05-06-FORMITYS-FR-PCA-implementation

[Virtual Presenter] "Bonjour à tous, Je suis ravi de vous accueillir aujourd'hui pour cette présentation sur le PCA et les procédures associées. Nous allons voir ensemble comment mettre en place et rédiger des procédures pour assurer leur efficacité et leur cohérence. Si vous êtes prêts, nous pouvons commencer..

[Audio] Dans cette partie de la présentation, nous allons examiner les étapes de définition du PCA. Débuter par le découpage du scénario en tâches élémentaires, qui peut s'effectuer par la méthode du Mind-Mapping, afin de définir les tâches à effectuer et les compétences requises. Puis dresser la liste de rôles au sein du PCA, et définir les rôles de chaque membre de l'équipe. Important pour le bon fonctionnement du PCA. Ensuite, effectuer le staffing du PCA, pour déterminer le nombre et le type de personnel nécessaire à la réalisation du PCA. Ensuite, construire le catalogue des procédures du PCA et rédiger les procédures du PCA. Ces procédures doivent être claires et précises, et être en accord avec le scénario défini initialement. Finalement, rédiger le plan de communication du PCA, afin de définir la manière dont les informations seront diffusées et les moyens mis en place pour assurer leur circulation. Voilà, c'est la fin de cette partie de la présentation qui expliquait les étapes de définition du PCA..

[Audio] Dans cette présentation nous allons étudier la manière dont on rédige les procédures pour le Plan de Contrôle des Activités (PCA). Pour cela, nous devons décomposer le scénario en plusieurs tâches élémentaires appelées « tâches PCA ». Pour chacune de ces tâches, il est nécessaire de réunir des informations spécifiques telles que l’objectif de la tâche, le responsable de son exécution, le début de la tâche, sa durée, la date à laquelle elle se termine, le mode opératoire et le reporting. Une fois que toutes ces informations sont réunies, on peut traduire le résultat sous forme de diagramme de PERT. Ce diagramme offre alors une représentation simple et précise du PCA..

[Audio] La définition des rôles au sein d'un PCA revêt une importance capitale pour assurer le bon déroulement des tâches. Formitys offre des solutions novatrices et personnalisées pour simplifier la rédaction des procédures du PCA, ainsi que pour concevoir et organiser une liste exhaustive des rôles et des tâches de chaque équipe. Par ailleurs, Formitys fournit des systèmes et des outils couplés à un accompagnement afin d'optimiser les procédures et les rôles du PCA..

[Audio] Pour garantir le bon fonctionnement du PCA, il est essentiel de bien définir le staffing du PCA. Pour ce faire, il faut pour chaque rôle défini au sein du PCA, désigner un acteur, celui encadrant toutes les tâches attribuées à ce rôle, et spécifier un backup, c'est-à-dire la personne qui prendrait sa place en cas de besoin. Le chef de projet, avec l'accord du Comité de Pilotage, aura la responsabilité de valider officiellement le staffing du PCA pour s'assurer d'un bon déroulement du projet..

[Audio] Pour rédiger les procédures du PCA, il faut créer un catalogue de procédures qui recense et documente l'ensemble des modes opératoires des tâches qui le composent. Chaque mode opératoire doit être illustré par des documents dont la forme et le contenu doivent être décrits selon des principes précis. Ces principes de conservation et de communication sont nécessaires pour assurer la cohérence de l'ensemble et garantir le respect des normes et règles en vigueur. Pour se familiariser avec l'ensemble des documents composant un PCA, vous pouvez consulter le schéma représenté sur la diapositive suivante..

[Audio] Dans cette étape, nous nous concentrerons sur l'implémentation concrète du PCA et son application. Pour ce faire, nous utiliserons les solutions offertes par Formitys pour atteindre nos objectifs et assurer le succès de l'implémentation. Formitys propose des solutions à l'aide d'outils logiciels innovants et intuitifs pour accompagner la mise en œuvre du PCA, son suivi et sa mise en œuvre. En outre, Formitys offre aussi des services d’accompagnement et de formation pour garantir le bon déroulement de l’implémentation du PCA..

[Audio] Rédiger les procédures est une étape déterminante et délicate pour la bonne réalisation des opérations de contrôle. Il est nécessaire de respecter un ensemble de règles. Dans un premier temps, s’appuyer le plus possible sur les habitudes des opérationnels qui seront plus à même de les respecter. Ensuite, déléguer à des personnes compétentes sur le sujet de la procédure à suivre. Question forme, homogénéiser le format des procédures et s’assurer de leur bonne gestion. Elles doivent être facilement compréhensibles et lisibles en cas de crise et être facilement maintenables en veille (versionning, etc.). Avec Formitys, vous pourrez intégrer ces éléments et offrir à votre équipe un cadre sécurisé, clair et compréhensible pour tous..

