la prise de décision Disponible à chaque revue du projet.

Le tableau de bord, un exemple. Des indicateurs, un peu Indicateurs de délais Indicateurs de coûts Indicateurs de performance Des éléments de planning ... pas seulement Mais aussi des commentaires Problèmes rencontrés Impact des problèmes sur le projet (analyse des risques en cas de dérapage, de non respect d'un jalon...) Solutions envisagées Avantages/Inconvénients....

[image] Microsoft f Xcel II ectnre cans. , ARDOISE ENTETE DU DOSSIER Description générale CONI IONS All ENDUES. El DESCRIPTION DU PROJET MARCHE El FINALIIE Retour opérationnel nrroun OPERATIONNEL ATIENDU INDICA' EURS n E woun vam DEGRE [YURGENCE El IMPACTS PROJET ALTERNATIVES AU PROJET Description technique INITIALISATION DU PIANNING ACTIONS A COMMENIAIRES sun u n E,' NA,VC/ER SAVVT6ARDÉR.

Phase de mise en oeuvre : les logiciels courants.

Les gestionnaires de projet : quelques définitions.