[Audio] Quand il s'agit de rédiger les procédures du PCA, cela ne doit pas être pris à la légère. Les procédures doivent être détaillées et précises pour garantir le bon fonctionnement du processus. Le contenu des procédures comprend : le responsable de l'exécution, les pré-requis à effectuer, le rapport des progrès faits, etc. Il est également important de prévoir les facteurs qui pourraient amener à modifier les procédures et un document d'introduction accompagne les procédures pour décrire la structure de la documentation. La société Formitys offre des solutions complètes pour bien définir et bien rédiger les procédures du PCA..

[Audio] Nous allons aborder la rédaction de procédures du PCA. La société Formitys fournit des solutions pour définir et rédiger les procédures du PCA, ce qui nous permet d'atteindre un niveau plus élevé d'application du PCA. Un bon PCA doit comporter une rédaction précise des procédures à appliquer pour obtenir des objectifs spécifiques et de bons résultats. Pour élaborer ces procédures, il est nécessaire de définir le plan de communication du PCA. Il doit préciser qui envoie des messages à qui, quand, où et comment. Il doit également comprendre les informations sur les acteurs, les moyens de diffusion et les procédures pour déclarer un sinistre. Enfin, lorsque le PCA sera mis en œuvre, le plan doit détailler les actions de communication pour l'activation, le suivi et la reprise des activités normales..

[Audio] La définition et la rédaction des procédures du PCA sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement et le succès d'un projet. Pour garantir le succès du PCA, il est important de fractionner le scénario en tâches élémentaires et de tracer des diagrammes PERT. Au fur et à mesure, il est important de n'effectuer que les tâches qui peuvent être confiées à une seule personne. La société Formitys fournit des solutions pour faciliter ces tâches essentielles..

[Audio] Dans le cadre de la rédaction des procédures du PCA, différents outils méthodologiques sont nécessaires pour assurer une cohérence et une intégrité satisfaisantes. Le diagramme de PERT, par exemple, est un outil très pratique pour identifier les différentes étapes nécessaires à la rédaction du PCA et leurs tâches associées. Il est tout aussi important de s'assurer que les détails spécifiques aux contrats de travail des collaborateurs et collaboratrices sont également compatibles avec le PCA, c'est pourquoi la DRH devra effectuer un contrôle a posteriori pour vérifier cette compatibilité. Pour faciliter la rédaction des procédures du PCA, la société Formitys propose des solutions pratiques et efficaces..

Formitys ww+ormityscgm. 138. 128. Identifier les risques.

[Audio] Il est primordial de mettre en place une documentation du PCA. Une fois les responsabilités et l'équipe définies, le processus de contrôle et d'audit doit être documenté. Pour cela, on va rédiger un catalogue des procédures, écrire chaque procédure du PCA et créer des feuilles de route pour chaque rôle assigné. Cela est essentiel pour assurer une cohérence et une efficacité maximum du PCA dans le fonctionnement des activités..

[Audio] Les documents et le runbook sont des actifs stratégiques pour une entreprise, qui doivent être versionnés, nommés clairement et conservés à la fois dans un endroit physique et sur des supports numériques tels que des CD-ROM, des clés USB ou des intranets. La méthode des papiers couleur peut également être utilisée pour différencier les différentes versions du PCA..

[Audio] Phase 6 de la définition du PCA consiste à former des équipes. Former des équipes opérationnelles est nécessaire afin de gérer les tâches exigeantes et complexes qui demandent un savoir-faire de qualité. Des équipes techniques seront également mises en place pour supporter la mise en place des solutions technologiques et garantir la bonne conception des produits. Ces équipes devront être familiarisées avec les logiciels et les autres technologies nécessaires à la mise en œuvre du PCA..

[Audio] Lors de la formation des équipes du PCA, il est essentiel que chaque participant ait une compréhension précise de ses droits et devoirs. Il est également important d’expliquer aux membres de l'équipe la fonction et la mission du PCA. De plus, la formation des équipes devrait couvrir les informations spécifiques à chaque rôle et à chaque équipe, ainsi que les informations communes à tous les membres de l'équipe. Cela peut être réalisé à l'aide de divers moyens, tels que des sessions de formation, des jeux de rôles et des situations réalistes..

[Audio] Dans cette dernière phase, le PCA est mis en service. Elle se base sur les résultats des phases précédentes. La phase de cadrage portait sur les objectifs, le périmètre et les risques majeurs. La phase d'identification des processus métier critiques a consisté à identifier les processus à optimiser et à contrôler par le PCA. Dans la phase de définition du schéma du PCA, le mode de fonctionnement et l’ensemble des processus de contrôle ont été déterminés et leurs méthodes définies. La phase de définition des moyens et leur mise en place ont contribué à la création d'un environnement sûr et à la mise en œuvre et à l'utilisation des procédures. La rédaction des procédures et la mise en place des formations ont abouti à des procédures opérationnelles stables et à une équipe opérationnelle formée. Enfin, la phase de tests et relecture a vérifié la bonne marche et l'exactitude des procédures. Une fois ces étapes terminées, le PCA est en service et nécessite une maintenance..

[Audio] En phase 7, il est nécessaire d'organiser les tests du PCA. Cela peut comprendre l'exécution des tests unitaires et des tests complets du PCA. Afin que les tests se déroulent correctement et de manière optimale, il faut comprendre clairement le rôle de chacun pour s'assurer que tous soient pleinement exécutés. Les tests servent à vérifier le PCA et à confirmer qu'il répond aux spécifications et aux exigences fonctionnelles du système. Les résultats des tests doivent être documentés et analysés, donnant ainsi la possibilité de prendre les actions nécessaires pour améliorer la compréhension et la performance des processus..

[Audio] La mise en place d'un Plan de Continuité d'Activité nécessite la préparation et l'organisation de tests. Les tests doivent être prévus en respectant les règles suivantes : ne pas tester le PCA dans son ensemble, réaliser des tests de plus en plus complexes, analyser les impacts des tests afin d'éviter tout effet négatif sur la production et les opérations, privilégier les tests des missions des équipes des cellules de crise et documenter chacun des tests de manière précise en décrivant les objectifs, les impacts, la durée et les ressources allouées. Il est en effet essentiel que les tests s'effectuent correctement et soient fiables pour aboutir à un bon Plan de Continuité d'Activité..

[Audio] Le processus de pilotage du PCA doit comprendre des tests réguliers et bien encadrés. Ces tests sont une des clés de réussite du PCA. Il est important de bien préparer et organiser les tests, afin de faire le lien entre le plan de réalisation et la pratique et de s'assurer que le plan fonctionnera bien dans la situation réelle. Il faut donc identifier les différents types de tests à réaliser, en fonction des tâches à tester, et définir la manière dont ces tests devraient être exécutés. Les différentes sortes de tests correspondant au PCA sont les tests de validation, les tests d'organisation et les tests techniques. Les tests de validation sont le plus courant et consiste à vérifier que toutes les tâches du PCA sont exécutées correctement. Les tests d'organisation s'appliquent aux tâches associées aux Cellules de crise et aux moyens de secours. Les tests techniques s'appliquent aux moyens de secours. Il est essentiel que les tests soient bien encadrés et correctement effectués afin de garantir que le PCA sera efficace dans la situation réelle..

[Audio] Pour créer une validité complète, il est essentiel d'exécuter des tests du PCA. Pour ce faire, il convient de suivre plusieurs étapes : élaborer un plan de test et le communiquer aux différentes parties prenantes impliquées avec suffisamment de temps à l'avance. Quand les acteurs sont prêts à passer le test, un briefing est nécessaire pour s'assurer que tout le monde est à la même longueur d'onde. Dans le souci d'objectivité, il est recommandé qu'un observateur extérieur, qui ne soit pas un acteur, assiste à la procédure. Une fois le test complété, un débriefing à chaud doit être effectué avec des actions correctives et préventives à envisager. Ces actions peuvent englober une mise à jour de la documentation, des actions techniques et des actions budgétaires..

[Audio] Le processus de validation et de clôture d'un PCA est complexe et détaillé afin de s'assurer que le PCA est conforme et efficace. Des tests sont indispensables pour vérifier si toutes les exigences sont remplies et s'il est prêt à être mis en production. Il est important de considérer que les tests doivent être adaptés au périmètre actuel du PCA et qu'ils doivent être réalisés à nouveau lors de n'importe quelle modification des conditions ou du périmètre. Ces tests doivent aussi être reconduits lors de la maintenance annuelle devant être mise en œuvre..

[Audio] Définir le périmètre du projet, identifier les processus métiers critiques, définir les scénarios de contrôle d'accès et déterminer les moyens à mettre en œuvre sont les premières étapes importantes pour la mise en œuvre d'un processus de contrôle d'accès. L'implémentation consiste à rédiger les procédures du PCA, à former les équipes impliquées et à tester le PCA avant sa mise en œuvre. Une fois le PCA opérationnel, il est essentiel de procéder à des audits réguliers pour s'assurer du maintien des normes de contrôle d'accès..

[Audio] À l'issue de cette dernière étape, le PCA est opérationnel, ce qui signifie que tous les rôles et procédures nécessaires à son exécution ont été définis et mis en place. Il est maintenant temps de planifier les prochaines étapes pour assurer la réussite du PCA : communiquer sur son existence, former tous les acteurs et autres membres du personnel impliqués et procéder à la maintenance du PCA pour s'assurer de son bon fonctionnement pour les années à venir..

[Audio] Pour la mise en place d'un bon PCA, il est nécessaire de définir les étapes et procédures à respecter. La phase 8 consacrée à la maintenance est aussi importante que la phase 7 dédiée aux tests. Cette maintenance doit comprendre les tests de base, unitaires et complets pour s'assurer que le PCA fonctionne correctement et satisfasse aux exigences des utilisateurs. A travers l'utilisation de technologies avancées, Formitys vous fournit des solutions pour organiser et effectuer ces tests, et ainsi conserver l'efficacité du PCA..

[Audio] Il est essentiel de maintenir un PCA afin de maximiser son efficacité et sa performance. La maintenance en conditions opérationnelles est différente de celle de la conception et nécessite une préparation spécifique. Il est nécessaire de consulter régulièrement les exigences métiers, de revoir toute la documentation, ainsi que de procéder à des révisions ponctuelles dans le cas de changements dans l'architecture ou dans l'organisation. Une planification des réunions des comités impliqués et du plan de tests doit également être mise en place. Le plan de maintenance est le schéma directeur du PCA et doit être constamment mis à jour..

[Audio] Le processus de contrôle et d'acceptation (PCA) est un cadre de travail qui permet à une organisation d'assurer la qualité et la conformité de ses services. Cette phase de contrôle englobe la maintenance des procédures du PCA. Il est capital que tous les tests prédéfinis et lancés dans le cadre de cette phase respectent le périmètre existant du PCA. De plus, dans le cas où le périmètre ou les conditions du PCA seraient modifiés, il est indispensable d'actualiser ces tests. Formitys propose une solution qui vous garantit la mise en place des outils nécessaires pour maintenir un cadre de travail efficace et conforme aux besoins actuels et futurs de votre organisation..

Formitys ww+ormityscgm. 154. Gestion de crise.

[Audio] En cas de crise, la gestion de la communication représente un risque majeur. Cela peut donner lieu à des informations contradictoires entre les différents collaborateurs, des messages mal interprétés à l'égard des partenaires externes et un manque de transparence envers les organismes publics. La conséquence est alors souvent une cacophonie qui peut avoir un impact conséquent sur la réputation, les finances et même les règles réglementaires..

[Audio] Pour gérer une crise de manière efficace, il est indispensable d'avoir un pilotage centralisé et efficace. Une crise gérée par plusieurs instances peut être diluée et ses effets négatifs atténués. Il est important que les moyens de relance soient mis à disposition pour assurer une transition efficace vers l'état normal. Sans cela, le retour à la normale peut s'avérer complexe et l'impact sur l'organisation et les finances peut être considérable. Une bonne coordination, une communication adéquate et la capitalisation des travaux antérieurs sont essentiels pour réussir la gestion d'une crise..

[Audio] Le dispositif du PCA intègre la Cellule de Gestion de Crise qui assume le pilotage du Plan de Contrôle des Activités, se basant sur leurs recommandations. Ces cellules sont alors chargées d'identifier le besoin et de mener les actions à accomplir. Une seule cellule est affectée à chaque filiale ou site, ce qui permet une seule instance de décision dédiée à l'activation et au pilotage du PCA..

[Audio] Dans le cadre du PCA, prendre en compte les risques et situations qui pourraient nécessiter une adaptation de l'organisation est essentiel. La gestion de crise est donc un élément primordial pour une bonne exécution du PCA, car elle permet de se préparer aux situations imprévues. La préparation est très importante car elle offre la possibilité de réagir rapidement et efficacement face à une situation inattendue, et par conséquent de minimiser les conséquences sur l'organisation. Pour vous aider à réussir cette démarche, la société Formitys propose des solutions et des services spécialisés, adaptés à vos besoins..

[Audio] Dans le cadre du processus de gestion de crise, un schéma type représentant les principales étapes à suivre peut être mis en place. Débutant par l’identification des problèmes et menaces, celui-ci comprend un plan d’action précis, une analyse de l’impact, la définition des mesures correctives et une revue du processus, permettant ainsi de suivre un plan stratégique afin de gérer et maitriser la crise efficacement..

Formitys ww+ormityscgm. 160. FIN !. 150.